L’adoption de nouveaux modes de travail comme le flex office pousse à la transformation des espaces de bureau. Cela pose de nouvelles exigences en matière d’organisation et de stockage. Bien que la numérisation ait réduit les besoins en espaces de rangement, la flexibilité du personnel rend indispensable la mise à disposition de rangement sécurisé. L’implantation de casiers démontre l’attention portée au bien-être au travail des employés. Deskare vous conseille sur l’installation des casiers lors de l'aménagement d’espaces de travail en flex office.
La détermination du nombre de casiers à prévoir dans des espaces de bureaux en flex office repose sur plusieurs facteurs. La taille de l’espace, le nombre d’employés, les besoins spécifiques de l’entreprise vont jouer.
L’évaluation de la fréquence d’utilisation des casiers doit tenir compte :
Lors du choix du nombre de casiers à fournir dans un bureau partagé, il est recommandé de se baser sur le nombre maximal d’utilisateurs par jour, tout en prévoyant une marge.
La taille et le format des casiers de bureau dépendent des objets qu’ils vont abriter. Les casiers modulaires offrent une solution polyvalente pour le rangement d’objets personnels et de bureau.
La position des casiers dans les bureaux en flex office requiert une planification minutieuse afin d’optimiser la praticité pour les utilisateurs. Selon l’article R4228-2 du Code du travail :
“[...] l'employeur peut mettre à leur disposition, en lieu et place de vestiaires collectifs, un meuble de rangement sécurisé, dédié à leurs effets personnels, placé à proximité de leur poste de travail.”
Placer les casiers à proximité des zones de travail évite de longs déplacements pour les utilisateurs. Dans tous les cas, les casiers doivent être facilement accessibles et l’espace autour d’eux suffisant pour permettre une circulation fluide.
L’agencement d’un grand ensemble de casiers fonctionnels peut aussi servir à délimiter et cloisonner les espaces, participant au zoning, c’est-à-dire à la division des espaces de travail en zones.
Selon le 7ème baromètre Parella x CSA de 2023, 79% des salariés français sondés considèrent que l’aménagement actuel de leurs espaces de travail joue un rôle essentiel dans leur envie de rester dans l’entreprise. Les employés peuvent donc être interrogés sur leurs préférences quant à l’emplacement des casiers.
Les pratiques courantes pour l’attribution des casiers dans un environnement de bureau en flex office sont :
Un module de réservation offre une solution efficace pour l’affectation des casiers dans l’entreprise. Ce système de gestion des casiers doit être simple à utiliser.
Des solutions intégrées aux outils utilisés par les équipes de l’entreprise existent, notamment avec l’utilisation d’un logiciel de gestion du flex office. Cela facilite une gestion plus efficace de l’attribution des casiers aux collaborateurs. Par exemple, si l’entreprise utilise Microsoft Teams, la gestion peut se faire directement à travers cet outil, en utilisant des solutions comme Deskare.
Numéroter clairement chaque casier doit faciliter leur identification. En cas de remise en jeu des casiers, les employés doivent être avisés suffisamment à l’avance de la date à laquelle ils doivent vider leurs casiers (communication par e-mails, affichages dans les espaces communs, annonces lors de réunions d’équipe).
Les locaux d’entreprise, théâtre de nombreuses allées et venues, exigent des solutions de rangement à la fois sécurisées et flexibles. Les casiers font partie des garants de la préservation de la confidentialité au sein des bureaux en flex office. Les salariés doivent pouvoir y entreposer en toute sécurité sacs, manteaux, casques durant la journée. Ils peuvent aussi y laisser leur ordinateur portable pendant la pause déjeuner, ou le soir entre deux jours de présence au bureau, réduisant ainsi les risques de perte ou de vol.
Le choix du système de verrouillage des casiers ne doit pas être laissé au hasard. Serrure simple avec clés physiques, cadenas, code électronique, badge d’accès, QR code, identifiant virtuel... Plusieurs systèmes de fermeture sont possibles et la sélection dépend du nombre d’utilisateurs et du type d’utilisation prévu.
Pour rappel, c’est le règlement intérieur ou la note de service de l’entreprise qui doit définir les situations ou conditions de fouille d’un casier individuel par l’employeur. Des impératifs de sécurité, d’hygiène, ou des suspicions de vol peuvent constituer des motifs légitimes de contrôle.
Claire Berthet, acheteuse chez Fiducial Office Solutions, précise dans l’article “Mobilier de bureau : quelles sont les tendances en 2021 ?” :
“Au bureau, la règle n°1 du flex office est que l'on doit laisser les lieux aussi propres et vides qu'on les a trouvés. Ainsi, chacun des collaborateurs doit ranger, nettoyer et désinfecter sa place avant de partir.”
C’est ce qu’on appelle la politique du clean desk. Avec le nomadisme des équipes, la présence de casiers aide à mettre en pratique cette politique. Dans les espaces de coworking et les open spaces, les casiers sont particulièrement utiles pour maintenir un espace de travail chaleureux organisé et propre.
Pour la qualité de vie au travail, un joli bureau c’est bien, mais un joli bureau bien rangé c’est encore mieux ! Selon une étude menée par Interface, 76% des Français estiment qu’un bureau bien rangé est synonyme d’efficacité, et donc de productivité.
Flex office, flex desk, hot desking, desk sharing… Dans toutes ces situations où les employés n’ont pas de bureau attitré, les casiers deviennent d’autant plus essentiels. Ils accompagnent les salariés dans leur mobilité et dans le respect de la clean desk policy.
À l’heure du travail hybride, où les collaborateurs vont d’un endroit à l’autre et changent régulièrement de lieu de travail, les casiers permettent de ne pas avoir à emporter chaque soir toutes ses affaires chez soi et privilégient l’agilité et l’adaptabilité.
Vous souhaitez vous faire accompagner dans votre transition vers le flex office ? Deskare vous propose une solution simple et intuitive avec un déploiement rapide.
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