Lexique

Le lexique du flex office et du télétravail

Le vocabulaire du flex office ne vous parle pas ? C’est normal, il contient des nouveaux mots, des expressions propres à ce domaine. Soyez rassuré, dans ce lexique nous allons vous aider à comprendre les principales définitions de ces termes !
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Activity based working

L'Activity Based Working est une organisation du bureau où les salariés déterminent le lieu dans lequel ils souhaitent travailler. Cela nécessite de repenser les espaces de travail en créant des lieux en fonction des besoins des collaborateurs. Par exemple, il est possible de créer des places publiques comme des espaces classiques, des établis pour des groupes de travail plus ponctuels, des quartiers où des groupes de travailleurs se retrouvent à travailler sur des projets communs pendant une longue période.

Coworking

Un espace de coworking est un espace de travail partagé. Souvent prisés par les travailleurs indépendants, les espaces de Coworking permettent à ceux qui le souhaitent de se retrouver dans une ambiance de travail. Les utilisateurs travaillent le plus souvent en autonomie mais cela leur permet également de nouer des liens ou partenariats avec d'autres travailleurs.

Desk Booking

Le Desk Booking est une méthode qui permet d'optimiser l'utilisation des espaces de travail qui sont souvent gérés par des logiciels. Les collaborateurs réservent en avance le bureau qu'ils utiliseront tel ou tel jour, cela nécessite donc forcément d'avoir mis en place une stratégie de flex office. Le Desk Booking permettra alors une meilleure organisation de ces lieux, et évitera une situation où des collaborateurs arrivent au bureau sans poste de travail disponible (cas possible dans le cas du Hot Desking)

Desk Sharing

Le Desk Sharing est une situation organisationnelle du lieu de travail qui se rapproche du flex office. Elle se différencie surtout par sa capacité à ne pas proposer un changement radical aux collaborateurs. Un salarié n'a pas de bureau attitré pour lui seul mais un bureau attitré pour son équipe par exemple. Une équipe pourra ainsi se retrouver facilement autour du même endroit.

Digital workplace

Un Digital Workplace est un lieu qui n'est pas restreint par des limites physiques. C'est une plateforme digitale où nous allons pouvoir trouver l'ensemble des informations de travail nécessaires. Ces plateformes permettent donc de trouver facilement les informations importantes et fluidifient ainsi la collaboration. Ces lieux de partage sont de plus en plus plébiscités notamment avec le développement du télétravail.

Flex Office

Le flex office désigne une situation dans laquelle les salariés d'une entreprise n'ont pas de poste de travail attitré. Les collaborateurs se rendent au bureau et choississent une place libre qui n'est pas utilisée par un de leurs collègues. Ce mode d'organisation nait du constat que les salariés ne sont pas tous en même temps présents sur le lieu de travail (télétravail, arrêt maladie)  mais aussi que certains ont besoin d'espaces de travail parfois calmes. Le Flex office permet ainsi une optimisation des espaces de bureau, en proposant des locaux plus petits et mieux adaptés aux besoins des salariés. Il y a donc un intérêt économique en utilisant des bureaux qui optimisent le taux de foisonnement et un intérêt productif en donnant aux salariés des emplacements adaptés.

Full remote

On parle de full remote lorsqu'un salarié travaille 100% à distance et ne se rend presque jamais au bureau. C'est une variante du télétravail où le salarié travaille d'où il veut et quand il veut qui prend une ampleur importante ces dernières années.

Home Office

Le Home office est une forme de travail du salarié qui est à distinguer du télétravail pour des raisons qui sont surtout légales. La distinction vient du terme "ponctualité", où le terme d'Home Office désigne la situation où il est possible pour un travailleur d'accomplir ponctuellement depuis son domicile une tâche qui est habituellement réalisée au sein de l'entreprise.

Hot desking

Le hot desking est une notion qui se rapproche fortement du flex office. C'est une méthode d'organisation du travail où aucun poste n'est attribué à un collaborateur. Ce choix est surtout motivé par la nécessité de gain d'espaces quand la capacité des bureaux est en tension.

Remote first

Le remote first est une méthode d'organisation du travail dans une entreprise qui est d'abord pensée pour être en télétravail. La question du présentiel ne vient que dans un second temps. Il faut donc bien définir comment organiser le travail, l'accès à la connaissance, la culture d'entreprise, les contraintes de décalage horaire etc, pour que le remote first devienne une opportunité pour l'entreprise.

Remote friendly

Le remote friendly est une organisation du travail qui s'impose dans énormément d'entreprises. Contrairement au remote first, cette méthode pense le travail en présentiel en priorité mais autorise le travail à distance sur des plus petites périodes comme 1 à 2 journées maximum par jour.

Taux d'occupation

Le taux d'occupation est le rapport entre le nombre de postes de travail utilisés et le nombre de postes de travail disponibles. Un taux d'occupation de 50% veut dire qu'un de vos postes de travail sur deux n'est pas utilisé. Pour donner un ordre d'idée, le taux moyen d'occupation des bureaux était de 60% avant la crise. Un taux d'occupation faible peut encourager une entreprise à s'orienter vers le flex office.

Taux de foisonnement

Le taux de foisonnement est le rapport entre le nombre de postes disponibles et le nombre d'employés dans l'entreprise. Un taux de foisonnement de 0,5 signifie qu'il y a un 5 postes disponibles pour 10 employés. C'est un indicateur très important à calculer dans sa stratégie de gestion du Flex Office.

Télétravail

Le télétravail désigne une forme de travail qui a énormément augmenté depuis la crise Covid mais existe depuis déjà un certain temps. C'est une organisation du travail où le salarié exécute des tâches hors des locaux de l'entreprise de façon régulière et volontaire en utilisant les TIC.

Tiers lieux

Les tiers lieux désignent tout un ensemble d'espaces ouverts (coworking, atelier partagé, living lab) et différents des locaux de l'entreprise, dans lesquels les individus peuvent se rendre pour travailler. Ces lieux favorisent très largement le partage des connaisaces ou des compétences et permettent de créer du lien social.

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