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La gestion des visiteurs en entreprise implique plusieurs étapes : invitation, enregistrement, accès aux espaces et suivi des passages. Un logiciel gestion visiteurs digitalise ces étapes et réduit la charge de l'équipe d'accueil. La solution de flex office intègre ce module dans les outils de communication interne pour simplifier l'invitation et l'enregistrement des externes.
L'accueil visiteurs entreprise commence par l'invitation. Un collaborateur invite un externe en un clic depuis Teams, Slack ou Google Chat. Le visiteur reçoit automatiquement un e-mail avec les informations pratiques, le plan d'accès et un QR code pour s'enregistrer en autonomie à son arrivée.
Le registre visiteurs entreprise se constitue automatiquement à chaque passage. Les données enregistrées incluent l'identité du visiteur, l'heure d'arrivée, la durée de la visite et le collaborateur qui l'accueille. Ces informations sont disponibles en temps réel pour les équipes de sécurité.
La digitalisation de l'accueil visiteurs réduit le temps consacré par l'équipe de réception à chaque passage. Le visiteur s'enregistre en autonomie en scannant le QR code reçu sur une tablette.
La solution de flex office et le module visiteurs partagent les mêmes données de présence. Lorsqu'un collaborateur accueille un externe, il peut lui réserver un poste de travail à côté du sien. Le desk booking prend en charge cette réservation depuis la même interface.
Le logiciel réservation salle de réunion complète le dispositif. Le collaborateur réserve une salle pour sa réunion avec l'externe au moment de l'invitation. Le visiteur dispose ainsi d'un espace dédié dès son arrivée, sans organisation supplémentaire.
Le logiciel gestion visiteurs sécurise les accès aux bureaux en maintenant un registre numérique de chaque visite. Les informations collectées respectent les exigences du RGPD et sont hébergées en France. Les données sont accessibles aux équipes de sécurité en temps réel.
La solution workplace management intègre les données visiteurs dans son tableau de bord. Les workplace managers voient le nombre de visiteurs par jour, par site et par collaborateur. Ces informations complètent les données d'occupation pour une vue exhaustive sur la fréquentation des espaces.
Les alertes automatiques notifient le collaborateur hôte dès l'arrivée de son visiteur. Il peut l'accueillir à temps sans rester à attendre à la réception. Cette fonctionnalité améliore l'expérience visiteur et l'image de l'entreprise.
Le collaborateur envoie une invitation depuis Teams, Slack ou Google Chat. Le visiteur reçoit un e-mail avec les informations d'accès et un QR code pour s'enregistrer en autonomie. Le logiciel gestion visiteurs gère l’accueil sans intervention humaine.
Non. Le visiteur s'enregistre en scannant simplement le QR reçu sur une tablette à l’entrée. Aucune installation d'application n'est nécessaire.
Oui. Le registre visiteurs entreprise est hébergé en France et respecte les exigences du RGPD. Les données collectées sont limitées à ce qui est nécessaire et leur durée de conservation est configurable.
Oui. Lors de l'invitation, le collaborateur peut réserver un poste à côté du sien pour son visiteur. La réservation est intégrée au module de desk booking et s'affiche sur le plan interactif.
Oui. Le collaborateur reçoit une notification dans son outil de communication dès que son visiteur s'enregistre à l'accueil. Il peut ainsi l'accueillir rapidement sans rester en attente à la réception.
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