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Comme pour de nombreuses entreprises, la pandémie de Covid-19 a bouleversé les modes de travail chez Eramet, fleuron de l’industrie minière française, présent dans une quinzaine de pays à travers le monde.
Avec la généralisation du télétravail, l’entreprise s’est rapidement retrouvée confrontée à des difficultés d’organisation, faute de visibilité sur la présence des collaborateurs dans les bureaux. Les fichiers Excel mis en place se sont rapidement avérés insuffisants, d’autant plus qu’ils ne permettaient pas de réserver de place dans un espace, ni d'analyser facilement les données historiques de présence.
Eramet a donc fait le choix de déployer Deskare au terme d'un appel d'offres pour faciliter la gestion du travail hybride et du flex office, d’abord au sein de son siège parisien, puis dans ses bureaux internationaux, en Indonésie et en Norvège.
Deux ans plus tard, Claire Heinrich (Directrice rémunération et avantages sociaux) et Yoann Bourges (Responsable expérience numérique au sein de la DSI) nous partagent leur retour d’expérience : du déploiement à l’usage au quotidien, en passant par la conduite du changement menée pour assurer l’adoption des collaborateurs.
Si la mise en place du travail hybride a été très bien accueillie par les collaborateurs, elle a aussi soulevé son lot de défis. Car dès lors que le télétravail devient la norme et non plus l’exception, il devient difficile de savoir qui est présent quand au bureau.
Un casse-tête aussi bien pour les RH que pour les équipes, pour qui la collaboration avec leurs collègues devenait de plus en plus complexe.
Tous les soirs, avant Deskare, on entendait sur l’open space : « Qui sera là demain ? » - Claire Heinrich
Après avoir exploré une solution artisanale se basant sur le remplissage de fichiers Excel pour recueillir les présences de chacun, les équipes RH ont vite compris qu’une solution dédiée était nécessaire.
👉 Voir aussi : Dans quel logiciel renseigner son télétravail ?
Ce besoin s’est d’autant plus fait sentir que cette nouvelle organisation hybride a été suivie d’un passage au flex office, suite à une croissance des effectifs. Sur certaines équipes, le manque de places est devenu problématique : il fallait s’équiper d’un outil pérenne, permettant également de gérer la réservation d’espaces de travail.
Après avoir testé une première solution peu ergonomique qui n’a pas réussi à susciter l’adhésion des collaborateurs, les équipes d’Eramet se sont mis en quête d’un nouvel outil avec un critère central : l’expérience utilisateur.
"Si on n'arrive pas à embarquer les collaborateurs avec des solutions qui donnent envie, qui sont faciles à utiliser, généralement, ça se traduit par un échec." - Yoann Bourges
Avec son interface intuitive et ses intégrations aux outils du quotidien, Deskare répondait parfaitement aux attentes. L’outil a été immédiatement adopté par les équipes, qui l’ont non seulement trouvé agréable à utiliser, mais en ont aussi très vite compris l’intérêt.
Plus besoin de demander qui sera là demain, ni de s’inquiéter de la disponibilité des postes de travail, Deskare apporte de la visibilité en permettant de partager facilement son planning de présence et de réserver des espaces de travail. Le tout, directement depuis Microsoft Teams, l’outil de communication interne utilisé chez Eramet.
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"Deskare, c'est une seule interface à utiliser directement depuis Teams pour avoir une supervision de sa semaine, de celle de ses collègues."
Le déploiement de la solution s’est fait sans accroc, avec un véritable “accompagnement de bout en bout” de la part des équipes Deskare, selon les mots de Yoann Bourges. Celui-ci s’est fait en plusieurs étapes :
L’objectif : embarquer les équipes sans alourdir la charge de travail des RH et de la communication interne !
“Deskare a été un outil très simple à déployer. Un indicateur qui l’illustre très bien, c’est le nombre de remontées support qu’on a eues lors de la phase de généralisation. Sincèrement, sur des demandes de prise en main de la solution, on doit pouvoir les compter sur les doigts d’une main.” - Yoann Bourges
Les collaborateurs d’Eramet ont immédiatement adopté la solution, et continuent encore deux ans après à l’utiliser quotidiennement : le taux d’utilisation est aujourd’hui de plus de 90% !
“Très régulièrement, on croise des collaborateurs qui nous disent : « Moi, Deskare, j’adore, je suis sûr d’avoir une place ». C’est beaucoup plus simple de savoir avec qui je vais pouvoir travailler dans la semaine en connaissant la présence des uns et des autres.” - Claire Heinrich
La solution est particulièrement appréciée pour sa simplicité d’utilisation, un retour qui revient très souvent, d’après Claire Heinrich. Avec son interface “joyeuse”, les collaborateurs ont “plaisir à l’utiliser”, toujours selon ses mots !
Si Deskare a été choisi pour fluidifier l’organisation du travail hybride, la solution a également été très utile pour comprendre comment les collaborateurs utilisent les espaces.
En effet, en agrégeant les données de présence et de réservation dans des tableaux de bord, elle permet aux équipes de l’environnement de travail d’avoir des données fiables sur les taux d’occupation des bureaux.
“Nous avons enfin réussi à connaître le taux d'occupation du siège à Parisgrâce à Deskare, puisque nous n'avions pas cette information auparavant. On constate que l'on est entre 50 et 60 %, avec des tensions sur certaines équipes qui frôlent les 100 %.” - Claire Heinrich
Dans le cadre d’une réorganisation des espaces, Eramet a ainsi pu s’appuyer sur ces données pour réallouer les surfaces de manière objective, en fonction des usages réels des équipes.
“Nous avons maintenant des données objectives qui ont permis de faire cette réorganisation de manière intelligente.” - Claire Heinrich
Si vous aussi, vous souhaitez fluidifier le quotidien hybride de vos équipes et / ou gérer efficacement votre organisation en flex office avec une solution pensée pour l’utilisateur, prenez rendez-vous avec un membre de notre équipe !
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