Fondée en 2015 dans l'optique d'améliorer le parcours de soin dans le système de santé, Lifen s'est rapidement adaptée aux enjeux du travail hybride post-Covid. Avec le témoignage de Juliette Parichet, Responsable des Opérations RH, plongeons dans la manière dont Lifen a navigué avec succès à travers cette transformation organisationnelle et managériale, accompagnée de Deskare, la plateforme de gestion du travail hybride et du flex office.
Avant Deskare, Lifen, forte de ses 155 collaborateurs et collaboratrices principalement basés à Paris, devait jongler avec les défis du travail hybride dans un contexte en constante évolution.
Entre la liberté totale de télétravail accordée aux collaborateurs et la nécessité de préserver la cohésion sociale post-crise sanitaire, Lifen devait concilier les impératifs opérationnels tout en maintenant une culture d'entreprise forte. Juliette Parichet souligne le défi culturel entourant les espaces de travail :
"Nous développons actuellement de nouveaux produits avec des équipes jeunes qui ont besoin de se réunir. Cela crée un défi culturel autour du bureau pour que ces personnes puissent être ensemble."
Pour relever ce défi, Lifen a changé son outil pour Deskare, en raison de sa plateforme axée sur les données. Deskare a séduit Lifen grâce à sa capacité à fournir des analyses approfondies sur les habitudes de présence, permettant une meilleure compréhension de l'utilisation des bureaux par les collaborateurs, et facilitant ainsi l'adaptation des politiques RH et Workplace nécessaires.
La clarté du tableau de bord et la possibilité d'ajuster de manière autonome l'aménagement des espaces via l'éditeur de plans intuitif ont été des atouts essentiels lors du déménagement de l'entreprise :
"Deskare nous a permis de savoir que nous pouvions chercher des bureaux plus petits en termes de surface et donc 50% moins chers que ce que nous avions jusqu'ici."
Lifen a pu entreprendre la recherche de ses nouveaux bureaux en toute confiance quant à la taille et au budget réellement nécessaires.
"Deskare nous a permis de savoir que nous pouvions chercher des bureaux 50% moins chers pour notre déménagement”
L'équipe RH de Lifen joue un rôle crucial dans la rétention des talents et le maintien de la culture d'entreprise, dans un contexte marqué par la généralisation du télétravail. La transition vers un modèle de travail hybride durable repose sur une approche collaborative et sur l'implication des managers.
Une politique de télétravail de base a été définie de manière générale par l'équipe RH après consultation des managers, établissant par exemple que les Lifeners en télétravail à plein temps doivent venir au bureau deux jours par mois, et quatre jours s'ils occupent un poste de management, favorisant ainsi les échanges et la cohésion. Par la suite, il appartient aux managers de décliner ces règles de base au sein de leurs équipes, en tenant compte des impératifs opérationnels. Pour Juliette Parichet, il est important de rationaliser ce processus et de l'ancrer dans une logique de soutien aux activités de l'entreprise :
"La période du Covid a été marquée par une liberté exceptionnelle, ce qui a rendu le retour aux règles, même souples, difficile pour certains. En donnant aux managers le pouvoir d'adapter et de suivre la politique de télétravail avec Deskare, ces frustrations se sont dissipées. Ce qui importe, c'est que les décisions prises soient logiques et servent l'activité."
Pour concrétiser cette organisation hybride, les plans interactifs de Deskare reflétant les besoins opérationnels, favorisent la coordination des équipes et des activités. Chacun peut facilement retrouver ses collègues sur site, le bureau devient alors un lieu propice aux interactions sociales.
La responsabilisation des managers combinée à l’accompagnement de l’équipe Deskare, ont permis à Lifen d’atteindre un excellent taux d'adoption de 97% de la plateforme. Une dynamique de travail collaborative s’est créée, l’outil ayant pleinement été intégré dans les habitudes quotidiennes des collaborateurs.
Les intégrations intelligentes avec des outils tels que Slack et le SIRH Lucca, simplifient la déclaration des jours de télétravail, pour une visibilité et une organisation optimales de la vie en mode hybride. La fonctionnalité permettant de visualiser en un coup d'œil qui est au bureau sur Slack séduit particulièrement l’ensemble des utilisateurs.
Ainsi, la visualisation fiable et claire des habitudes de présence participe à affiner la prise de décisions quant à l'aménagement des bureaux, et à réduire significativement les coûts de location (50%).
L'expérience de Lifen avec Deskare démontre comment une approche méthodique et centrée sur les besoins opérationnels peut relever les défis du travail hybride. Deskare n'a pas seulement facilité la gestion de la présence au bureau, mais a également contribué à renforcer la culture d'entreprise. Avec Deskare, Lifen a trouvé bien plus qu'un outil, mais un partenaire stratégique pour une flexibilité optimisée et durable.
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