EcoVadis, c'est plus de 1500 collaborateurs répartis dans 13 bureaux sur 4 continents. Des équipes dispersées, une organisation en flex office, une forte culture hybride… et un enjeu majeur : harmoniser l'expérience collaborateur à l'échelle du groupe, peu importe le lieu où l'on travaille.
C'est dans ce contexte que la référence mondiale de la notation RSE a remplacé son outil de flex office par Deskare, une solution qui couvre à la fois la gestion des bureaux flexibles, l'organisation du télétravail et les enjeux collaboratifs inhérents à toute culture hybride.
Julie Dorleac, en charge de l’expérience employé globale du groupe, est revenue sur les différentes étapes de ce projet dont elle était la coordinatrice principale.
Du choix de challenger l’existant au déploiement simultané de Deskare dans les 13 bureaux, elle raconte les dessous de cette collaboration fructueuse qui affiche près de 90 % de satisfaction collaborateur.
« Deskare est une solution de flex office simple, intuitive et visuelle, qui harmonise l’expérience collaborateur à l’échelle mondiale tout en optimisant l’occupation des bureaux. »
Julie Dorleac, People Experience Senior Associate, EcoVadis
L'empreinte internationale d'EcoVadis structure profondément son organisation interne.
Les équipes ne sont pas réparties bureau par bureau : elles sont composées de collaborateurs situés dans plusieurs pays. Les départements collaborent en transverse d'un site à l'autre, un manager pilote régulièrement des équipes basées ailleurs, et chaque collaborateur peut travailler jusqu'à trois mois par an depuis un autre bureau du groupe.
Dans ce contexte, la gestion de l'expérience collaborateur requiert un cadre commun à l'échelle mondiale, avec des process et outils uniformisés.
Réserver un poste de travail, partager son planning de présence, organiser un événement avec son équipe… Tout doit pouvoir se faire depuis la même plateforme pour l'ensemble des collaborateurs du groupe.
« Peu importe le pays où se trouve le collaborateur, il utilise toujours la même interface. Ça permet de supprimer les barrières locales. »
Pour autant, chaque bureau a ses propres spécificités : plans au sol, seuils de capacité, règles de zoning… Autant de paramètres qui doivent pouvoir être réglés localement, et assez simplement pour que les office managers en gardent la main.
La solution doit donc répondre à une triple exigence : offrir un cadre commun aux 13 bureaux du groupe, rester finement paramétrable pour s'adapter aux contraintes locales, et proposer une navigation suffisamment fluide pour être adoptée par des équipes aux cultures différentes.
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Avant la mise en place de Deskare, EcoVadis utilisait déjà depuis plusieurs années un logiciel pour gérer ses bureaux. Il fonctionnait, mais plusieurs limites revenaient régulièrement dans les retours des équipes.
La première, et sans doute la plus importante : le manque de fluidité dans la navigation. Beaucoup de clics étaient requis pour une simple action.
À cela s'ajoutait l'absence d'intégration avec le SIRH, impliquant une double saisie pour le collaborateur, qui devait déclarer ses absences dans deux outils distincts. Ou encore l'impossibilité de raisonner en demi-journée, tant sur le partage du planning que sur la réservation de poste. Un collaborateur arrivant à 14 heures devait bloquer un poste sur la journée entière, ou ne rien réserver du tout.
Fin 2024, EcoVadis a donc décidé de relancer un benchmark complet pour trouver une solution plus adaptée à ses besoins.
Coordinatrice du projet, Julie Dorleac a réuni les office managers et l'équipe RH pour recueillir les attentes du terrain. De ces discussions, un critère n°1 s’est imposé : la simplicité d'utilisation.
« On voulait un outil visuellement agréable, simple, intuitif, et qui limite le nombre de clics. Le collaborateur ouvre et réserve un poste. Il n'y a presque même pas de clic. »
Le cahier des charges ne s'arrêtait pas à la gestion des bureaux : il comportait aussi une dimension collaborative. EcoVadis recherchait une solution qui offre aux managers davantage de visibilité sur la présence de leur équipe, et qui les aide à organiser des temps de convivialité et de collaboration.
« Notre but à travers cet outil, c'était de donner une autonomie complète aux managers : qu'ils aient une visibilité claire sur l'expérience de leurs équipes, et qu'ils puissent créer facilement des moments de collaboration. »
Enfin, un critère plus intangible était présent tout au long du processus de recherche : la volonté de trouver un prestataire qui cherche réellement à comprendre leurs besoins et qui soit aligné sur leurs méthodes de travail.
À la suite de l'étude de marché, EcoVadis a retenu Deskare comme solution d'expérience collaborateur pour l'ensemble de ses bureaux, pour trois raisons majeures.
Outre une navigation très fluide, la plateforme offre une vue dynamique du plan des étages, avec la possibilité de créer des zones personnalisées par département ou par niveau de bruit. Un vrai plus pour les collaborateurs, qui repèrent en un coup d'œil les espaces disponibles en fonction de leurs besoins.
La simplicité et le bon sens se retrouvent également dans les tableaux analytiques destinés aux administrateurs : les rapports d'occupation et de présence sont clairs et lisibles.
« Je ne voulais pas d'un outil avec trop d'analyses, trop de tableaux qui ne servent à rien. Nous, on aime bien quand c'est simple : des analyses précises sur les tendances d'occupation, pour mieux utiliser nos bureaux. »
Deskare couvrait tous les besoins exprimés dans le cahier des charges : gestion des salles de réunion, réservation à la demi-journée, possibilité d'avoir un statut « télétravail » permanent pour ceux qui viennent rarement au bureau, organisation d'événements d'équipe, intégrations au SIRH, à Google Calendar et à Slack…
Deskare était la seule des solutions étudiées à proposer une véritable expérience managériale. La plateforme offre aux managers un espace qui leur est dédié, avec toutes les informations dont ils ont besoin sur leur équipe hybride : planning de télétravail, absences à venir, anniversaires, statistiques de présence… Une fonctionnalité leur permet également d'organiser en un clic des événements d'équipe, en suggérant les journées idéales en fonction des plannings partagés.
« Dans un contexte multisite où les équipes sont dispersées, Deskare ne se contente pas de gérer des bureaux, mais aussi de créer du lien. »
EcoVadis a fait le choix d'un lancement simultané dans ses 13 bureaux. Le projet a duré six semaines, avec une gouvernance structurée en trois volets, proposée par Deskare et reprise telle quelle.
Les intégrations avec Workday, Azure AD et Google Calendar ont été pilotées par les équipes techniques d'EcoVadis et de Deskare, en un temps record.
« Ça n'a même pas duré une heure. On a créé un ticket entre Deskare et l'IT, il y a eu un call, je ne l'ai même pas vu passer. Je n'ai jamais vu une connexion IT aussi rapide. »
Via un questionnaire couvrant l'ensemble des paramètres ajustables, l'équipe d'accompagnement de Deskare a récupéré toutes les informations nécessaires pour configurer les 13 bureaux en toute autonomie.
« Deskare a configuré nos bureaux dans l'outil sur la base des informations fournies dans le questionnaire. On n'a eu besoin de rien faire. »
Cette étape est sans doute la plus délicate, car il s'agit d'embarquer l'ensemble des collaborateurs dans l'adoption d'un outil qu'ils utiliseront plusieurs fois par semaine. Pilotée par Julie avec l’équipe People Experience et deux représentants des office managers, cette phase a pu bénéficier de l’accompagnement de Deskare qui a fourni un cadre opérationnel complet. Un kit prêt à l’emploi composé de guides de prise en main, plan de communication et messages à compléter s’est accompagné de plusieurs sessions live de formation, programmées pour couvrir les fuseaux du Japon au Mexique.
« L'accompagnement a été un des grands points forts de ce projet. Deskare nous a fourni un kit complet de conduite du changement qui est prêt à l'emploi […] Notre travail a principalement consisté à reprendre ces supports et à les adapter. »
Résultat ? L'adoption de Deskare par les 1500+ collaborateurs a été immédiate, avec un taux d'utilisation de 97 % (les 3 % restants étant des collaborateurs en télétravail à 100 % ou en congé parental).
Un an après le lancement, une enquête interne sur l'usage de Deskare a montré que 88 % d'entre eux sont satisfaits de la solution, et que 95 % maîtrisent parfaitement le logiciel. Les commentaires issus de cette enquête mettent en avant la simplicité d'utilisation de l'outil et l'amélioration de l'expérience collaborateur rendue possible par ses fonctionnalités.
Au-delà de la satisfaction collaborateur, Julie Dorleac observe trois impacts majeurs depuis la mise en place de Deskare.
Deskare rend toutes les informations liées à la vie de bureau accessibles : la présence de chacun, les espaces disponibles, les événements à venir… C'est un grand pas pour l'équipe People Experience, dont l'un des objectifs de l'année est de réduire de 25 % le temps passé sur les tâches RH manuelles.
« Notre but, c'est que les tâches les plus redondantes soient automatisées, qu'on puisse se concentrer sur celles à vraie valeur ajoutée, et que le collaborateur ait l'information qu'il cherche le plus rapidement possible. »
Grâce aux rappels automatiques envoyés par Deskare, les réservations inutiles de salles de réunion ou de postes sont annulées en un clic, les remettant à disposition des collaborateurs qui en ont besoin. Les rapports d'occupation accessibles sur la plateforme permettent également de détecter les bureaux en saturation et de nourrir les réflexions sur l'évolution des espaces.
En plus de l’aspect logistique, Deskare a permis de renforcer la collaboration et le lien social à l'échelle mondiale. Les managers créent de plus en plus d'événements d'équipe, et les collaborateurs sont davantage incités à venir sur site, pour la simple et bonne raison qu'ils ont accès aux informations qui rendent le bureau attractif : les personnes qui s'y trouvent et les événements qui s'y passent.
« Dans un contexte multisite où les équipes sont dispersées, Deskare ne se contente pas de gérer des bureaux, mais aussi de créer du lien. »
Pour Julie Dorleac, Deskare n'est pas qu'un produit. C'est aussi une équipe humaine, à l'écoute et réactive, présente tout au long du déploiement et bien après.
Elle résume la collaboration en une phrase : « Une collaboration simple, ultra-réactive et redoutablement efficace, portée par un accompagnement clé en main de leur équipe Customer Success, qui a grandement facilité l'adoption immédiate de l'outil par nos collaborateurs ».
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