Workplace Experience Platform (WEX) : qu’est ce que c’est ? Quel intérêt pour mon entreprise ?

Workplace Experience Platform : ce terme nous vient tout droit des pays anglo-saxons, et est encore peu popularisé en Hexagone. La preuve en est : l’équivalent français n’a pas encore fait son nid. Application d’expérience collaborateur pour la vie de bureau, plateforme d’organisation de la vie au bureau… Le vocabulaire francophone n’a pas encore tranché sur la question.

Pourtant, les solutions, elles, existent déjà. Souvent désignées par des appellations restrictives (solution de flex office, de gestion des bureaux, d’organisation du télétravail..), elles sont connues du grand public via des catégories de marché qui ne couvrent que partiellement l’étendue de leurs fonctionnalités.

Elles trouvent aujourd’hui un ancrage dans cette nouvelle catégorie qu’est le WEX, qui englobe les solutions conçues pour aider les entreprises à améliorer l’expérience des collaborateurs au bureau.

Mais en quoi consistent-elles ? Qu’apportent-elles concrètement à l’entreprise ? Qui sont aujourd’hui les principaux éditeurs du marché ? Comment choisir la solution la plus adaptée à votre entreprise ?

Cet article répondra à toutes ces questions sur les Workplace Experience Platforms, et il vaut bien le détour car croyez-nous, elles n’en sont qu’à leur début et n’ont pas fini de faire parler d’elles !

Une petite histoire du WEX : d’où ça vient et à quoi ça correspond ?

Une Workplace Experience Platform (ou “application d’expérience collaborateur pour la vie de bureau” en français) est un logiciel conçu pour améliorer les interactions entre les collaborateurs et leur lieu de travail, via deux leviers principaux :

• Elle permet aux employés de planifier et d’organiser leurs journées au bureau : réserver un poste de travail, un espace collaboratif ou une ressource comme une place de parking ou un casier, fixer leur rythme de présence, s'orienter dans les locaux et retrouver leurs collègues.
• Elle offre aux équipes Workplace des rapports analytiques pointus sur l’occupation des bureaux. Issus de l’agrégation des données de présence et de réservation, ces statistiques leur permettent de comprendre comment les espaces sont réellement utilisés, et les aide à réaliser les ajustements nécessaires pour améliorer l’aménagement des bureaux.

L’apparition de ce type de plateforme s’est fait de manière progressive, mais le point de départ réside dans la crise du Covid-19. Avant la pandémie, la question de l’expérience collaborateur était reléguée au second plan : les collaborateurs n’avaient d’autres choix que de venir au bureau chaque matin, et le paradigme du poste fixe rendait la question de la gestion des bureaux beaucoup plus triviale.

Depuis la crise, les modes de travail ont bien changé : l’avènement du télétravail a remis en cause le monopole du bureau, et la flexibilisation des espaces (le bien nommé flex office) a posé des questions d’organisations inédites.

Les collaborateurs se sont retrouvés face à de multiples incertitudes : qui sera au bureau demain ? aurais-je une place en arrivant ? à quel poste se situe mon collègue avec qui j’ai besoin de travailler ?

Les équipes Workplace et RH quant à elles, étaient tout aussi aveugles sur la présence de chacun, les privant de toute chance d’améliorer cette organisation cacophonique.

Dès lors, des solutions ont commencé à voir le jour pour aider les entreprises à relever ce défis : les fameuses solutions d’organisation du télétravail et du flex office. Concrètement, elles couvraient une partie de ce que font les applications de Workplace Experience aujourd’hui : partage du planning de présence, desk booking et rapports analytiques.

Puis petit à petit, elles ont commencé à étendre leurs fonctionnalités : gestion des salles de réunion, des parkings, des casiers, colis, organisation d’événements, partage d’informations sur la vie de l’entreprise… Au fil du temps, elles se sont mis à traiter tous les aspects de l’expérience collaborateur au bureau.

En 2023, le célèbre cabinet d’analyse américain Gartner crée officiellement la catégorie des Workplace Experience Applications en publiant un Market Guide qui lui est dédiée.

En 2026, il franchit une nouvelle étape en lui consacrant un Magic Quadrant, réservé aux marchés jugés suffisamment structurés.

Les fonctionnalités à attendre d’une Workplace Experience Platform

Encore peu connu du grand public, ce concept est souvent confondu avec d’autres catégories logicielles voisines (EXP, DEX…) ou des sigles homonymes.

Clarifions donc ici les principales fonctionnalités attendues d’une Workplace Experience Platform :

1. La gestion des espaces de travail flexibles (desk booking)

C’est sans doute la brique fondatrice de toute application de Workplace Experience. Elle permet aux collaborateurs de réserver facilement un poste de travail depuis un plan interactif qui précise les espaces disponibles, les typologies de poste, le zoning et les règles d’accès. Les plateformes les plus avancées offrent la possibilité de choisir un poste de travail récurrent, qui est automatiquement pré-sélectionné lors de la réservation.

L’interface permet également de repérer facilement où sont situés les autres collaborateurs et les différentes ressources du bureau, facilitant ainsi la navigation dans les bureaux.

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2. Le partage du planning de télétravail

Sur la même interface qui permet le desk booking, le collaborateur partage son planning de la semaine en fonction de la politique hybride en vigueur et des jours de présence de ses collègues, auxquels il a accès dans une vue dédiée. Cette fonctionnalité apporte une réelle valeur aux collaborateurs, car elle leur permet de choisir les jours les plus pertinents pour venir sur site, et éviter ainsi la désagréable situation d’arriver au bureau pour s’apercevoir que toutes les conversions auraient pu avoir lieu en visio.

3. La gestion des salles de réunion, parkings et casiers

Les Workplace Experience Platforms permettent également de gérer l’ensemble des ressources utilisées par les collaborateurs : réservation sur plan, suivi de la disponibilité, règles d’accès…

Prenons l’exemple des salles de réunion : via le logiciel, chacun peut localiser une salle de réunion disponible, vérifier son capacitaire et ses équipements, et la réserver en un clic.

Et c'est ici que l'intérêt d'une plateforme unifiée apparaît le plus clairement. Comme elle héberge aussi le planning de présence, elle croise les deux informations : au moment de réserver, l'organisateur voit combien de participants seront réellement sur site et choisit ainsi une salle au capacitaire adapté.

Des applications comme Deskare envoient également des rappels automatiques avant le début de la réunion, proposant d’annuler en un clic la réservation si celle-ci n’est plus nécessaire.

Ces mécanismes permettent ainsi d’optimiser la disponibilité des salles : en moyenne, les clients Deskare voient 40 % des réservations annulées grâce à ce rappel… autant de salles qui ont pu servir à d’autres qui en avaient vraiment besoin !

Cette interconnexion entre planning de présence et réservation vaut pour toutes les autres ressources : dès lors que la planning d’un collaborateur indique qu’il est absent ou en télétravail, le poste de travail ou la place de parking réservés est automatiquement libéré dans la plateforme.

4. Des fonctionnalités sociales et collaboratives

La plateforme ne permet pas que de gérer le bureau et l’organisation du travail, elle offre également des fonctionnalités qui aident à récréer du lien et renforcer l’attractivité du bureau : organisation d’événements d’équipe, invitation d’un collègue à venir sur site, partage des informations sur la vie du bureau, annonces des anniversaires…

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5. Des rapports analytiques de présence et d’occupation des espaces de travail

Toutes les données d’usages collectées dans l’application sont agrégées dans des rapports de présence et d’occupation qui donnent des informations précieuses aux équipes RH et Workplace. Quels étages sont saturés ? Quelles salles de réunion sont inutilisées ? Comment les collaborateurs s’approprient la politique de télétravail ? Les réponses à ces questions permettent de prendre des décisions éclairées, tant sur l’aménagement que sur la politique hybride en vigueur, et in fine, améliorer l’expérience collaborateur.

6. La gestion des visiteurs et colis

Ces fonctionnalités ne sont pas présentes chez l’intégralité des éditeurs de WEX, mais elles font parties des modules que vous pourrez trouver dans les logiciels les plus complets. Conçues pour le personnel d’accueil, elles permettent de faciliter :

• L’accueil des visiteurs, via un auto-enregistrement sur tablette ou un accueil simplifié par l’hôte qui a déjà accès à toutes les informations du visiteur sur une interface dédiée. En amont, l’invitation du visiteur et la réservation de son poste de travail, le cas échéant, se fait également depuis la plateforme qui lui envoie un mail avec toutes les instructions d’accès au site.
• La réception des colis, via une interface qui permet de les enregistrer en un clic, et de notifier automatiquement le destinataire.

A quoi ça sert concrètement pour votre entreprise ?

Une application de Workplace Experience apporte de la valeur à plusieurs niveaux de l’entreprise : directions de l’environnement de travail, DRH, DSI, managers et collaborateurs.

Pour les directions de l'environnement de travail

• Piloter efficacement les espaces de travail : assurer une expérience fluide sur site via un logiciel qui rend l'information et les règles visibles, et centralise la réservation de toutes les ressources.
• Optimiser les bureaux : garantir des espaces adaptés aux usages réels des collaborateurs, grâce à la donnée d'occupation.
• Objectiver ses décisions : défendre un projet d'aménagement sur la base de chiffres concrets plutôt que sur des intuitions.

Pour les DRH

• Piloter la politique hybride : faire pleinement vivre la charte de télétravail et mesurer son application réelle.
• Encourager le retour au bureau : donner aux collaborateurs de bonnes raisons de venir au bureau, en rendant visible ce qui le rend attractif : les personnes présentes et les événements qui s'y passent.
• Renforcer le lien social et la collaboration : aider les collaborateurs à se retrouver au bureau et animer la vie du site à travers les événements et les annonces.
• Lutter contre le désengagement : anticiper les risques d'isolement en identifiant les collaborateurs qui sont la plupart du temps en télétravail.

Pour les DSI

• Centraliser les outils : regrouper dans une seule interface toutes les fonctionnalités qui couvrent la vie de bureau, au lieu de multiplier les logiciels mono-usage.

Pour les managers d'équipe

• Coordonner son équipe : accéder aux informations qui structurent la semaine (planning de présence, absences à venir…) pour faciliter la communication et la collaboration.
• Animer la vie d'équipe : organiser facilement des journées pour réunir l’équipe et ne jamais manquer les événements importants (anniversaires…).
• Alléger la charge d'organisation : ne plus coordonner les présences à coups de messages et de fichiers Excel que personne ne remplit.

Pour les collaborateurs

• Vivre une expérience fluide au bureau : réserver son poste et sa place de parking en quelques secondes, trouver une salle libre sans faire le tour de l'étage, savoir où sont ses collègues… toutes les frictions inhérentes au bureau hybride disparaissent.
• Venir au bureau pour les moments qui comptent : arbitrer ses jours de télétravail en connaissant à l'avance les présences de son équipe et les temps forts prévus au bureau.

Contrairement aux outils de gestion bâtimentaire, conçus pour fournir des données d'exploitation aux directions immobilières et aux services généraux, les applications de Workplace Experience s'adressent d'abord au collaborateur. Leur point de départ, c'est son expérience quotidienne sur site et les informations dont il a besoin pour organiser ses journées.

Cet ordre n'est pas anecdotique : c'est lui qui conditionne le reste. Les données d'occupation qui permettent aux équipes RH et Workplace d'ajuster les espaces et la politique hybride sont produites par les usages des collaborateurs. Sans adoption, pas de donnée, et donc pas de pilotage possible. La valeur pour l'entreprise n'est pas parallèle à celle du collaborateur : elle en découle.

Panorama des éditeurs de Workplace Experience Applications

Ci-dessous, un panorama des cinq principaux éditeurs qui proposent une véritable plateforme d’expérience collaborateur pour la vie de bureau :

Combien ça coûte : les modèles de tarification

Plusieurs modèles de tarification existent :

Par utilisateur actif : l'abonnement est calculé sur le nombre de collaborateurs qui possèdent un compte sur l’application, généralement facturé au mois ou à l'année. C'est le modèle le plus répandu, et le plus lisible puisque le coût suit l'usage réel.

Pas poste de travail : la facturation porte sur le nombre de postes et de ressources gérés dans l'outil, indépendamment du nombre de collaborateurs.

Par site ou palier d’effectif : le tarif prend la forme d'un forfait par site, ou par tranche de collaborateurs (0-250, 250-500, etc.)

Par module de fonctionnalité : un socle de base (le plus souvent planning de présence et réservation de postes) auquel s'ajoutent des modules facturés séparément (salles de réunion, parkings, visiteurs, colis, rapports avancés).

Ces modèles se combinent fréquemment : un tarif par utilisateur actif assorti de modules additionnels facturés par site ou ressources gérées est une configuration courante.

A cela s’ajoute la plupart du temps des frais de mis en place, incluant le paramétrage de l’outil, les intégrations à vos logiciels existants (SIRH, outil de communication interne…) et l’accompagnement humain lors du déploiement.

Comment choisir la Workplace Experience Platform qui convient le plus à mon entreprise ?

Avant toute chose, prenez le temps de recueillir les besoins de ceux qui gèrent au quotidien l’expérience collaborateur. Rassemblez vos équipes RH et environnement de travail et demandez leur de lister tous les cas d’usage qu’ils aimeraient que cette solution couvre. De cette discussion doit émerger une liste de fonctionnalités, à classer par ordre de priorité : les “must have”, “should have” et “nice to have”.

Cette catégorisation facilitera la sélection des éditeurs lors de votre étude de marché : ceux qui n’ont pas les fonctionnalités “must have” ne passeront pas la pré-sélection.

Demandez ensuite aux entreprises sélectionnées d’organiser des sessions de démonstration de la plateforme, pour voir par vous-mêmes la navigation. Pensez à inviter des membres du CSE lors de ces sessions, cela facilitera l’acceptation en interne du logiciel que vous choisirez.

Trois critères essentiels pour que le logiciel soit adopté par vos collaborateurs

Peu importe les cas d’usages spécifiques à vos bureaux, il existe trois critères universels à prendre en compte pour vous assurer que l’outil soit bien utilisé par vos équipes. L’adoption est la clé de l’efficacité d’une Workplace Experience Platform, il ne faut pas négliger les éléments qui la conditionnent.

1. La simplicité d’utilisation

C’est sans aucun doute le critère le plus important : l’application d’expérience collaborateur sélectionnée doit être intuitive et demander peu de clics pour effectuer une action. Aucun collaborateur n’a envie de passer 5 minutes à réserver un bureau ou partager son planning de présence, il doit y passer moins de 30 secondes ou ne le fera pas.

Privilégiez les applications qui prévoient des automatisations pour réduire la charge mentale des utilisateurs : sélection d’un poste favori et d’un planning type suggérés automatiquement, envoi d’un rappel hebdomadaire pour planifier sa semaine à venir…

2. Les intégrations au SIRH et à l’outil de communication interne

Le logiciel sélectionné doit à tout prix s’intégrer à :

Votre outil de communication interne : la plateforme ne doit pas être un logiciel en plus, elle doit être entièrement accessible depuis l’outil de communication qu’utilisent déjà vos équipes.

Votre SIRH : cette intégration est également cruciale pour éviter toute double-saisie de la part du collaborateur. Elle permet de faire redescendre directement les absences déclarées dans le SIRH vers la solution d’expérience collaborateur, et vice versa.

L’intégration avec votre calendrier est également un vrai plus, pour y faire apparaître automatiquement les absences et réservations de salles de réunion.

3. L’accompagnement humain

Le déploiement du logiciel est une étape cruciale qui couvre trois volets majeurs : mise en place des intégrations, configuration des espaces et conduite du changement.

La qualité de l’équipe support est clé pour réussir la mise en place et embarquer tous les collaborateurs dans l’adoption de ce nouvel outil. Assurez-vous de choisir un éditeur à l’écoute de vos besoins et qui prévoit un kit complet de conduite du changement : plan de communication, sessions de formation pour les managers et les collaborateurs et guides de prise en main de la solution.

L'accompagnement ne doit pas s'arrêter là : un bon éditeur propose également un interlocuteur dédié tout au long de la collaboration, pour réaliser les ajustements nécessaires, ainsi qu'un support accessible en direct depuis l'application pour répondre aux questions de vos collaborateurs.

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Voilà, vous savez tout sur le WEX ! Si vous voulez voir concrètement à quoi ressemble une telle plateforme, demandez une démo avec un membre de l’équipe Deskare.