Céline Roncière est à la tête du département Workplace de Paris La Défense, l’établissement public qui aménage et gère le premier quartier d’affaires européen.
Né en 2018 d’une fusion de deux entités publiques, Paris La Défense a fait son nid au sein de la tour Cœur Défense. Un lieu de toute évidence symbolique, mais aussi un terrain neutre pour les deux équipes réunies : une page blanche pour écrire une histoire commune.
Plusieurs enjeux se mêlaient dans la conception de ces nouveaux locaux, qui accueillent plus de 200 collaborateurs :
Pour servir ces ambitions, l’établissement a fait un choix encore peu répandu dans l’Hexagone à l’époque, a fortiori dans le secteur public : le flex office.
« Il y a vraiment eu un choix délibéré d’aller vers le flex office. Non pas pour réduire les coûts, mais parce que ça racontait une histoire qui permettait d’imaginer un travail collaboratif et transversal. »
Céline Roncière
Mené en un peu moins d’un an, le projet a été livré sans le moindre retard, une performance assez rare pour être soulignée. Il a été piloté à temps plein par une consultante du cabinet Weave (aujourd’hui Onepoint), avec Mobilitis (aujourd’hui Kardham) en maîtrise d’œuvre.
En interne, un comité de pilotage se réunissait chaque semaine autour du directeur administratif et financier, sponsor du projet, du DSI et des RH. Céline Roncière, alors attachée de la directrice générale, y pilotait les sujets moyens généraux et le relais de la communication interne.
Pour concevoir les espaces, Paris La Défense est parti des usages. L’objectif était de proposer un aménagement qui réponde aux différents besoins qu’un collaborateur peut avoir sur une journée.
Pour ce faire, le cabinet de conseil qui l’accompagnait a mené des entretiens individuels avec chaque manager pour répondre à différentes questions :
Cet exercice a permis d’imaginer un plateau organisé sous la forme d’une piste d’athlétisme, au sein duquel le collaborateur évolue dans des zones qui correspondent aux différentes phases de la réalisation d’un projet :
Cette diversité d’espaces a été très appréciée des collaborateurs et a grandement facilité l’adoption du flex office.
« Il y a eu une telle appropriation du flex que certains changeaient quatre fois de position par jour. »
Céline Roncière
Paris La Défense n’a pas lésiné sur la conduite du changement. Les instances représentatives du personnel ont été impliquées dès le lancement du projet : entre janvier et septembre 2017, neuf réunions leur ont été consacrées.
Les collaborateurs, quant à eux, ont bénéficié d’une écoute et d’un accompagnement continus. Les volontaires ont même pu participer à des « learning expeditions » pour découvrir en avant-première à quoi pouvait ressembler un bureau en flex office. Pour certains, le bureau partagé évoquait alors l’open space des années 70 : des petits box, une forte densité de postes, une déco grise et triste. Ces visites d’inspiration ont pu montrer que tous les aménagements dynamiques ne ressemblaient pas à cela, bien au contraire.
« On a sûrement ajouté plus d’étapes qu’il n’en fallait. Le dialogue social et toute la phase de concertation ont été extrêmement soutenus. »
Céline Roncière
Les entretiens ont permis de faire remonter des inquiétudes très concrètes de la part des collaborateurs : où ranger ses affaires, sa plante, le dessin de ses enfants ? Comment traiter des dossiers confidentiels ? Où s’isoler quand le voisin parle fort ?
Paris La Défense a pris soin d’apporter une réponse à chacune d’entre elles :
Côté managers, la principale inquiétude portait sur l’esprit d’équipe : comment garder le lien avec ses collaborateurs dans des espaces ouverts, quand chacun peut s’installer où il veut ? Avec un brin d’humour, Céline reconnaît qu’il y a « toujours un électron libre » pour y voir l’occasion de moins croiser son chef. Mais dans les faits, la plupart des équipes ont vite trouvé l’intérêt de se regrouper.
« Il faut écouter les craintes, même mineures, ne rien minimiser. Ce sont parfois de petits sujets faciles à traiter, mais il ne faut pas les mettre sous le tapis en se disant que ça va passer. »
Céline Roncière
Quatre mois avant le déménagement dans les nouveaux bureaux en flex office, la directrice générale de l’époque a décidé d’envoyer un signal fort en mettant son propre bureau à disposition des collaborateurs. Le plus grand bureau avec la plus belle vue est alors devenu une salle de réunion utilisable par tous les collaborateurs, et la directrice s’installait sur les postes libres pour travailler.
Une fois à Cœur Défense, elle a délaissé la seule salle réservée au comité de direction, et n’hésitait pas à s’installer dans la cuisine pour signer ses parapheurs, sûre d’y croiser le maximum de monde.
Plutôt que de convaincre par des présentations, Paris La Défense a fait le choix de montrer. Les collaborateurs volontaires ont pu partir en « learning expedition » dans des entreprises déjà passées au flex office. Les visites ne se sont d’ailleurs pas limitées aux réussites : certains aménagements très denses, où les postes s’enchaînent sans espaces de respiration, ont aussi permis aux équipes d’identifier ce qu’elles ne voulaient pas pour leurs propres bureaux.
Des ateliers facultatifs ont également été organisés pour permettre aux collaborateurs qui le souhaitaient de découvrir les plans et de choisir les noms des salles de réunion.
« Au début de l’année, ce n’était pas forcément gagné. Mais un ou deux mois avant l’emménagement, on avait transformé les angoisses en impatience. »
Céline Roncière
Dès la phase de conception, l’équipe en charge du projet avait à cœur d’intégrer le patrimoine artistique et culturel du quartier de La Défense dans les nouveaux bureaux.
« On a des collaborateurs extrêmement fiers de travailler pour le territoire de La Défense. La fierté du territoire, les œuvres d’art, les immeubles de grande hauteur : c’est un élément de fierté très fort que l’on a voulu incarner dans les locaux. »
Céline Roncière
Les quartiers portent le nom d’artistes présents sur le territoire, les décorations des espaces déclinent les œuvres du quartier, les couloirs sont ornés de photographies historiques de La Défense... Tout a été pensé pour que le bureau soit le reflet de l’identité de l’établissement, et suscite chez ceux qui l’occupent un véritable sentiment d’appartenance.
« Les collaborateurs sont entrés dans les locaux et se sont tout de suite dit : on est vraiment à La Défense. Ils se sont sentis à la maison. Les œuvres d’art ont vraiment eu un effet waouh. »
Céline Roncière
Le jour J a été pensé comme un événement. Les collaborateurs ont été accueillis par un petit-déjeuner au pied de la tour, puis sont montés par petits groupes, constitués selon l’emplacement de leur casier. Au programme : présentation de la journée dans l’agora, visite des différents espaces, remise d’un kit d’accueil, et cocktail le midi.
Un livret d’accueil a également été remis à l’ensemble des arrivants, expliquant la logique de conception des espaces, l’intérêt du bureau partagé, les différents équipements...
L’objectif : que chacun comprenne l’ambition incarnée par ces nouveaux bureaux, et en tire le meilleur parti.
Un mois et demi après l’emménagement, un questionnaire très détaillé a été adressé à tous les collaborateurs pour mesurer la satisfaction, comprendre leur usage des différents espaces, et les améliorations souhaitées.
Téléchargez ce questionnaire post-aménagement, inspiré du retour d’expérience de Paris La Défense, pour :
Les résultats sont au rendez-vous : 85 % des répondants se disaient satisfaits de l’aménagement !
Les retours ont également fait émerger des besoins en équipements : davantage de prises de courant, de cabines acoustiques duo, de doubles écrans... des ajustements qui ont été réalisés par la suite.
Post-Covid, l’assouplissement de la politique de télétravail (passée d’un à deux jours par semaine), couplé au départ des start-up qui y étaient hébergées, a vidé petit à petit les plateaux, notamment le vendredi. L’équipe Workplace a alors pris l’habitude de fermer un étage le vendredi pour réaliser des économies d’énergie.
« Le vendredi, il y avait 18 personnes sur un étage qui peut en accueillir 120. C’était complètement absurde. »
Céline Roncière
En 2023, en responsabilité, Paris La Défense a alors décidé de rendre un étage, en s’appuyant sur une clause contractuelle de sortie anticipée du bail. Cette fois, l’objectif était financier, et la direction l’a assumé clairement auprès des équipes, sans pour autant renoncer à la qualité de vie au travail.
« On a rendu un étage clairement parce que c’était un levier d’économie. Mais on ne voulait pas pour autant transiger avec le confort des collaborateurs et la qualité de vie. »
Céline Roncière
Pour lever les craintes exprimées par le CSE et certains collaborateurs, et démontrer le bien-fondé de la décision de rendre un étage, l’équipe Workplace a mesuré l’occupation des bureaux via les connexions aux bornes wifi et fait aussi appel à un prestataire spécialisé pour réaliser un comptage physique. Verdict : sur une année, le pic de présence n’a jamais dépassé 165 personnes.
Un nouveau plan des bureaux a également été présenté sur deux étages, pour démontrer que les équipes tenaient avec un plateau en moins.
Paradoxalement, le nouvel aménagement sur deux plateaux comporte davantage de postes équipés (179 contre 165). Certaines salles de réunion et salles projets peu utilisées ont été transformées en espaces de travail. Le taux de foisonnement reste confortable, à 0,8, et la surface par collaborateur est autour de 19 m², au-dessus des 16 m² généralement recommandés.
À la suite des demandes des collaborateurs, l’ancien playground a également été transformé en espace de pause.
« On a ajouté un espace de convivialité avec moins d’espace. Comme quoi, ça ne veut pas forcément dire dégradation de la qualité. »
Céline Roncière
Pour éviter les jours de surcharge comme les jours déserts, la politique hybride a été revue pour intégrer de nouvelles règles :
Le vendredi obligatoire, point le plus discuté de l’accord, a finalement trouvé son public :
« Maintenant, le vendredi est devenu le nouveau lundi (en termes de fréquentation). Les gens adorent venir le vendredi, parce que c’est plus tranquille. »
Céline Roncière
Pour Céline Roncière, l’un des grands atouts du projet de 2018 tient à son timing. Nouvel établissement, nouvelles équipes, nouveaux locaux : tout changeait en même temps. Le passage au flex office n’a finalement été qu’un « détail » dans cette transformation de grande ampleur !
« Souvent, les entreprises se disent : on déménage d’abord, on passera en flex après. Il ne faut pas. Les habitudes vont de toute façon être bouleversées, il faut le faire d’un coup. »
Céline Roncière
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