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Depuis la crise du Covid-19, la pratique du télétravail s’est largement imposée dans le monde professionnel : d’après une étude de JLL France réalisée en 2025, 75 % des entreprises françaises adoptent désormais des modes de travail hybrides. Face à cette réalité, qui a réduit la présence quotidienne des collaborateurs dans les bureaux, les entreprises ont massivement adopté le flex office pour adapter leur environnement de travail aux nouvelles pratiques hybrides.
Cette nouvelle organisation des espaces de travail, également appelée desk sharing, consiste à ne plus attribuer un poste fixe à chaque collaborateur, et s’accompagne bien souvent d’une réduction du nombre total de postes de travail disponibles dans les bureaux.
Si le flex office offre de nombreux avantages bien connus (optimisation des espaces, réduction de l’empreinte carbone, collaboration plus efficace…), sa mise en place ne s’improvise pas. S’équiper d’un outil dédié est indispensable pour garantir une gestion quotidienne fluide pour les équipes RH et Environnement de Travail, et une expérience collaborateur optimale.
Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions pour gérer le flex office en entreprise. Si elles peuvent sembler similaires sur le papier, elles se distinguent en réalité par leurs fonctionnalités, leur ergonomie ou la qualité de leur accompagnement humain. Autant de critères essentiels à prendre en compte dans le choix d’une solution !
Ce guide a pour objectif de vous aider à comparer les 7 meilleurs outils du marché en 2025, et vous permettre d’identifier celui qui correspond le mieux à vos besoins.
Le passage au flex office, souvent précédé par la mise en place du travail hybride, peut causer de nombreux problèmes en entreprise, notamment :
Par conséquent, un logiciel de gestion du flex office efficace doit permettre d’éviter ces désagréments, en offrant a minima les fonctionnalités suivantes :
Enfin, il est également essentiel de s’assurer que la solution offre :
Choisir son logiciel de gestion du flex office n’est pas une mince affaire : les solutions existantes sont nombreuses, et il n’est pas toujours évident de repérer les points différentiants de chacune.
Pour vous aider, nous avons analysé l’ensemble des outils existants sur le marché, et sélectionné les 7 meilleures solutions de gestion du flex office en 2025 :
Pour chacun de ces logiciels, nous avons décrypté les fonctionnalités, les points forts et les inconvénients, afin de vous permettre de choisir l’outil le plus adapté à votre entreprise.
Deskare est le logiciel le plus complet pour les entreprises qui veulent gérer efficacement leur flex office, avec une solution simple d'utilisation et très appréciée des collaborateurs !
La solution est déjà déployée dans plus de 600 bureaux à travers le monde, chez des leaders comme Nexity, Transdev, Christian Dior, Bayard, Médiamétrie…
Cette application de flex office se distingue des autres acteurs du marché par son interface ergonomique et ses intégrations aux outils du quotidien, qui permettent une très forte adoption par les collaborateurs. En moyenne, les clients Deskare ont un taux d’utilisation supérieur à 95% !
L’outil offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour assurer une bonne organisation des bureaux hybrides :
👉 Découvrir comment Deskare peut vous aider à piloter efficacement votre organisation en flex office.
Points forts majeurs de Deskare :
👉 Prendre rendez-vous avec Deskare.
Inconvénients :
Idéal pour :
Solution de gestion de visiteurs réputée aux États-Unis, le logiciel Envoy a évolué pour gérer le flex office de grandes entreprises et multinationales.
L’outil permet notamment de réserver des espaces de travail, fournir des statistiques de présence et d’occupation et de gérer les incidents des entreprises.
Points forts majeurs :
Inconvénients :
Le logiciel Jooxter permet d’optimiser l’environnement de travail grâce à des capteurs qui détectent la présence de collaborateurs dans les salles et les espaces. Dans un environnement en flex office, cette solution permet de mesurer les taux d’occupation réels de vos bureaux et de piloter efficacement votre parc immobilier.
Points forts majeurs :
Inconvénients :
Timmi Office est un outil de gestion du flex office, permettant la réservation de poste de travail (desk booking) mais aussi le partage de planning d’équipe.
Points forts majeurs :
Inconvénients :
Idéal pour :
L’outil Moffi est une solution de réservation d’espaces de travail qui facilite l’organisation des bureaux en flex office. Le logiciel offre également des fonctionnalités additionnelles comme la gestion de la cafétéria et des parkings.
Points forts majeurs :
Inconvénients :
L’application de gestion du flex office Deskbird, qui a racheté le logiciel Semana fin 2024, propose une solution de desk booking qui se démarque par la possibilité de réserver un poste de travail à l’heure.
Points forts majeurs :
Inconvénients :
Le logiciel Witco propose une solution multi-services (conciergerie, catering, salle de sport) en marque blanche, particulièrement adaptée pour les opérateurs de coworking et les bureaux qui ont plusieurs locataires différents.
Points forts majeurs :
Inconvénients :
Idéal pour :
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Déployer un logiciel de gestion du flex office est un projet qui requiert de mobiliser des profils très sollicités (RH, DSI, Environnement de Travail…) et de mener une bonne conduite du changement pour assurer une adoption de la part des équipes. Il est donc crucial de bien choisir son outil dès le départ pour éviter une perte de temps… et d’argent !
Si les solutions disponibles sont nombreuses, toutes ne correspondent pas forcément à vos besoins ni à votre environnement de travail. Avant de vous lancer dans la recherche d’un logiciel, veillez à bien identifier vos besoins :
Une fois ce diagnostic effectué, vous pouvez entamer la recherche de l’outil le plus adapté à votre entreprise. Vos besoins spécifiques doivent évidemment guider votre choix, mais gardez en tête que trois critères restent universels, quel que soit votre contexte :
Ces trois éléments sont essentiels à la réussite de votre projet, car ils vont déterminer le taux d’adoption de l’outil par vos collaborateurs. Sans interface intuitive, accessible depuis les outils habituels, et sans bonne conduite du changement, les équipes n’utiliseront pas la solution et celle-ci n’aura alors aucun intérêt.
Pour qu’un logiciel de gestion du flex office crée une vraie valeur pour l’entreprise, il faut a minima un taux d’utilisation hebdomadaire de 90%. Ne négligez donc pas ces aspects cruciaux, qui vont déterminer le succès du déploiement !
Côté prix, la plupart des éditeurs de logiciel proposent des tarifs sur devis. Ne vous laissez pas méprendre par les solutions dites gratuites : elles cachent souvent des interfaces peu ergonomiques et des fonctionnalités trop limitées pour un usage professionnel.
Enfin, il convient également d’être vigilant quant aux applications qui proposent des fonctionnalités très variées et éloignées de leur cœur de métier : elles sont bien souvent inabouties. Parfois, il vaut mieux prendre plusieurs outils experts dans leur secteur et les intégrer ensemble (lorsque cela est possible), plutôt que de vouloir prendre un outil tout-en-un qui, au final, fait tout moyennement.
En entreprise, la maintenance et la propreté des espaces sont essentielles pour offrir la meilleure expérience collaborateur possible, tout particulièrement pour les environnements dynamiques où les espaces sont partagés et les taux d’occupation fluctuent !
C’est pourquoi MerciYanis a développé une solution innovante qui associe capteurs et objets connectés à une plateforme intuitive, pour piloter efficacement les environnements de travail.
Grâce à ses capteurs IoT, l’outil suit en temps réel l’occupation des espaces et déclenche automatiquement les interventions nécessaires. Le nettoyage et la maintenance ne suivent plus un planning figé, mais sont adaptés à l’usage réel des ressources et espaces. Une salle peu utilisée ? L’intervention est repoussée pour éviter des passages inutiles. À l’inverse, une zone très fréquentée bénéficie d’un entretien renforcé, garantissant un cadre de travail toujours optimal.
En parallèle, les collaborateurs peuvent signaler facilement un problème – un équipement en panne, un distributeur vide, une climatisation défectueuse – via un QR code ou une interface dédiée. Les demandes sont centralisées et automatiquement transmises aux équipes concernées, qui peuvent intervenir rapidement.
MerciYanis permet ainsi aux organisations d’assurer une exploitation plus fluide et plus réactive de leurs espaces, en garantissant aux collaborateurs un cadre de travail toujours opérationnel et bien entretenu.
Avec l’évolution des modes de travail et des politiques de mobilité, la gestion des parkings en entreprise devient un réel défi. Entre infrastructures multi-sites, diversité des utilisateurs et exigences accrues en flexibilité, les entreprises doivent adapter leur organisation pour répondre à ces nouveaux enjeux. Dans ce contexte, Izix propose une solution conçue pour simplifier et optimiser la gestion du stationnement, et qui s’intègre aux logiciels de gestion du bâtiment !
Grâce à un contrôle d’accès digitalisé, Izix automatise l’entrée et la sortie des véhicules sans recours aux badges physiques. Lecture des plaques d’immatriculation (ANPR), application mobile ou claviers connectés : ces technologies s’adaptent aux besoins des entreprises et garantissent un accès fluide et sécurisé.
L’outil permet également de définir des règles d’accès sur mesure, en attribuant des droits en fonction des profils d’utilisateurs (collaborateurs, visiteurs, etc.) et en ajustant les priorités selon les politiques internes.
En parallèle, le logiciel fournit des données précises sur l’occupation des parkings, permettant aux entreprises d’optimiser l’utilisation des places, d’anticiper les pics d’affluence et d’ajuster leur politique de stationnement.
Fort de ces multiples fonctionnalités, Izix s’impose aujourd’hui comme le leader européen de la gestion intelligente du parking !
Surfy digitalise la gestion des environnements de travail en offrant une cartographie interactive et dynamique des bureaux. Grâce à son éditeur de plan en ligne, les entreprises peuvent visualiser leurs espaces, ajuster leur configuration et réorganiser leur aménagement en fonction de l’évolution des besoins.
En plus d’offrir une vision centralisée des bureaux, Surfy est un outil collaboratif qui simplifie le pilotage des espaces et fait gagner un temps précieux aux équipes support. Grâce à des données d’occupation en temps réel, il permet de détecter rapidement les zones sous-utilisées et d’optimiser l’aménagement en fonction des usages réels. Le logiciel facilite également une refacturation précise des coûts d’exploitation, en attribuant les dépenses par centre de coût pour une gestion plus équitable et transparente des espaces de travail.
Le logiciel s’adresse à l’ensemble des fonctions support, et a déjà séduit de nombreuses grandes entreprises à l’instar de Danone, Orange ou TotalEnergies !
Corollaires du flex office, les casiers sont devenus indispensables dans un environnement sans poste attitré. En effet, ils offrent aux salariés un endroit sécurisé pour garder leurs effets personnels, leur évitant ainsi d’avoir à les transporter d’un jour à l’autre.
Pionnier dans la compréhension du rôle clé des casiers dans les nouveaux espaces de travail, Vecos a conçu un système innovant de casiers intelligents, qui simplifie l’expérience grâce à un accès fluide et sans effort. Plus besoin de clés ou de gestion administrative contraignante, l’ouverture, le changement et le partage des casiers se font en quelques secondes via une carte d’accès, une application, Apple Wallet, un code PIN ou même la reconnaissance faciale.
Au-delà de la gestion simplifiée, ce dispositif de casiers connectés permet d’optimiser les espaces, en réduisant le nombre de casiers nécessaires. Grâce à un suivi en temps réel et une gestion dynamique des attributions, les entreprises n’ont plus besoin d’un casier par salarié et peuvent ainsi libérer de l’espace.
Avec plus de 330 API intégrées, le logiciel s’intègre naturellement à tous les environnements de travail. La solution est déjà déployée dans plus de 50 pays, dans des entreprises comme La Poste, Sanofi ou Deloitte !
La généralisation du travail hybride offre de nouvelles opportunités pour optimiser les bureaux, à condition de disposer de données fiables sur leur occupation. Z#bre répond à ce besoin en fournissant des analyses précises sur l’utilisation réelle des espaces. Grâce à des capteurs IoT discrets et à faible consommation, la solution permet de suivre l’occupation des locaux sans nécessiter d’infrastructure lourde ni d’installation intrusive.
Les organisations peuvent ainsi identifier les surfaces sous-exploitées, adapter leurs aménagements et optimiser leurs ressources immobilières. En disposant d’indicateurs fiables, elles prennent des décisions basées sur l’usage réel des bureaux, évitant ainsi le gaspillage d’espace et les coûts inutiles.
Adopté par des entreprises comme Air France, BlaBlaCar ou TF1, Z#BRE accompagne les organisations vers une gestion plus rationnelle de leurs espaces de travail. Un atout clé dans un environnement dynamique, où l’occupation des bureaux varie au quotidien et nécessite une vision en temps réel pour ajuster les espaces efficacement.
Pour créer des espaces de travail réellement flexibles, il faut donner aux collaborateurs la liberté de s’installer où ils le souhaitent, sans contrainte. Mais comment concilier cette flexibilité avec des bureaux figés par des prises électriques ?
Osol répond à ce défi en supprimant la dépendance aux infrastructures électriques fixes grâce à un réseau de batteries intelligentes, offrant jusqu’à 12 heures d’autonomie pour un ordinateur portable et 90 heures pour un smartphone. Fini les prises, rallonges et chargeurs : les collaborateurs peuvent désormais travailler où ils le souhaitent en empruntant simplement une batterie via leur badge d’accès ou une application dédiée.
Cette autonomie énergétique permet aux entreprises de créer des environnements de travail modulables et évolutifs, tout en réalisant des économies : rationalisation des mètres carrés, moins de travaux d’aménagement et plus besoin d’acheter des chargeurs supplémentaires.
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