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Les scale-ups ne manquent pas d’imagination pour réinventer l’expérience collaborateur. Le pionnier de l’assurance santé 100 % digitale Alan n’échappe pas à la règle en affirmant une culture d’entreprise très forte, qui se retranscrit dans les modes de travail et jusque dans l’aménagement des bureaux.
Si l’on entend souvent que les pratiques innovantes des start-ups ne survivent pas au passage à l’échelle, Alan en est bien le contre-exemple parfait : avec plus de 700 collaborateurs aujourd’hui, l’entreprise n’a pas pour autant compromis ses méthodes de travail singulières, ni sa culture d’entreprise bâtie sur trois piliers majeurs : la transparence, l’autonomie et l’efficacité !
Morgane Pothimah, Workplace Experience Manager chez Alan, nous a partagé les détails de la conception de cet environnement de travail innovant, qui a dû s’adapter à une croissance fulgurante des effectifs (x70 en moins de huit ans), ainsi que les pratiques de travail mises en place pour faire vivre pleinement leur culture d’entreprise.
Suite à ce riche échange, nous en avons tiré sept idées fortes de la culture Workplace d’Alan que pourraient emprunter les grands groupes, pour gagner en productivité, recréer du lien et optimiser les bureaux en période de forte densification !
Si dans la plupart des entreprises, la prise de décision amène une réunion, Alan prend le contrepied en opérant l’intégralité de son processus décisionnel… à l’écrit !
Un positionnement fort, justifié par l’idée que l’écrit évite l’impulsivité, en obligeant chacun à prendre un temps de réflexion pour poser sa pensée et l’argumenter.
Pour ce faire, Alan utilise GitHub, un outil initialement pensé pour les développeurs web, dont ils ont détourné l’usage pour y héberger l’ensemble de leurs conversations liées à la prise de décision. Chaque sujet amène l’ouverture d’une discussion avec les interlocuteurs concernés, au sein de laquelle ils explicitent le périmètre, le contexte, les ressources utiles et l’échéance fixée pour aboutir à une décision.
Cette méthode permet ainsi d’assurer que chacun, sur site ou à distance, accède au même niveau d’information, mais aussi et surtout de créer un historique de tous les sujets traités par le passé, accessible à tous. Chacun peut accéder via GitHub à l’ensemble des processus décisionnels de l’entreprise, et ainsi éviter de reproduire des erreurs commises par le passé, ou bien, à l’inverse, réutiliser des bonnes pratiques qui ont déjà fonctionné !
Cela ne veut pas pour autant dire que les réunions sont inexistantes : elles sont simplement plus rares, et principalement dédiées au brainstorming. Les bureaux parisiens sont tout de même équipés de :
Précurseur du télétravail, Alan a depuis toujours adopté une culture hybride, offrant à l’ensemble de ses collaborateurs la possibilité de travailler d’où ils le souhaitent, partout en Europe.
À l’exception de l’équipe Workplace, qui doit être présente au moins quatre jour par semaine au siège parisien, tous les Alaners bénéficient d’une flexibilité totale sur le choix de leur lieu de travail.
Sur les 700 collaborateurs, 380 sont rattachés au bureau de Paris, tandis que les autres disposent, s’ils le souhaitent, d’un coworking à proximité de leur domicile. Dans ce cas précis, ils doivent se rendre a minima deux jours par semaine au coworking, pour assurer une certaine rentabilité de ces investissements.
Si ces espaces n’appartiennent pas à l’entreprise, ils ne sont pas pour autant dépourvus des marqueurs de l’identité Alan : la décoration respecte scrupuleusement les directives de l’équipe branding, et lorsque le siège parisien organise un événement, la chargée d’événements envoie aux coworkings un colis contenant les mêmes éléments de décoration et goodies que ceux présents au bureau de Paris.
Des rituels annuels ont également été mis en place pour assurer une cohésion de ces équipes dispersées :
À cela s’ajoute l’envoi d’une newsletter hebdomadaire, partageant les grandes nouvelles de chaque équipe, pour animer la vie d’entreprise, même à distance !
La flexibilité promue par Alan va même jusque dans l’aménagement des espaces, conçus en flex office, avec un zoning par équipe. Les bureaux disposent aujourd’hui de 210 postes de travail, pour les 380 collaborateurs rattachés au siège parisien, soit un taux de flex de 0,55. À noter que ceux qui se rendent au bureau plus de quatre jours par semaine peuvent demander un poste fixe.
Tous les ans en moyenne, Alan organise ce qu’ils appellent un “reshuffle”, c’est-à-dire une rotation des quartiers d’équipes. L’objectif : permettre à chacun d’expérimenter un nouvel espace du bureau, pour créer de nouveaux flux et encourager de nouvelles rencontres.
Pour déterminer le nombre de places par équipe, l’équipe Workplace utilise les données d’occupation, collectées par l’équipe IT via les badges et connexions à la messagerie interne, en prenant soin d’exclure les données du lundi et du vendredi, qui ne reflètent pas la présence moyenne réelle. Volontairement, ils font peu de projections sur l’augmentation des effectifs, car ils ne peuvent savoir à l’avance où seront localisées les prochaines recrues, ni si elles auront l’intention de se rendre au bureau.
Afin d’assurer une marge de sécurité, ils prévoient, en plus de ce que disent les données d’occupation, un certain nombre de postes additionnels, proportionnel à la présence observée de l’équipe :
La “transparence radicale” constitue l’un des principes structurants de la culture d’Alan : rémunérations, santé financière, nouveaux projets, levées de fonds… aucune information n’est considérée comme confidentielle (si ce n’est les données relatives à la santé bien entendu).
L’objectif est double :
Cette transparence se traduit jusque dans l’aménagement des bureaux, où les salles de réunion sont complètement transparentes, offrant la possibilité à quiconque passe devant de voir ce qui y est présenté.
Imaginez un monde où vous lancez un projet qui était géré auparavant par une personne ayant quitté l’entreprise, et vous avez à disposition un agent virtuel pour répondre à toutes vos questions, vous donner les bonnes pratiques et vous prévenir des erreurs à ne pas commettre.
Ce monde existe bel et bien chez Alan !
Grâce à sa culture de la documentation, Alan a pu mettre en place la plateforme IA Dust, qui permet de créer des agents personnalisés ayant accès aux outils et documentations internes de l’entreprise.
Chaque décision chez Alan étant prise à l’écrit, avec la mention des interlocuteurs ayant participé à la discussion, le compte rendu final de ce qui a fonctionné et de ce qui n’a pas marché, le niveau d’information auquel l’IA a accès est colossal. L’agent peut ainsi répondre à toutes les questions que pourrait avoir un collaborateur qui travaille sur un projet spécifique, facilitant ainsi la prise de décision, en toute autonomie.
Le pionnier de l’assurance 100 % digitale a développé plus de 150 agents, qui répondent à des besoins précis. Dans le cadre de l’équipe Workplace, ces agents ont notamment permis à Morgane Pothimah de :
Au-delà de l’accès à l’information, l’équipe Workplace d’Alan a également utilisé l’IA pour développer un agent virtuel dédié à la gestion du ticketing. Ce dernier, en cours d’amélioration, permet de labelliser les tickets et de répondre à un tiers des demandes entrantes. Si cette part a vocation à s’accroître, elle ne pourra jamais résoudre 100 % des tickets, car certaines actions requièrent une intervention physique qui ne peut être traitée par l’IA.
Avec une équipe disséminée dans quatre pays (France, Espagne, Belgique et Canada), Alan doit redoubler d’efforts pour créer du lien entre les collaborateurs. Pour cela, l’équipe dédiée aux outils internes a mis en place un concept innovant : “le matching de café aléatoire”. Chaque mois, les collaborateurs sont invités à prendre un café avec un collègue tiré au sort, en virtuel ou en physique selon leur localisation.
En outre, les Alaners rattachés au siège parisien bénéficient d’une salle de sport dédiée aux cours collectifs, avec au moins une session organisée chaque jour. Le choix de ne pas installer de machines individuelles n’est pas anodin : l’objectif est de favoriser l’émulation collective à travers la pratique sportive.
Alan a fait un choix stratégique lorsqu’il a décidé de quitter ses locaux du 5ème arrondissement début 2019. Ils n’étaient alors que 150 collaborateurs, mais savaient que le prochain bureau devrait absorber une forte croissance des effectifs.
Ils ont ainsi décidé d’emménager dans l’immeuble du 117 Quai de Valmy, en occupant deux étages (2162 mètres carrés pour 80 postes de travail), sachant qu’ils auraient la possibilité d’en louer d’autres à l’avenir !
Progressivement, l’entreprise a acquis de nouveaux étages, occupant désormais 6 400 mètres carrés de surfaces, soit 80 % de l’immeuble.
N’ayant pas besoin actuellement de l’ensemble des espaces loués, ils en sous-louent la moitié à d’autres entreprises, en gérant eux-mêmes les sous-locations, ainsi que les travaux induits.
Ils ont renouvelé leur bail l’an passé et envisagent de récupérer une partie des espaces sous-loués pour répondre à la croissance des effectifs, qui a déjà été adressée en partie en transformant des salles de réunion en espaces de bureau.
L’objectif à terme : viser un taux d’occupation des bureaux de 75 % - afin de conserver de la flexibilité pour les personnes qui viennent au bureau moins régulièrement - celui actuel excédant les 80 %.
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