Sous-location de bureaux : quelles sont les règles à respecter ?

Future of work
January 22, 2024
Publié par
Héloïse

Du fait de l’avènement du télétravail, le travail hybride est en plein boom, et les bureaux physiques se vident. La surface des bureaux vacants en Ile-de-France au 31 décembre 2023 s’élevaient à 4 759 000 m², soit 10% de plus par rapport à l’année précédente d’après le baromètre Immostat du dernier trimestre 2023.

Afin d’éviter de supporter des frais professionnels inutiles, de nombreuses sociétés se tournent vers la sous-location de bureaux et le flex office. Mais sous-louer des baux commerciaux en France est un sujet complexe. Deskare vous détaille les règles précises à respecter pour sous-louer un bureau professionnel légalement.

Sous-location de bureaux : est-ce autorisé par la loi ?

Comprendre le principe d’interdiction de la sous-location de bureaux

Le cadre juridique de la sous-location de bureaux est défini à l'article L145-32 du Code de commerce. Ce texte prévoit que la sous-location est, par défaut, interdite, sauf en cas d’obtention d’une autorisation explicite du bailleur. Concrètement, même si votre bail commercial n'interdit pas expressément la sous-location, vous ne pouvez pas sous-louer votre espace de bureau sans l'accord de votre bailleur.

Bon à savoir : Si vous souhaitez sous-louer vos bureaux afin de mettre en place de nouveaux mode de travail (par exemple, le flex office), faites attention à bien respecter le cadre juridique du flex office et à calculer le bon taux de foisonnement.

Demander l’autorisation écrite du bailleur pour une sous-location régulière

L’autorisation ne peut pas prendre la forme d’un accord verbal ou informel. Pour garantir la légalité et la validité de votre accord de sous-location, vous devez obtenir une autorisation écrite. Il est recommandé qu’elle soit envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception ou transmise par un acte d'huissier (désormais appelé commissaire de justice). Cela vous fournit une preuve tangible de l'accord, qui vous sera utile en cas de litiges futurs.

Quels sont les risques de la sous-location de bureaux ?

Connaître les risques en cas de sous-location autorisée

En tant que locataire principal, vous restez entièrement responsable envers le bailleur pour toutes les obligations du bail initial, y compris le paiement du loyer et le maintien de l'état du local.

Cela signifie que si votre sous-locataire cause des dommages au bureau ou manque à ses obligations (comme le paiement du loyer), vous serez tenu pour responsable vis-à-vis du bailleur (Cour d’appel de Colmar, 1er avril 2016, n° 14/00050).

De plus, vous devez veiller à ce que les conditions de la sous-location respectent les termes de votre bail principal, notamment en ce qui concerne l'utilisation des locaux et les activités autorisées.

Ne pas négliger les risques en cas de sous-location interdite

La sous-location non régulière est risquée pour le locataire principal. Voici les principaux risques encourus prévus à l’article L145-17 du Code de commerce :

  • Le risque d'un refus de renouvellement du bail commercial par le bailleur, sans indemnité d'éviction,
  • La résiliation du bail principal avant son terme, en particulier si le bail interdit explicitement la sous-location.

Sous-location de bureaux : quelles sont les règles clés à appliquer ?

Respecter les règles de fixation du montant du loyer en sous-location

Tout d’abord, vous devez veiller à demander au sous-locataire un loyer qui n’excède pas celui du bail principal. Cette restriction vise à éviter les situations où le locataire principal profite indûment de la sous-location. En cas de non-respect de cette règle, le bailleur principal a le droit de demander une augmentation du loyer principal.

Ensuite, toute augmentation du loyer doit être faite dans le respect des règles applicables (par exemple, les règles d’encadrement des loyers dans les zones tendues). Il est recommandé de faire appel aux services d’un expert, comme un avocat en droit immobilier, pour être certain de ne rien oublier.

Rédiger une convention de sous-location

Le contrat de sous-location doit être soigneusement rédigé pour éviter tout malentendu ou désaccord ultérieur entre entreprises. Cette convention assure également que toutes les parties sont sur la même longueur d'onde concernant les obligations et les droits découlant de la sous-location.

Vous devez impérativement prévoir au contrat de sous-location les mentions suivantes :

  • Décrire avec précision le local loué (surface, mobilier, etc.),
  • Donner des informations sur le type d’activité qu’exercera le sous-locataire dans le local,
  • Indiquer le prix du loyer,
  • Répartir les charges entre le locataire et le sous-locataire,
  • Prévoir la répartition des responsabilités entre le sous-locataire et le locataire à l'égard du propriétaire,
  • Mentionner la durée de la sous-location (attention à ne pas prévoir une durée plus longue que le temps restant avant l’échéance de votre bail).

Le contrat doit être signé par les deux locataires, c’est-à-dire le locataire principal et le sous-locataire.

Alternative à la sous-location : opter pour une convention de mise à disposition d’espaces

Les conventions de mise à disposition d'espaces avec services sont une alternative à la sous-location. Elles sont particulièrement adaptées à des projets spécifiques comme le coworking ou l'organisation d'événements.

Ces conventions permettent au locataire principal de partager leur espace de travail. Elles impliquent la fourniture d’une prestation de service, en plus de la mise à disposition du local (exemples : accès internet, électricité, nettoyage, etc.). Ces conventions doivent être rédigées en des termes clairs, définissant les responsabilités et les droits de chaque partie. Le locataire principal doit obtenir l'accord du bailleur pour modifier la clause de destination du bail commercial et doit s'assurer que les conditions de mise à disposition respectent le cadre légal.

Attention : Cette convention ne doit pas servir à cacher une véritable sous-location interdite par le bail. Le cas échéant, la résiliation de votre bail pourrait être prononcée (Cour d’appel de Paris, pôle 5, ch. 3, 16 mars 2016, no 14/02798). Pour éviter la confusion, Maître Nejma Labidi, avocate au Barreau de Paris, dans un article pour le Village de La Justice, préconise de :

“[…] rédiger soigneusement les contrats qui seront conclus afin d’éviter tout risque de requalification en contrat de sous-location, mettre davantage l’accent sur les services, de préciser que les locaux sont meublés et qu’il est interdit aux bénéficiaires d’installer un équipement propre, que le local ou l’espace mis à disposition est interchangeable à la volonté du prestataire de services etc. et indiquer (exclusivement) l’activité de prestataire de service dans les statuts”.

Vous avez obtenu l’autorisation de sous-louer vos bureaux ou vous venez de procéder à l'achat de vos locaux ? Vous envisagez de mettre en place du travail hybride et/ou du flex office dans votre entreprise ? Ces nouveaux modes de travail offrent non seulement un meilleur équilibre travail-vie personnelle à vos employés, mais peuvent également contribuer à une réduction significative des dépenses immobilières.

Deskare, notre outil de gestion du flex office, est conçu pour simplifier l’organisation de la présence de vos équipes et la répartition de vos espaces, pour une efficacité maximale dans un environnement de travail hybride.