Flex office : mode passagère ou nouvelle norme ?

Pourquoi pense-t-on que le flex office est une mode passagère ?

Le flex office a connu un véritable essor après la crise du Covid-19 et reste aujourd’hui largement associé à la pratique du télétravail.

Or, depuis fin 2024, la tendance du retour au bureau, initiée outre-Atlantique, gagne certaines entreprises françaises qui font marche arrière sur leur politique hybride (Société Générale, Ubisoft…). Celles ayant déjà adopté le flex office se retrouvent alors parfois confrontées à des difficultés pour accueillir l’ensemble de leurs collaborateurs dans des espaces devenus trop petits.

Si le flex office n’existe qu’à travers l’hybride, n’est-il pas, lui aussi, voué à disparaître avec lui ?

Pourquoi cette idée est fausse ?

Avant toute chose, il convient de rappeler que la situation hybride française diffère sensiblement de celle observée aux États-Unis. En Hexagone, le modèle du 100% télétravail fait figure d’exception, et le recours au travail hybride est à la fois plus répandu (75% des entreprises concernées), inscrit dans les contrats de travail et plus encadré : 1,5 jour par semaine en moyenne (JLL, Future of Work 2024, L’immobilier, levier de création de valeur pour les organisations de demain).

De fait, le “rappel au bureau” reste lui aussi plus nuancé : quand Amazon exige la fin du télétravail outre-Atlantique, Ubisoft fixe trois jours de présence par semaine, Saint-Gobain quatre…

De manière générale, les experts s’accordent à dire que, même si le curseur peut encore évoluer, il est peu probable que les employeurs remettent en cause une pratique désormais perçue comme un véritable “acquis social”.

Près d’un télétravailleur sur deux se dit d’ailleurs prêt à démissionner si cette liberté venait à lui être retirée (Baromètre Actineo 2025).

Cela étant dit, même en l’absence de télétravail, le flex office (avec réduction du taux de foisonnement) ne deviendrait pas pour autant un modèle caduc.

En effet, les collaborateurs ne sont jamais tous présents simultanément : une part non négligeable est en congés, en déplacement ou absente. Les données collectées par Deskare indiquent que cette part représente environ 20 % des effectifs, un chiffre confirmé par Guillaume Coquet (Real Estate Manager chez BIC), qui affirme que les taux d’occupation pré-pandémie avoisinaient 80 %.

👉 Voir l’article : Le flex office et la chaise musicale : mythe ou réalité ?

Dès lors, même sans politique hybride, une entreprise pourrait mettre en place le flex office avec moins d’un poste de travail par collaborateur.

Une récente étude JLL montre d’ailleurs que 23% des salariés en flex office ne pratiquent pas le télétravail (JLL, Le flex-office : une réponse aux enjeux de son temps, 2024).

Pour Benoît Meyronin, Professeur à Grenoble École de Management, le flex office est un modèle durable, non seulement parce qu’il accompagne l’évolution des modes de travail (hybridité, flexibilité), mais aussi et surtout car il répond à des enjeux économiques et RSE. En effet, l’optimisation des mètres carrés induites par le flex office permet de réduire le deuxième poste de dépense des entreprises - l’immobilier - tout en diminuant mécaniquement leur empreinte environnementale (moins de surfaces à chauffer, éclairer ou entretenir).

Comment déjouer cette idée ?

Comment créer un flex office durable dans le temps et convaincre le Top Management de sa pérennité ?

1. Définissez un taux de flex en adéquation avec votre politique hybride et vos perspectives de croissance.

Votre aménagement doit rester pertinent aujourd’hui comme dans deux ans. Une erreur fréquente consiste à négliger le volume de recrutements à venir : un taux de flex bien dimensionné dès le départ vous évite de saturer vos espaces trop rapidement.

👉 À lire également : Quels critères prendre en compte pour déterminer le « bon taux de flex office » ?

2. Pérennisez votre politique hybride.

Le rythme de télétravail de votre entreprise a un impact immédiat sur le taux de présence au bureau. Pour éviter tout revirement qui rendrait votre organisation caduque, formalisez vos pratiques hybrides dans les accords collectifs ou dans les contrats de travail.

3. Appuyez vos décisions d’aménagement sur la donnée d’occupation.

Pour convaincre le CODIR que le flex office n’est pas une lubie, rien de mieux que de leur montrer les taux d’occupation actuels de vos bureaux ! Dès qu’ils verront que ces derniers n’excèdent pas les 80% (voire 50% si votre entreprise pratique le télétravail), ils percevront le flex office comme une réponse pragmatique et durable pour adapter les bureaux aux usages réels, tout réduisant leurs coûts et leur empreinte carbone.‍

4. Concevez vos espaces en phase avec les nouveaux usages.

Le flex office est avant tout une réponse à la transformation du rôle du bureau, qui, avec l’essor de l’hybride, devient plus que jamais un lieu d’échanges et de collaboration. Bien conçu, un environnement dynamique est vecteur d’innovation pour l’entreprise… et restera pertinent encore de nombreuses années !

👉 Sur le même sujet : Le faux procès du flex office sur la collaboration.

5. Pratiquez le “test and learn”.

Un flex office durable est un modèle vivant. Une fois la mise en place terminée, continuez de mesurer vos taux d’occupation pour optimiser vos aménagements, et menez régulièrement des enquêtes internes pour identifier les points de friction.

Pour aller plus loin :

👉 Découvrez l’exemple d’Allianz qui, grâce à son organisation en flex office, a pu fermer tous les vendredi pendant l’hiver l’un de ses sites pour réduire sa consommation énergétique.