Pourquoi pense-t-on cela ?

En supprimant le poste de travail attitré, le flex office nourrit la crainte d’une perte de proximité immédiate avec son équipe, et donc d’une collaboration moins fluide  : « si on ne sait pas où l’on va s’asseoir, il y a peu de chances de se retrouver à côté de son équipe ».

Or, la collaboration entre collègues constitue aujourd’hui la première motivation des collaborateurs à se rendre au bureau (baromètre Actineo 2025).

Concevoir un environnement qui l’entraverait semblerait donc aller à rebours de leur attente principale.

Pourquoi cette idée est fausse ?

Cette idée provient d’une vision erronée du bureau partagé : en réalité, les entreprises ne choisissent que très rarement un “flex total” : elles mettent en place des territoires d’équipes au sein desquels les postes sont mutualisés. Les équipes ne sont donc pas disséminées à travers plusieurs étages du bureau, mais se retrouvent dans un quartier qui leur est dédié.

De plus, la libération d’espace et les économies induites par le passage au flex office permettent aux entreprises d’investir dans une palette de zones dédiées au travail collaboratif (ateliers, espaces informels, bulles de réunion…).

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C’est d’ailleurs l’une des raisons qui pousse les dirigeants à adopter cette organisation dynamique, car lorsque l’aménagement offre une variété d’espaces pour travailler à plusieurs, la collaboration gagne en efficacité !

Comment déjouer cette idée ?

Comment concevoir un aménagement en flex office vecteur de collaboration ?

1. Mettez en place un macro-zoning adapté, organisé en territoire d’équipes.

Cela permettra de rassurer les collaborateurs sur le fait qu’ils seront à proximité de leurs collègues lorsqu’ils se rendent au bureau. Prévoyez également des zones de débordement mobilisables par une équipe, en cas d’affluence.

2. Équipez-vous d’un logiciel de gestion du flex office qui permet la réservation d’espaces de travail. 

‍Pour offrir à vos collaborateurs la possibilité de choisir un poste à côté des personnes avec qui ils ont besoin de collaborer.

C’est notamment ce que propose Deskare, avec une solution de desk booking intuitive, directement accessible depuis votre outil de communication interne (Micosoft Teams, Slack…). L’outil offre également une vue sur la présence et l’emplacement des collaborateurs, permettant ainsi d’identifier à l’avance les journées les plus pertinentes pour venir au bureau et de localiser facilement un collègue sans perdre de temps à le chercher.

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3. Utilisez les mètres carrés libérés pour créer des espaces collaboratifs variés.

Zones d’atelier dédiés aux travaux de groupe et aux sessions de co-création, bulles de réunion, espaces informels… Pensez votre nouvel aménagement en flex office comme l’opportunité de créer un environnement qui stimule les échanges, en travaillant sur les espaces, mais aussi les circulations.

Avec l’essor du travail hybride, le rôle du bureau a changé, les collaborateurs viennent principalement sur site pour collaborer et créer du lien social, il devient donc nécessaire que vos aménagements répondent à ces nouveaux usages.

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4. Encouragez les managers à organiser régulièrement des journée d’équipes sur site.

Pour renforcer la cohésion de ses membres, condition nécessaire à toute bonne collaboration. Garant de la dynamique collective, le manager joue un rôle d’autant plus important dans un environnement flexible, car il se doit de mettre en place des rituels qui stimulent l’émulation de groupe.

Comme le souligne Benoît Meyronin (Professeur en transformation managériale à Grenoble École de Management), au-delà des aménagements, la collaboration est avant tout un état d’esprit, qui doit être impulsé par le Top Management, et relayé au quotidien par les managers.

Pour aller plus loin :

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