Repenser un environnement de travail ne se limite pas à l’installation d’un babyfoot dans une cafétéria ou à la création d’une nouvelle salle de réunion. Rénover ou créer des aménagements de bureau pose la question du type d’espaces à créer, de leur nombre et des fonctionnalités à y inclure. Loin de l’open space uniforme d’antan, différents lieux de vie sont à imaginer.
L’agencement divisé en zones, constitue un « menu » dans lequel le collaborateur pourra piocher au gré des besoins de l’activité, tout au long de la journée. Mener la réflexion en interne ou faire appel à une entreprise spécialisée en agencement de bureau permet de mêler créativité et respect des besoins incontournables des collaborateurs.
Pour démarrer des travaux de réaménagement, s’interroger sur les modes de travail des équipes actuels est un prérequis incontournable de la phase de conception. “On passe nécessairement par une phase de recueil des besoins, on fait toujours du sur-mesure”, explique Philippe Savajols, président du groupe Isospace, spécialiste de l’aménagement d’espaces dans le domaine tertiaire, en points de vente et dans l’hôtellerie.
Wilco Poppelier, Global lead Workplace Strategy and Design de la plateforme de travail collaboratif Miro abonde : “Il s'agit d'écouter les collaborateurs pour savoir ce dont ils ont besoin pour accomplir leur travail !”
Vos équipes travaillent-elles plutôt chacune dans leur coin ? En silos ? Les modes de fonctionnement de votre organisation sont-ils individualistes ou collaboratifs ? Les activités nécessitent-elles de la concentration ou de la collaboration ?
Dans le premier cas, une organisation comprenant des espaces séparés, isolés, voire semi-cloisonnés conviendra mieux à l’activité et permettra d’obtenir un environnement plus silencieux. A contrario, une tâche nécessitant un travail en équipe incitera à privilégier des espaces de bureaux moins cloisonnés ou des espaces de réunion collaboratifs. Comme le relève Philippe Savajols, chaque équipe peut avoir des besoins différents :
“Par exemple pour des équipes de comptabilité, on va prévoir des salles de réunion avec une acoustique renforcée dans un souci de confidentialité. Pour des équipes plus créatives en espace ouvert, une cafétéria pourra faire office de salle de réunion pour des meetings sans besoin d’écrans.”
Une organisation très transversale faisant la part belle aux activités interservices et aux réunions de brainstorming demandera de vastes espaces de travail ou labs créatifs modulables. Y-a-t-il beaucoup de réunion dans le département ? Des séminaires fréquents ? Il faudra prévoir les espaces correspondants, de taille suffisante pour accueillir les équipes en présentiel.
De nombreux échanges téléphoniques ? Ne pas oublier les phoneboxs et autres bulles de confidentialité.
Enfin, si le mode de fonctionnement est hybride, les équipements correspondants pour permettre les échanges avec les collaborateurs à distance seront nécessaires (webcams, écrans, systèmes de visio-conférence).
“Il existe des métriques, des grandes règles à respecter, par exemple pour définir le nombre de salles de réunions nécessaire. Mais l’important lors de la phase de recueil de besoins est d’abord de comprendre la culture de l’entreprise, son approche du bien-être. Il faut rencontrer le client, se faire expliquer la culture, analyser le look-and-feel du site Internet par exemple.” souligne encore Philippe Savajols.
Inutile de proposer des ambiances trop déconnectées de l’identité de l’entreprise, par exemple des couleurs agressives pour une entreprise assez sobre. Ou des salles de réunion austères pour des équipes de créatifs. Une bonne initiative est de décliner la charte couleur de la marque pour proposer des gammes d’agencements ou de mobilier en accord avec les tons de son identité.
Lancer un réaménagement des espaces est aussi l’occasion de proposer une organisation ou des manières de travailler différentes, notamment du point de vue des liens managériaux. Une équipe de conseillers clientèle dans l’industrie a ainsi choisi de casser l’organisation en espaces plateau séparés par produits pour un regroupement autour d’un îlot central. Cela leur a permis de renforcer les synergies entre les différents pôles et de mutualiser certaines activités. La proximité de l’ensemble des équipes autour d’un même chef a également permis de rendre plus concrets les liens managériaux.
Pour les entreprises souhaitant apaiser les rapports hiérarchiques, supprimer les bureaux fermés peut être le moyen d’impulser un nouveau style de management. Ainsi, un groupe dans le domaine des médias a choisi d’installer ses chefs adjoints au sein même des équipes rédactionnelles, afin de gommer le côté statutaire du bureau fermé.
Le groupe Vinci Immobilier a choisi d’accompagner l’évolution de ses métiers et de sa croissance en repensant ses différents espaces en zones de concentration, de rencontre ou de réception dans son nouveau siège à Nanterre. Une façon d’ancrer spatialement l’évolution des métiers et des compétences attendues.
Un cabinet d’avocats a repensé sa cafétéria, d’un espace fermé exigu en un vaste îlot central, permettant de favoriser les échanges et de garantir des moments de convivialité différents.
“On n’a pas le toupet d’expliquer au client leur travail, mais à partir du moment où on a une intention, de type ”je veux casser un peu les codes chez moi, je veux décloisonner”, on sait ce qui peut fonctionner, et on les accompagne dans un esprit de conception et de change management”, analyse Philippe Savajols.
Réfléchir aux zones de travail et de réunion ne suffit pas. Créer des espaces chaleureux qu’on ne retrouve pas chez soi est clé, comme le confirme le président du groupe Isospace : “Les bureaux doivent être sympas sinon les gens rentrent chez eux”. Wilco Poppelier approuve : “Mon conseil serait d'entamer une conversation, d'explorer et de comprendre ce dont les salariés ont besoin pour qu'une journée au bureau soit réussie."
“Si vous passez en flex, il faut proposer des zones de décompression. Des endroits de convivialité et d’échange, mais aussi des zones de silence ou de sieste. Chez Free, on a réfléchi à un restaurant-cafétéria ouvert 24h sur 24 pour leurs techs, c’est important pour des collaborateurs qui ont des horaires différents” Philippe Savajols.
Enfin, si les bureaux sont ouverts à des externes (des visiteurs, des clients, des prospects, des acheteurs, des actionnaires, des candidats), optimiser les lieux qui leur sont dédiés est un vrai plus. Salles de réunion plus haut de gamme, espaces d’attente dédiés avec bornes de chargement mobile, espaces lounge, etc. Autant d’espaces signature qui feront la différence.
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