Équipement télétravail : les indispensables pour vos collaborateurs

Avec le boom du télétravail, la multiplication des espaces partagés et la généralisation des outils collaboratifs, les entreprises ont facilement l’opportunité de permettre à leurs employés de travailler à distance. Ce phénomène a évidemment des implications sur le plan de l’aménagement du lieu de travail dans son ensemble : au bureau et à la maison. Effectivement, les salariés ont besoin d’être correctement installés à leur poste de travail et bien équipés, peu importe d’où ils travaillent.

Pour bien préparer votre entreprise à faire face au télétravail, tout en optimisant les performances et la concentration de chacun, il est nécessaire de se pencher sur les meilleures solutions à adopter, notamment pour la productivité en télétravail ou encore mettre en place une charte télétravail. On vous explique tout dans cet article !

Le matériel du télétravailleur pour une bonne ergonomie

En télétravail, les bonnes pratiques sont les mêmes qu’en open space, dans les locaux de l’entreprise. Le collaborateur a besoin d’un mobilier de bureau professionnel, bien éclairé et ergonomique. La véritable différence réside dans le fait de pouvoir équiper votre espace en fonction de l’environnement et du budget. Découvrez notre liste regroupant le matériel indispensable pour assurer confort et productivité, tout en limitant les risques liés aux mauvaises postures :

• Un bureau et une chaise ou un fauteuil adapté : l’aménagement de bureau est la base pour assurer une bonne ergonomie. En télétravail, le bureau représente un espace séparant la vie professionnelle et la vie personnelle. Il est à placer dans un endroit lumineux, où l’on se sent bien et loin des nuisances sonores. Pour l’accompagner, pensez à un bon siège de bureau qui saura préserver le dos et dans lequel il est confortable de rester assis toute la journée.
• Un ordinateur et un double écran d’ordinateur : que serait le télétravail sans ordinateur ? L’idée est de s’assurer que chaque employé bénéficie d’un ordinateur qu’il peut utiliser même en télétravail. L’ordinateur portable semble être une bonne solution, pratique et écologique : un seul appareil pour les jours de présence au bureau et à distance. L’option webcam est indispensable pour garder le contact. Le double écran, quant à lui, est un véritable plus pour organiser ses différentes tâches et gagner en productivité.
• Le clavier et la souris : pour une posture optimale. Comme au bureau, ces équipements viendront renforcer l’expérience des collaborateurs à distance. Pensez aux modèles sans fil pour une meilleure utilisation.
• Un téléphone : selon l’organisation de l’entreprise et le poste occupé, un smartphone peut être utile. Souvent, des outils de communication intégrés à l’ordinateur suffisent. Nous y revenons un peu plus loin dans cet article 👇
• L’éclairage : un indispensable à ne pas négliger. En plus de la lumière du jour, pensez à des lampes de bureau avec éclairage fonctionnel.
• La connexion internet : c’est un peu le principe du “pas de bas, pas de chocolat”. Les métiers où le télétravail est possible sont digitalisés, donc sans accès internet, il est très difficile, voire impossible, d’utiliser les outils nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Avant toute chose, assurez-vous que vos salariés possèdent une bonne connexion !

👉 Notre astuce : placez l’équipement de vos collaborateurs au cœur de leur bien-être au travail, en vous faisant accompagner !

Si vous souhaitez fournir des environnements de qualité à vos équipes, même en télétravail, la liste peut être longue. Vous ne savez pas par quel bout la prendre ? Pour vous aider dans la gestion de votre parc informatique, des solutions existent. C’est l’exemple de Fleet, qui simplifie l'acquisition, la gestion et le renouvellement des ordinateurs des startups et des PME, via un abonnement clé en main et un véritable accompagnement. Leur plateforme de gestion de flotte permet d’assurer le bon matériel, pour le bon salarié !

Les solutions collaboratives pour maintenir une proximité relationnelle

Bien équiper ses salariés en télétravail augmentera leur confort, leur efficacité et donc leur productivité. L’idée est de les rendre 100% autonomes dans la bonne réalisation de leurs tâches, même à distance. Quand on pense équipement de travail, on pense souvent à l’aspect tangible que nous venons de voir. Mais il ne faut pas négliger l’aspect numérique et ses avantages.

Les outils de communication interne accessibles de partout

De nombreuses solutions existent afin de faciliter la communication entre les collaborateurs, qu’ils soient sur site ou travaillent depuis un tiers-lieu. Au-delà des téléphones, des plateformes ne cessent de se développer. Pour faciliter les échanges au sein des équipes, il est primordial de leur fournir un système de visio conférence et de chat. La collaboration et la prise de rendez-vous sont alors facilitées, au profit de l’avancement des projets de l’entreprise.

👉 Des outils tels que Teams, Slack, Skype ou encore Google meet, permettent à tous les collaborateurs de discuter en ligne et de partager des documents de manière simple et intuitive, peu importe le lieu de travail.

Le travail asynchrone au service de l’entreprise hybride

Avec le travail synchrone, tout le monde travaille au même moment, selon les mêmes rituels : horaires fixes, pauses café ou encore réunions. C’est l’organisation du travail telle que nous la connaissions avant les chamboulements apportés par la crise sanitaire.

Par opposition, le travail asynchrone représente une nouvelle façon de travailler et concerne également toute une équipe, voire même toute l’entreprise. Mais ici, l’idée est que chacun puisse travailler sur un projet en cours, sans avoir besoin que les autres travaillent en même temps, tout en avançant dans une direction commune, vers un même objectif.

L’organisation asynchrone prend de plus en plus de place dans de nombreuses organisations, notamment depuis la démocratisation du télétravail. Les salariés peuvent ainsi avancer à leur propre rythme, sans nécessairement avoir besoin de leurs collègues. L’interaction se fait au profit du partage de l’information et n’est plus cantonnée aux points d’équipes ou aux réunions ; elle se fait sans déranger les autres membres de l’équipes.

Cette organisation du travail prend tout son sens lorsque l’entreprise pratique le Work from anywhere et que les collaborateurs travaillent selon différents fuseaux horaires, comme c’est le cas chez Swapcard.

👉 Ce mode de fonctionnement est facilité par certaines plateformes. Chez Deskare, nous utilisons Notion au quotidien. Cela nous permet de gérer nos priorités, nos projets, de centraliser l’information et de la rendre accessible à toute l’équipe. D’autres outils existent : Monday, Wimi ou encore Elium.

La sécurité informatique pour un télétravail sans risque

La sécurité des données informatiques est un véritable enjeu pour les services IT des entreprises. Nous vous recommandons de consulter régulièrement des sites gouvernementaux tels que Cyber Malveillance, pour vous tenir informés. Vous limiterez ainsi les risques de cybercriminalité envers votre organisation.

Comme dit l’adage : “Mieux vaut prévenir que guérir” ! Pour une mise en place sereine du télétravail et pour éviter de lourdes conséquences financières, juridiques ou encore sur votre image de marque, il est indispensable d’adopter des mesures préventives. Cela sécurisera l’environnement de travail, même à distance. Nous avons regroupé pour vous, quelques bonnes pratiques :

• Travailler avec le service IT pour mettre en place des antivirus et autres protections ; et respecter les directives de sécurité : l’objectif est de protéger l’entreprise et ses employés.
• Communiquer régulièrement les consignes à l’ensemble des collaborateurs : l’idée n’est pas de créer un environment anxiogène, mais plutôt de veiller à la sécurité de tous. Vous pouvez, par exemple, aider vos collaborateurs à renforcer la sécurité des mots de passe : des codes longs, variés et présentant de la complexité. Pensez à la double authentification.
• Être vigilant par rapport aux emails et messages reçus pour éviter certains risques : phishing (usurpation d’identité via messages), ransomware (bloquer l’accès aux données pour obtenir une rançon), vol de données ou encore faux ordres de virement. La connaissance de ces méthodes et une bonne analyse des messages reçus permet généralement d’éviter ses dégâts, qui peuvent nuire à toute l’entreprise, allant même jusqu’à l’arrêt de l’activité.

Vous l’aurez compris, après l’obligation de télétravailler, place à la démocratisation de la pratique. De bonnes conditions sont alors à réunir. Avoir du matériel de travail adapté et du mobilier ergonomique en fait partie. Cela permet de limiter les risques physiques (musculo-squelettiques, visuels, mal de dos, etc.) et de favoriser le bien-être des collaborateurs, même à distance.

Au-delà de l’ordinateur, vous pouvez même aller jusqu’à fournir du matériel à vos collaborateurs, tels que des fournitures, des accessoires de bureau, des fauteuils ergonomiques. Vous pouvez aussi participer financièrement à la création de véritables espaces de travail à la maison. La mise en place d’une indemnité télétravail est aussi possible.

Pour finir, n’oubliez pas que la communication est la clé pour tous les postes de travail : prévention, bonnes pratiques, consignes de sécurité… Le bien-être physique et mental de vos collaborateurs vous remerciera !