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Les 5 choses à savoir sur l’indemnité télétravail

Future of work
June 1, 2022
Publié par
Vianney

Indemnité forfaitaire de télétravail, prime télétravail, indemnité télétravail, allocation forfaitaire, frais de télétravail... Ces termes reviennent souvent dans les sujets des DRH et des CSE des entreprises depuis le passage au travail hybride. Mais de quoi s’agit-il concrètement?

Qu’est-ce que l’indemnité de télétravail ?

L'indemnité télétravail est un complément de salaire, versé à la fin du mois au salarié concerné, qui apparaît sur la fiche de paie. Elle peut faire l’objet d’exonérations de charges sociales et est soumise à des plafonds, comme nous allons le voir par la suite.

Elle vise à couvrir l’ensemble des dépenses et frais engendrés par le télétravail : dépenses supplémentaires d’énergie, frais liés à l’adaptation d’un espace de travail, ou encore des frais de matériel informatique et de forfaits de connexion à internet.

En effet, d’après un rapport de la RTE (gestionnaire de réseau de transport d’électricité), entre le 25 octobre et le 25 novembre 2020, les ménages ont consommé en moyenne 20% d’électricité en plus par rapport à la même période en 2019, du fait du télétravail généralisé. L’indemnité forfaitaire de télétravail propose donc de couvrir ces dépenses en les qualifiant de frais professionnels, dans les modalités que nous allons voir par la suite.

Le versement d’une indemnité télétravail par l’employeur est-il obligatoire ?

Non, le versement d’une indemnité télétravail par l’employeur n’est pas obligatoire au sens de la loi. Bien que cette indemnité télétravail soit fortement recommandée par l’URSSAF et le Ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion, elle ne fait l’objet d’aucune obligation légale.

Le cadre fixé autour du télétravail, l’indemnité et son montant, doivent faire l’objet de négociations entre les équipes de gouvernance des entreprises et les instances de représentation des travailleurs, ou directement avec le CSE (Conseil Economique et Social) de l’entreprise concernée.

Ces négociations peuvent également s’effectuer via des accords de branche. C’est notamment ce qu’il s’est passé pour les agents publics : une indemnité forfaitaire de télétravail de 220 euros par an a été négociée pour les trois Fonctions publiques ainsi que les magistrats judiciaires. Cette dernière est entrée en vigueur en septembre 2021.

Quel est le montant de la prime télétravail ?

L'indemnité sur base forfaitaire

Il n’y a pas de règle précise sur le montant de la prime, qui est à la discrétion de l’employeur. Le montant de la prime télétravail peut également varier en fonction des accords signés au sein des entreprises, ou encore en fonction de la méthode de calcul adoptée.

Néanmoins, des montants indicatifs sont communiqués par les pouvoirs publics, et peuvent être :

  • 10 euros par mois pour une journée de télétravail par semaine, 20 euros par mois pour 2 jours par semaine et ainsi de suite, et cela peut aller jusqu’à 50 euros par mois pour les salariés étant à 100% en télétravail
  • Ou 2,50 euros par journée de télétravail effectuée, dans la limite de 55 euros par mois.

Cette grille tarifaire de l’indemnité télétravail s’organise sur une base forfaitaire : il s’agit d’une indemnité globale et forfaitaire dont le montant dépend du nombre de jours de télétravail effectués. Cette solution présente le bénéfice de ne pas imposer au télétravailleur de se justifier sur leurs dépenses mais seulement de déclarer leurs jours de télétravail.

Lire aussi : pour plus d’informations, consultez l’article de l’URSSAF à ce sujet

L'indemnité sur base réelle

Si les représentants des travailleurs ont fait le choix d’une prise en charge sur base réelle, cette dernière s’effectue à partir de justificatifs de frais présentés par le salarié. Le télétravailleur doit alors exposer les dépenses engagées dans le cadre du télétravail.

Néanmoins, cette seconde méthode de calcul présente un certain nombre de limites et se révèle surtout très compliquée à assumer pour le service paie de l’entreprise. C’est la raison pour laquelle elle est très peu utilisée par les organisations qui décident d’indemniser leurs employés.

Est-ce que l’indemnité télétravail fait l’objet d’exonérations sociales et fiscales ?

Les dépenses engagées dans le cadre du télétravail sont considérées comme des frais professionnels et peuvent être exclues de l’assiette des cotisations sociales. Le montant des indemnités forfaitaires versées aux salariés télétravailleurs sont donc exonérés de cotisations sociales.

De plus, depuis le début de l’année 2021, les employeurs n’ont plus à fournir de justificatifs à l’URSSAF pour bénéficier de cette exonération, dans la limite des montants fixés par l’URSSAF. L’entreprise doit uniquement transmettre le nombre de jours effectués en télétravail par chaque salarié.

Au-delà du montant fixé par l’URSSAF, l’indemnité versée par l’employeur peut malgré tout faire l’objet d’une exonération à condition de communiquer les justificatifs nécessaires aux instances concernées.

Enfin, dès lors que ces indemnités respectent les montants indiqués par l’URSSAF ou sont justifiées, elles sont également exonérées d’impôt sur le revenu.

Quel est le plafond de l’exonération sociale et fiscale de l’indemnité télétravail ?

Concernant le télétravail ponctuel, le plafond fixé par l’URSSAF pour bénéficier d’une exonération sociale et fiscale complète s’élève à 2,50 euros par jour télétravaillé dans la limite de 55 euros.

Concernant le télétravail régulier, la limite fixée dépend du nombre de jours télétravaillés par semaine. Le plafond est de 10 € par mois si le collaborateur télétravaille 1 jour par semaine, 20 € par mois s’il télétravaille 2 jours par semaine et ainsi de suite. Et cela peut aller jusqu’à 50 euros par mois pour les salariés étant à 100% en télétravail.

Pour les entreprises ayant fait le choix d’une indemnité calculée sur les frais réels engagés, ce sont les justificatifs qui font foi et il n’y a donc pas de plafond fixe.

Comment mettre en place l’indemnité forfaitaire de télétravail ?

Si une entreprise verse une indemnité forfaitaire en respectant les montants fixés par l’URSSAF, cette dernière n’a pas besoin de justifier les dépenses engagées, mais uniquement de transmettre le nombre de journées de télétravail effectuées par chaque collaborateur. Il incombe donc aux entreprises concernées de recenser les journées de télétravail de leurs salariés.

Pour ce faire, de nouveaux logiciels de gestion du télétravail, simples et intégrés aux SIRH, se sont substitués aux vétustes documents Excel ou Google Spreadsheet.

Ces nouveaux outils permettent aux ressources humaines de suivre les jours de télétravail de leurs salariés puis d’exporter ces données simplement en cas de contrôle URSSAF.

Lire aussi : comment la startup Pumpkin App utilise Deskare pour verser ses indemnités télétravail

C’est notamment pour ces raisons que des entreprises innovantes comme Ledger, Jellyfish ou encore Pumpkin ont fait le choix d’utiliser Deskare. En plus d’être un outil de gestion du télétravail simple à utiliser, Deskare permet d’analyser l’occupation des espaces de bureaux et de suivre facilement les jours de télétravail des collaborateurs de l’entreprise. Les collaborateurs peuvent également réserver un poste de travail au bureau, et accéder au planning partagé de leurs collègues, tandis que les administrateurs peuvent fixer leurs règles de télétravail et superviser l’utilisation des jours de TT.

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