Deskare n'existait même pas encore légalement lorsque Maxime, alors Office Manager de Pumpkin, nous a contacté. Après avoir bricolé avec un fichier Excel partagé, puis essayé un outil pendant quelques semaines, il vient vers nous avec un problème : pas de solution simple et adoptée par tous chez Pumpkin, pour organiser la présence au bureau et gérer le télétravail dans leurs bureaux de Lille et de Paris, avec des contraintes de place et de culture.
Plus de 8 mois après, Hugo, CEO, et Anissa, responsable RH, racontent ce qui a poussé toute l'entreprise à adopter Deskare au quotidien.
Avec plus de 1,2 million d’utilisateurs et 420 millions d’euros échangés, l’application Pumpkin est une application de paiement et de remboursement qui ne cesse de grandir. Basé initialement sur Lille, Pumpkin a également ouvert ses bureaux sur Paris et compte aujourd’hui plus de 90 employés. Alors habitué à une culture d’entreprise en présentiel, l’entreprise a su s’adapter aux défis du travail hybride, mais non sans difficulté…
“On avait besoin d’un outil pour pouvoir assurer le changement vers le flex office”
En effet, Anissa, chargée de ressources humaines, nous explique leur besoin d’un logiciel efficace leur permettant de mettre en œuvre la politique de télétravail de l’entreprise. Chez Pumpkin, c’est trois jours de télétravail autorisés dans la semaine et le reste en présentiel entre les bureaux de Paris et Lille. Rapidement, ils ont fait face à la problématique de savoir qui est où et à quel moment.
Avec un projet d’ouverture de nouveaux bureaux à Lille, Pumpkin faisait également face à une vraie problématique de gestion des espaces dans ses bureaux du Nord de la France. Il existait donc un besoin clair de pouvoir avoir une vision d’ensemble de l’organisation des collaborateurs dans l’entreprise mais sans pour autant les “fliquer” comme nous dit Hugo, cofondateur de Pumpkin. L’enjeu n’est en effet pas de surveiller ses salariés mais de s’assurer de la bonne utilisation des espaces de travail communs et de pouvoir adapter la culture d’entreprise au télétravail.
Voir aussi : La culture d'entreprise à l'heure du travail hybride
Aujourd’hui, la politique du travail hybride chez Pumpkin n’est plus une conséquence des restrictions liées à la pandémie. C’est une partie intégrante de leur culture d’entreprise où les salariés peuvent télétravailler trois jours par semaine. En effet, Pumpkin veut revoir l’utilité même du bureau qui était avant une simple place attitrée à un salarié. Le flex office leur permet aujourd’hui d’aborder cet espace comme un endroit de rencontre et de partage où l’on peut alterner entre des temps de travail en équipe, en transversal avec d’autres équipes ou aussi en solitaire. Il est donc évident qu’il est préférable que les membres d’une même équipe soient présents au bureau au même moment pour favoriser les échanges et le temps de collaboration.
Cependant, comment s’assurer que ses collaborateurs sont au bureau le même jour et qu’il reste des places disponibles ?
“On a commencé avec une spreadsheet Google, c’est un super outil mais pas du tout adapté à nos besoins" précise Hugo.
Comme beaucoup d’entreprises, Pumpkin a cherché à organiser son passage au télétravail avec les moyens du bord… un Excel partagé entre tous les collaborateurs. Mais cet outil, en emportant une faible adhésion des équipes, n’a pas permis de récolter des données suffisamment précises sur l’utilisation des bureaux par les salariés. Il fallait donc un outil simple, rapide à mettre en œuvre et qui allait être adopté par l’ensemble des utilisateurs des espaces de travail de Pumpkin.
Déployé en juin 2020, Deskare offre par ses fonctionnalités une aide précieuse aux RH et managers de Pumpkin. Ainsi, Anissa nous explique que Deskare représente pour son travail un véritable gain de temps car la solution répond à toutes leurs problématiques.
La surcapacité des bureaux est évitée, le calcul des indemnités de télétravail versées aux salariés travaillant à distance est simplifié, et les statistiques récoltées permettent de créer une culture d’entreprise adaptée aux habitudes des salariés. En effet, Deskare permet aux managers, RH ou Office Managers d’obtenir un tableau de bord avec des métriques précises sur l’utilisation des espaces de travail. Et surtout, les utilisateurs peuvent facilement retrouver la situation (télétravail ou présentiel) de l’un de leurs collaborateurs pour travailler avec eux !
Voir aussi : 5 choses à savoir sur l'indemnité télétravail
La réussite du déploiement chez Pumpkin de Deskare repose sur l’adhésion des utilisateurs. Hugo, le cofondateur, retient que grâce aux multiples intégrations de Deskare, l’adoption par les salariés a été largement facilitée. Mention spéciale de sa part pour l’intégration avec Slack qui demande aux utilisateurs de confirmer leur semaine en un seul clic !
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