Développement interne ou solution SaaS ? Le dilemme des outils de flex office

Avec l’essor du télétravail et du flex office, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à s’équiper d’outils permettant de réserver un bureau ou une salle.

Ce besoin, à première vue simple, soulève une question stratégique : faut-il développer sa propre solution en interne ou opter pour un logiciel Software as a Service (SaaS) déjà existant ?

Chez Deskare, nous rencontrons parfois des entreprises qui hésitent entre ces deux approches. Voici une analyse objective des avantages et inconvénients de chaque option, basée sur ces cas réels rencontrés, pour vous aider à prendre la meilleure décision.

L’option SaaS : rapidité, fiabilité et évolutivité

✅ Avantages de l'option SaaS

1. Déploiement rapide

Avec une solution SaaS comme Deskare, vous pouvez mettre en place votre système de réservation en quelques jours ou semaines, en préservant la bande passante de vos équipes IT. L’intégration SSO, la synchronisation avec votre Active Directory ou les plans de bureaux sont intégrés rapidement grâce à des connecteurs préexistants. Enfin, l'éditeur s'engage le plus souvent sur un planning de déploiement, associé à des pénalités de non respect.

2. Expérience utilisateur optimisée

Une bonne adoption passe par une bonne expérience. Les meilleurs outils de flex office sont pensés pour offrir une interface fluide, intuitive et mobile-friendly, avec des rappels, des notifications, et des intégrations aux outils du quotidien (calendrier, messagerie, Teams/Slack…).

3. Fonctionnalités avancées

Gestion de zones, règles de présence, quotas, plans d’étage interactifs, KPI d’occupation, alertes automatiques : autant de fonctionnalités qui seraient longues et coûteuses à développer en interne — mais qui sont nativement incluses dans un outil SaaS mature comme Deskare.

4. Sécurité et conformité garanties

Les éditeurs SaaS sérieux comme Deskare investissent massivement dans la sécurité des données : hébergement certifié ISO 27001, normes de sécurité type SOC 2, conformité RGPD, authentification forte (SSO, MFA), audit logs… autant de sujets que vous n’avez pas à gérer en interne.

Pour en savoir plus : découvrir nos mesures de sécurité

5. Maintenance continue

Aucune charge de maintenance ne pèse sur vos équipes : les mises à jour, la scalabilité, la résolution des bugs, les nouvelles fonctionnalités… tout est pris en charge par l’éditeur et contractualisé via un Service Level Agreement (SLA). Deskare s'engage par exemple sur un taux de disponibilité supérieur ou égal à 99,9%, et fournit un support de qualité.

Pour en savoir plus : nos engagements qualité du support

6. Coût prévisible et clair

L'approche SaaS offre une vision claire du coût, sans mauvaise surprise. Cette approche inclut à la fois les frais d'implémentation ("Build") et de licence ("Run"). Le ROI est immédiat et facilement calculable, car vous ne mobilisez pas vos ressources internes. De plus, la plupart des SaaS (dont Deskare) offrent des options de dégressivité du coût en fonction du volume de licences ou de la durée d'engagement.

❌ Inconvénients du choix SaaS

Les principaux inconvénients du choix SaaS sont aussi ce qui font sa force : l'outil n'étant pas exclusivement développé pour une entreprise, il bénéficie des retours produit et des améliorations pensées pour toutes les entreprises clientes. Il est donc potentiellement adapté au plus grand nombre de cas courants.

Néanmoins, un logiciel SaaS dispose d'une roadmap fixée par l'éditeur (le plus souvent, en accord avec ses clients), et sur lequel le client peut voir sa marge de manoeuvre limitée, notamment pour des développements qui ne serviraient qu'à lui.

Pour résumer :

• Personnalisation limitée : vous entrez dans le cadre du produit. Si vos besoins sont très spécifiques (ce qui peut parfois être le signe de process internes trop éloignés des pratiques du marché...), ils devront être discutés avec l’éditeur ou intégrés à sa roadmap.
• Recours à un éditeur tiers : comme pour tout SaaS, vous êtes lié à un prestataire externe. Le risque reste toutefois limité puisque le prestataire est contractuellement engagé sur la qualité de service.

L’option interne : sur-mesure, mais à quel prix ?

✅ Avantages du développement en interne

1. Liberté totale‍

Vous définissez précisément les règles métier, l’interface et les intégrations. Vous êtes 100 % maître de la solution développée (dans les limites des compétences et savoir-faire disponibles en interne).

2. Intégration profonde à l’environnement SI

Si votre système d’information est très spécifique (outils développés en interne), une solution développée en interne peut se brancher plus finement sur vos outils internes, vos processus ou vos workflows maison. Le risque ici est de renforcer un système déjà maison par des outils additionnels eux aussi maison, et ainsi créer une situation avec des "sunk costs" élevés : "tellement d'argent a déjà été investi dans des outils maison que nous n'allons plus changer pour des outils standards, ce serait de l'argent perdu". Ce raisonnement fallacieux est à éviter.

Pour aller plus loin : voir le catalogue d'intégrations Deskare

3. Comptabilisation possible en CAPEX

Plutôt que représenter une charge (abonnement annuel), un développement interne peut souvent être budgété en tant qu'investissement "one shot" (CAPEX), ce qui peut favoriser sa prise en compte selon la situation de l'entreprise cliente. Néanmoins, il ne faut pas sous-estimer les coûts cachés (voir plus bas) ainsi que les charges de maintenance, qui, elles, ne sont pas des CAPEX. A méditer...

❌ Inconvénients du développement en interne

1. Délais importants et retards

Développer une application de réservation fonctionnelle prend plusieurs mois. Il faut spécifier, designer, développer, tester, maintenir… le tout souvent en parallèle d’autres priorités IT. Le développement interne est peu adapté lorsque la situation requiert un outil rapidement.

De plus, une solution de flex office étant rarement considérée comme "core business", il n'est pas rare de voirces projets internes prendre du retard face à l'importance d'autres projets plus prioritaires.

2. Coût caché élevé

Le coût initial (en jours-hommes) est important, mais le coût total (TCO) l’est encore plus : maintenance, mises à jour, support, formation, documentation, monitoring, compatibilité mobile, évolutions fonctionnelles… Les charges s’accumulent rapidement, et sont découvertes au gré du projet.

3. UX souvent négligée

Dans les projets internes, l’expérience utilisateur est rarement une priorité. Résultat : une adoption parfois limitée, et des demandes de refonte fréquentes.

4. Maintenance chronophage

Qui corrige les bugs ? Qui gère les pics de charge ? Qui s’assure que les accès sont sécurisés ? C’est à votre équipe de le faire — en continu.

5. Risques de dépendance humaine

Un développeur qui part, une roadmap qui change, un projet qui s’enlise : autant de risques bien réels pour un produit non cœur de métier. Une fois les ressources parties de l'entreprise, un legacy se construit, et ne fait qu'augmenter les coûts de migration / réversibilité.

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En résumé : quel choix faire ?

Le développement en interne n'est à envisager que si vous remplissez les conditions suivantes :

• votre entreprise dispose d’un fort ADN tech

• vos équipes de développement internes ont de la bande passante disponible, et vous disposez d'un chef de projet dédié

• vos besoins métiers sont véritablement uniques et sont appelés à durer dans le temps (pas de changement de besoin à prévoir dans les 3 à 5 ans)

• vos besoins métiers ne peuvent pas être couverts via le seul paramétrage offert par une solution SaaS (ou son évolution dans la roadmap présentée par l'éditeur)

Si vous vous engagez dans cette voie, il faut alors assumer ce développement interne comme un projet produit à part entière, avec tous les coûts et risques associés.

Sinon, dans 95 % des cas, une solution SaaS comme Deskare offre une meilleure qualité de service, une rapidité de déploiement inégalée et un retour sur investissement immédiat, sans mobiliser vos ressources internes sur un sujet non stratégique.

👉 Vous hésitez encore ? Contactez notre équipe pour comparer les coûts et délais concrets dans votre contexte.

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