Flex office : comment aligner l’équipe de direction et structurer une équipe projet ?

Le succès d’un projet de flex office repose avant tout sur la capacité de l’organisation à s’aligner, décider et porter une vision commune. Sans engagement clair de la direction ni équipe projet structurée, les meilleurs concepts restent théoriques.

Alors, comment embarquer le CODIR, désigner les bons relais et poser des bases solides dès le départ ?

Décryptage des leviers clés pour aligner la gouvernance et constituer une équipe projet efficace.

Aligner l’équipe de direction et définir un “sponsor”

Un projet d’aménagement des espaces de travail doit avant tout être porté par la direction et s’appuyer sur un cadre stratégique clair. Il est important de réunir les membres du comité de direction, au cours d’un séminaire ou d’un atelier de travail, pour définir les éléments structurants du projet. Cette première phase est essentielle pour prendre du recul sur l’organisation actuelle et se projeter dans un nouvel aménagement.

Dans son guide sur les nouveaux espaces de travail, la Direction de l’Immobilier de l’Etat (DIE) recommande également de définir un « sponsor » au sein du CODIR, qui portera personnellement le projet auprès des managers et des collaborateurs.

Une fois le cadre défini, la direction se doit de rester engagée tout au long du projet en mettant en place des points de suivi réguliers et en se portant garant d’une communication active.

Pour Sarah Boulestin, Responsable Relations Sociales chez Lagardère News, « L’engagement du Comex de Lagardère News a été déterminant. Les points réguliers ont assuré une compréhension partagée des enjeux. »

Plus la direction est investie, plus le projet sera accepté par les collaborateurs. Faire adopter la configuration du flex office à la direction peut être redoutablement efficace pour susciter une adhésion collective.

Pernod Ricard illustre bien cette théorie : le PDG Alexandre Ricard travaille lui-même au milieu de ses équipes avec un bureau partagé. En faisant figure d’exemple, il démontre ainsi à l’ensemble de l’entreprise qu’il croit fermement aux bénéfices de l’environnement dynamique, source d’une meilleure collaboration.

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« Le Smart Office venait d’en haut et était porté par une personne au sein du COMEX qui a bravé les éléments »
Taïs Hagerman, Architecte et assitante à maîtrise d’ouvrage chez VINCI Immoblier Conseil

Créer une équipe projet adaptée

Tout lancement de projet requiert la mise en place d’une équipe interne dédiée.

Le passage au flex office n’échappe pas à la règle et nécessite la création d’un groupe qui sera en charge du pilotage du projet (calendrier, coûts, qualité) et de l’identification des ressources internes ainsi que des prestataires externes le cas échéant.

Cette équipe doit rassembler tous les métiers clés pour le projet : pilotage, conduite du changement, communication, technique immobilier, système d’information et numérique, ressources humaines, représentant de l’occupant.

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Le volet conduite du changement et communication occupe une place déterminante, dès la phase préparatoire et tout au long de la vie du flex office. Avant même de dessiner les plans, la personne en charge de la communication interne doit élaborer un plan d’actions structuré : kick-offs, newsletters régulières, et éventuellement Learning Expeditions, permettent de diffuser la vision, de lever les doutes et d’impliquer progressivement les équipes.

Après la livraison, ce même référent pilote les retours d’expérience, peut organiser des sessions de feedback et animer des baromètres « Happy at Work » pour mesurer la satisfaction et ajuster les usages.

Kathia Mayer Orsini, Directrice de projet à l’APEC, insiste sur le rôle de ces relais terrain : « Il fallait des personnes volontaires, désignées… pas uniquement pour descendre le projet mais pour aussi faire remonter les besoins, les frustrations, tout ce qui n’allait pas ou ne plaisait pas ».

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Enfin, un coordinateur de la direction des ressources humaines ou un responsable des services généraux veille à intégrer les contraintes opérationnelles et les besoins spécifiques de chaque entité. Cette fonction :

• élabore le plan de formation et de sensibilisation,
• organise les sessions de pilotage et de retours d’expérience,
• garantit la prise en compte des politiques de télétravail et des spécificités métiers(taux de flex, confidentialité, sécurité).

Au final, la création d’une équipe projet sur-mesure transforme le passage au flex office en un programme structuré et collaboratif. En combinant parrainage stratégique, animation terrain et expertise technique, l’organisation déploie un dispositif agile et aligné sur sa culture, tout en garantissant l’adhésion des collaborateurs et la pérennité des aménagements.

👉 Cet article est issu de notre Manuel Pratique du Flex office, qui rassemble les conseils d’experts et d’entreprises de renom qui ont réussi leur passage au flex office (BIC, Pernod Ricard, LVMH…).