Le flex office est-il vraiment une menace pour la productivité ?

Pourquoi pense-t-on cela ?

Dans un environnement en flex office, plus de poste individuel, et encore moins de bureau fermé dans lequel règne le silence. À l’inverse, le bruit des déambulations, des appels téléphoniques et des conversations viennent perturber la concentration, et in fine rendent les collaborateurs moins productifs.

Pourquoi cette idée est fausse ?

Tout dépend des aménagements prévus dans la nouvelle organisation en flex office. Dans les faits, la quasi-totalité des entreprises qui passent au bureau partagé prévoit des zones de concentration, en solo et à plusieurs, pour permettre aux collaborateurs de profiter d’un espace silencieux pour les tâches qui le requiert.

En réalité, les collaborateurs n’ont pas besoin de travailler dans un espace isolé sur l’ensemble de la journée. Comme l’explique Benoît Meyronin (Professeur en transformation managériale à Grenoble École de Management) une journée de travail est composée de différents moments : temps de production individuelle, de collaboration formelle, d’échanges informels, de pause, de sociabilisation…

Dès lors, il apparaît beaucoup plus pertinent d’organiser l’environnement de travail avec des zones variées qui permettent aux collaborateurs de choisir l’espace le plus adapté à la tâche du moment.

C’est précisément ce que propose le concept d’Activity Based Working (ABW), formalisé dans les années 1990 par le cabinet néerlandais Veldhoen + Company.

Le flex office s’inscrit directement dans cette logique : en supprimant le bureau attitré, il libère des mètres carrés pour créer cette diversité d’espaces. Bien conçu, il ne réduit donc pas la productivité, mais la soutient en donnant à chacun la possibilité de travailler dans les meilleures conditions selon le type d’activité.

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Par ailleurs, JLL soutient que l’un des atouts du déploiement du flex office est “le renforcement de la productivité et de la créativité”.

En effet, les nouveaux environnements de travail ont tendance à booster l’émulation des collaborateurs : “le sentiment de routine dans la journée diminue, l’ouverture d’esprit s’agrandit et le partage des idées devient un rituel” (Le flex office : une formule gagnante de l’organisation du travail ?, JLL, 2024).

Comment déjouer cette idée ?

Comment mettre en place un flex office qui n’amoindrit pas, mais au contraire, améliore la productivité ?

1. Prévoyez des salles de concentration individuelles et collectives.

Si les espaces collectifs suscitent parfois des réticences, Benoît Meyronin rappelle qu’il est important de déconstruire le mythe que l’on ne peut se concentrer à plusieurs : les bibliothèques universitaires en sont la meilleure illustration. Il souligne aussi l’importance de calibrer précisément le nombre et la taille de ces salles à partir du questionnaire de prise de besoins conduit en amont du projet, afin d’ajuster l’offre aux usages réels.

2. Soignez l’acoustique des espaces.

Dans les zones denses en postes de travail, privilégiez de la moquette sur les sols pour réduire le bruit des va-et-vient. De même, la création d’alcôves ou l'installation de cabines acoustiques à côté des open spaces permet d’offrir des endroits où s’échapper rapidement pour un coup de fil impromptu. Ces aménagements peuvent paraître secondaires mais sont en réalité essentiels pour assurer le confort et la concentration de tous.

3. Concevez un macro-zoning cohérent en fonction du niveau sonore des équipes.

Une équipe juridique a davantage besoin de calme qu’une équipe commerciale : veillez donc à prendre en compte les besoins sonores de chacun dans votre organisation spatiale. Regroupez les équipes habituées au silence et éloignez-les des zones de convivialité ou des principales circulations, afin de préserver leur concentration au quotidien.

4. Appliquez autant que possible les principes de l’Activity Based Working.

Le flex office ne se résume pas à la suppression du bureau attitré : la libération des mètres carrés doit permettre la création d’une diversité d’espaces adaptés aux différentes tâches de la journée.Vous pouvez identifier les différents espaces attendus par vos collaborateurs lors du questionnaire de prise de besoins, mais de manière générale, on distingue quatre grands types de zones d’après le cabinet d’architecture Yemanja, spécialisé dans la conception d’espaces de travail sur-mesure :‍

- Zones de travail : des espaces ouverts ou semi-ouverts organisés en benchs, postes individuels ou quartiers d’équipe, optimisés pour le calme, le confort ergonomique et la lumière naturelle, et conçus pour accueillir une diversité de postures de travail selon les besoins des métiers ;‍

- Zones de réflexion : des salles de réunion pensées pour accueillir tous les formats d’échanges, du point informel à la réunion stratégique : cabines acoustiques de deux personnes pour les visios rapides, salles assis-debout pour les réunions dynamiques, grandes salles modulables pour les comités élargis ou les moments collectifs, ou encore petites alcôves acoustiques offrant intimité et silence ;‍

- Zone d’ateliers : dédiées aux travaux de groupe et aux sessions de co-création, équipées de tableaux collaboratifs, de mobilier modulable et d’écrans interactifs pour faciliter le prototypage rapide d’idées ;‍

- Zones de convivialité, tisaneries et véritables lieux de pause informelle aménagés avec des canapés, des tables basses et une offre de boissons, favorisant les échanges spontanés et le renforcement du lien social.Cette organisation en « îlots » multiples permet aux collaborateurs de naviguer naturellement entre différentes postures tout au long de la journée et selon leurs besoins du moment, et de renforcer ainsi la productivité à la fois individuelle et collective.

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5. Sensibilisez les collaborateurs à la répartition des tâches.

Avec l’essor du travail hybride, le bureau a perdu le monopole du lieu production individuelle. Les activités exigeant une forte concentration peuvent être réalisées en télétravail, tandis que le bureau évolue pour devenir un espace de collaboration et d’échanges. Comme l’explique Benoît Meyronin, il s’agit “d’éduquer” les collaborateurs à tirer le meilleur parti du modèle hybride, en les aidant à segmenter les tâches selon le niveau de concentration ou de collaboration requis, afin de choisir le lieu d’exécution le plus adapté.

« La différence entre un projet de flex qui fonctionne et un qui ne fonctionne pas, c’est d’avoir le choix. Le collaborateur doit pouvoir avoir le choix entre une zone de concentration avec des écrans performants par exemple, et de l’autre côté des postes de « coworking » où il ne dispose que d’une table, d’une chaise et d’une prise. »
‍Quentin Audrain, co-fondateur de Yemanja.

Pour aller plus loin :

👉 Inspirez-vous de la méthode L’Oréal, pour concevoir un flex office au service de la productivité collective.