Un environnement de travail adapté aux spécificités métiers, avec LVMH

Grégory Rouca est à la tête du département Workplace Management de LVMH, leader mondial du luxe qui ne compte pas moins de 75 Maisons au caractère singulier.

Ancien directeur des services généraux du prestigieux établissement Sciences Po, puis de la holding de LVMH, il accompagne désormais les Maisons du Groupe qui le souhaitent sur l’ensemble des sujets liés à l’environnement de travail.

Cette mission soulève naturellement plusieurs questions : comment créer des espaces qui respectent l’ADN des Maisons tout en conservant les valeurs de LVMH ? Les bureaux d’un groupe aussi prestigieux doivent-ils refléter le luxe incarné par les boutiques ? Comment concevoir des aménagements adaptés aux spécificités métiers à l’ère hybride ?

Lors de notre échange, Grégory Rouca nous a apporté son éclairage et partagé sa vision du bureau, qui doit avant tout être au service des métiers.

Une équipe Workplace au service des Maisons

Né en 2023 à l’initiative de Grégory Rouca, le département Workplace Management de LVMH répond à un besoin clair : offrir aux Maisons du Groupe — ne disposant ni de services généraux internes ni de Workplace Managers — un appui opérationnel de haut niveau.

Rattachée directement à la Direction de l’Administration Générale et Affaires Juridiques, cette entité accompagne les Maisons qui le souhaitent sur la gestion de leur Facility Management, le pilotage des travaux ou des missions de conseil. L’objectif ? Éliminer les irritants du quotidien pour que chaque Maison puisse se concentrer sur son cœur de métier.

« On est là pour apporter un cadre aux Maisons, pour que leurs Dirigeants soient entièrement concentrés sur leur métier. » — Grégory Rouca

Le département opère tel un prestataire externe et dispose d’un catalogue de services qu’il ajuste systématiquement — chaque Maison ayant ses propres spécificités. Pas de recette toute faite : l’écoute active de « ses clients », comme les nomme Grégory Rouca, permet de délimiter précisément le périmètre d’intervention et de proposer des aménagements sur mesure.

Retranscrire les valeurs de LVMH tout en respectant l’ADN des Maisons

Chez LVMH, chaque Maison possède son propre ADN qu’il est impératif de préserver. Pour y parvenir, Grégory Rouca collabore avec les équipes RH et métiers, mais aussi avec les Directions artistiques de chaque Maison, afin de décliner l’expression créative qui leur est propre.

L’ADN LVMH ne se retrouve pas partout dans les espaces ; le logo du n° 1 mondial du luxe est d’ailleurs très peu présent dans les bureaux. De la même manière, l’expérience collaborateur varie d’une Maison à l’autre.

En revanche, les valeurs du Groupe — culture de l’excellence et du savoir-faire — s’incarnent dans la qualité des services et l’expérience offerte dans les espaces de réception (halls d’accueil, salles de réunion et espaces informels). Pour quelques 2 000 visiteurs mensuels, dont les deux tiers sont internes, il existe une réelle volonté de proposer une expérience exceptionnelle, avec un accueil personnalisé, semblable à celui vécu par les clients en boutique.

Par exemple, la holding a consacré un étage entier aux salles de réunion visiteurs, qui offrent une qualité irréprochable ainsi que la présence de majordomes pour équiper les salles selon les besoins (petit-déjeuner, café, etc.).

« Chez LVMH, il n’y a pas de volonté d’harmoniser les processes, mais nous essayons d’apporter une expérience client commune, qui reflète l’image du Groupe. » — Grégory Rouca

Des bureaux avant tout au service des métiers

« Ce qui est important dans le bureau, c’est qu’il soit efficace au sein des métiers. » — Grégory Rouca

Pour Grégory Rouca, l’enjeu reste avant tout de créer des bureaux au service des métiers. Et pour cela, nul besoin de locaux ostentatoires avec des produits d’exception, comme on peut en trouver dans les boutiques du Groupe. Il faut bien sûr que les bureaux soient agréables et fonctionnels, mais cela ne requiert pas des budgets exorbitants. Il compare d’ailleurs le coût au mètre carré des travaux et des aménagements de LVMH à celui qu’il observait chez Sciences Po, où il fut directeur des Services Généraux et de l’Immobilier pendant près de huit ans.

Selon lui, la prise en compte des spécificités métiers dans l’aménagement des bureaux est l’une des mutations les plus importantes de ces dernières années : aujourd’hui, les espaces de travail sont conçus pour que les collaborateurs puissent travailler dans les meilleures conditions possible, en intégrant les modes de fonctionnement propres à chaque équipe.

« On est sorti du schéma classique et unifié pour l’ensemble des collaborateurs, et heureusement. » — Grégory Rouca

Vouloir des espaces de travail homogènes est une utopie : on n’aménage pas une Direction de la communication comme une Direction juridique, car les exigences de confidentialité et les interactions ne sont pas les mêmes. Certains services ont besoin de calme et de silence ; il faut donc tenir compte de ces spécificités et adapter l’environnement de travail — en évitant, par exemple, une configuration trop ouverte, de type open-space.

L’aménagement d’un bureau requiert une compréhension approfondie des façons de travailler de chaque équipe, des services avec lesquels elle collabore, afin de créer des espaces qui facilitent les flux. Grégory Rouca va même plus loin, affirmant que l’espace doit s’adapter au management, car l’aménagement doit refléter le collectif et les pratiques managériales propres à chacun.

« L’espace doit accompagner le métier et s’adapter au métier. » — Grégory Rouca

De même, les salles de réunion ne peuvent être uniformes, car elles répondent à des besoins variés : pour un brief d’équipe, une simple table entourée de chaises suffit ; pour d’autres usages, il faut des configurations différentes — à l’image des pièces dédiées au recrutement, où une atmosphère chaleureuse s’impose.

Avec cette posture, il réfute complètement la tendance post-confinement qui consiste à transposer l’univers domestique dans les bureaux.

« Être au bureau comme à la maison, c’est une fausse bonne idée. » — Grégory Rouca

Un passage au flex-office pour répondre aux nouveaux besoins des métiers

L’essor du télétravail et des technologies numériques a profondément transformé les modes de collaboration ces dernières années, imposant une refonte des espaces de travail pour rester en phase avec l’évolution des spécificités métiers.

« Le luxe n’est pas une vieille dame sclérosée, on se doit d’être agile comme une startup, et cela doit se retranscrire dans les espaces. » — Grégory Rouca

C’est précisément dans cette logique que certaines Maisons du Groupe LVMH ont organisé leur passage au flex-office, pour répondre aux nouveaux besoins à l’ère hybride. Cette configuration s’est révélée particulièrement efficace pour les départements fréquemment en déplacement ou qui collaborent avec des équipes variées — à l’instar des fonctions digitales ou des systèmes d’information.

Comme tout projet d’aménagement chez LVMH, la démarche a été sur mesure, notamment parce que les politiques de télétravail ne sont pas uniformes au sein du Groupe. Les taux de présence divergent d’une Maison à l’autre ; il a fallu adapter le nombre de postes par collaborateur. Pour les mesurer, elles se sont appuyées sur les données numériques et sur des comptages physiques réalisés par des prestataires externes.

Un accompagnement en deux temps

L’accompagnement des Maisons vers le flex-office s’est articulé en deux temps :

• Grégory Rouca a d’abord rencontré chaque manager pour comprendre le fonctionnement des équipes et cerner leurs besoins. Lors de cette phase, il insiste sur la nécessité d’expliquer comment cette nouvelle organisation peut les rendre plus performants. Le flex-office n’est pas forcément synonyme de réduction des mètres carrés ; il s’agit avant tout de réaménager les espaces pour y introduire davantage d’espaces attendus, salles de réunion, phone boxes, … — une nouvelle configuration qui permet à tout le monde d’y trouver son compte.
• Une fois cette première étape terminée, deux ou trois scénarios d’aménagement sont soumis aux équipes. Ces propositions servent de base à un dialogue d’ajustement, jusqu’à converger vers la configuration optimale qui convient à toutes les parties.

« Après la prise de besoins, il est important de ne pas arriver avec une proposition figée ; il faut s’assurer que ce que l’on a enregistré de leurs demandes a bien été compris. » — Grégory Rouca

D’après son expérience, Grégory Rouca estime qu’un tiers du projet d’aménagement est alloué à la prise de besoins, les deux tiers restants étant dédiés aux ajustements nécessaires pour parvenir à une solution consensuelle. La durée varie ensuite selon le nombre de collaborateurs concernés : trois mois pour une Maison de 50 collaborateurs et près d’un an pour le siège.

Rassurer les collaborateurs avec des équipes « ambassadeurs »

Le passage au flex-office suscite naturellement des appréhensions : tout changement bouscule les repères. Pour lever ces inquiétudes, Grégory Rouca a mis en place des équipes « ambassadeurs » qui se sont portées volontaires pour tester la nouvelle configuration. Leur retour d’expérience positif a permis de rassurer le reste des collaborateurs, générant un effet d’entraînement vertueux.

« La nouveauté est source de peur, mais on peut arriver à casser ces codes avec des équipes ambassadeurs qui montrent l’exemple. » — Grégory Rouca

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Ainsi, les bureaux reflètent avant tout l’ADN de la Maison : conçus en étroite collaboration avec les équipes RH et Directions artistiques, ils retranscrivent fidèlement leur univers, aussi bien dans le design que dans l’expérience collaborateur. Le fil rouge du Groupe, lui, se retrouve à travers la culture de l’excellence qui transparaît dans les espaces de réception, où l’accueil est semblable à celui des boutiques.

À l’inverse, les bureaux du numéro 1 mondial du luxe ne cherchent pas l’ostentation : ils sont avant tout pensés pour s’adapter aux spécificités métiers et aider les équipes à être plus productives au quotidien. C’est dans cet esprit que certaines Maisons ont adopté le flex-office, réponse agile aux nouveaux besoins des équipes à l’ère hybride.