Le flex office est-il un prétexte pour réduire les coûts ou une réponse aux nouveaux modes de travail ?

Pourquoi pense-t-on que le flex office n’est qu’un prétexte pour réduire les coûts ?

Par essence, le flex office permet une réduction du nombre de postes de travail… et donc des mètres carrés.

Dans un contexte où l’immobilier constitue le deuxième poste de dépense des entreprises (JLL, Les 5 défis majeurs de l’immobilier d’entreprise d’ici 2025), il est facile d’y voir une finalité purement financière, au détriment de l’expérience des collaborateurs - voire un “désinvestissement” de l’entreprise à leur égard.

Pourquoi cette idée est fausse ? 

S’il est évident que les motivations du passage au flex office intègrent une composante financière, celle-ci est loin d’être la seule, et ne devrait aucunement être la finalité du projet. En effet, les bénéfices du bureau partagé sont multiples, sa mise en place permet notamment de :

1. Avoir une surface de bureau cohérente avec la réalité de présence, pour éviter l’effet “bureau vide”

Avec l’essor du travail hybride, le taux d’occupation des bureaux a drastiquement chuté pour atteindre une moyenne de 40%, d’après une récente étude menée par Knight Frank et Z#bre.

Au-delà de l’aberration économique que représentent des mètres carrés inutilisés, des bureaux vides freinent les rencontres et appauvrissent l’énergie collective.

Le flex office constitue ainsi une réponse pragmatique à la baisse du taux de présence, en rationalisant les surfaces et en permettant aux collaborateurs présents sur site de se regrouper plus facilement.

2. Réduire l’empreinte environnementale des bureaux

L’optimisation des surfaces induites par le passage au flex office s’inscrit aussi dans une logique de sobriété énergétique : moins de mètres carrés à chauffer, éclairer… Sans compter que le flex office offre également la possibilité de fermer certaines zones lors des périodes estivales, ou de réinvestir les économies réalisées dans des bâtiments plus performants sur le plan environnemental.

3. Renforcer la collaboration et les échanges informels

‍L’adoption du bureau partagé multiplie les interactions, de part le changement régulier de voisins, mais surtout parce qu’elle offre l’opportunité de repenser les bureaux autour de points de convergence favorisant la sérendipité.

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‍👉 À lire également : Pourquoi le flex office n’est pas l’ennemi du lien social.

De plus, la libération d’espace induite par la réduction du nombre de postes de travail permet de créer de nouveaux espaces collaboratifs (salles de réunion, ateliers, etc.) et informels (tisaneries, zones de détente…) - plus que jamais nécessaires à l’ère hybride.

Le bureau ayant perdu le monopole du lieu de production, son rôle a profondément évolué : les collaborateurs ne viennent plus pour passer la journée en solitaire, mais pour collaborer et créer du lien social. Il doit donc s’adapter pour répondre aux enjeux de ces nouveaux modes de travail.

‍La collaboration entre collègues constitue aujourd’hui la première motivation des collaborateurs à se rendre au bureau.
Baromètre Actineo 2025, réalisé en partenariat avec l’Ifop. 

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👉 Pour en savoir plus sur comment concevoir un aménagement au service de la collaboration, consultez notre article : Le faux procès du flex office sur la collaboration.

4. Mieux servir la productivité grâce à la mise en place de l’Activity Based Working

L’adoption du flex office constitue un pré-requis à la mise en pratiques des principes de l’Activity Based Working (ABW), une organisation de l’environnement de travail en zones variées, qui permet aux collaborateurs de choisir l’espace le plus adapté à la tâche du moment.

Dans ce modèle, le bureau attitré perd tout son sens, car les collaborateurs alternent naturellement entre différents espaces tout au long de la journée, selon leurs besoins de concentration, de collaboration ou de créativité.

Comment déjouer cette idée ?

Les conseils de Benoît Meyronin, professeur à Grenoble Ecole de Management, pour convaincre vos collaborateurs que le flex office n’est pas qu’un prétexte pour réduire les coûts immobiliers :

1. Faites preuve de transparence sur les bénéfices économiques attendus

Inutile de dissimuler la dimension financière du projet : vos collaborateurs n’en seraient que plus méfiants.

Benoît Meyronin recommande au contraire d’assumer pleinement cette réalité, en faisant preuve de transparence sur l’ensemble des motivations qui ont conduit l’entreprise à adopter le flex office, y compris celles économiques.

2. Alliez sobriété environnementale et financière dans la communication

La réduction de l’empreinte carbone va de pair avec la sobriété financière : moins de mètres carrés, c’est aussi moins d’énergie consommée. Mettez en avant cet impact vertueux pour l’entreprise, et, si possible, quantifiez-le pour le rendre plus concret.

Partagez des success stories inspirantes, comme celle d’Allianz, qui, grâce au flex office, a pu fermer l’une de ses tours de La Défense tous les vendredis durant l’hiver 2022-2023.

Résultat : une réduction hebdomadaire de la consommation énergétique du bâtiment d’environ 18 % pour le gaz et 6 % pour l’électricité.

3. Évangélisez sur la manière dont le flex office répond aux nouveaux usages du bureau

‍Les collaborateurs sont les premiers à constater l’évolution de leurs modes de travail, sans toujours en mesurer les implications sur l’aménagement des espaces.

Le Top Management a un rôle clé à jouer pour que cette nouvelle organisation soit acceptée :

• Partagez-leur les données réelles de présence pour leur montrer que le bureau attitré n’a plus lieu d’être et que le flex office permet, au contraire, de repenser les environnements de travail en cohérence avec leurs usages actuels.
• Présentez concrètement les bénéfices : la création de nouveaux espaces collaboratifs et informels, rendue possible par la libération des mètres carrés.

Les collaborateurs comprendront alors que cette transformation n’est pas une contrainte subie, mais la suite logique de l’hybridation du travail, pensée pour mieux répondre à leurs besoins collectifs et individuels.‍

4. Si possible, réinvestissez une partie des économies dans l’expérience collaborateur

Benoît Meyronin recommande d’investir une partie des économies réalisées pour améliorer directement l’expérience des collaborateurs au bureau : meilleurs équipements (sièges ergonomiques, bureaux assis-debout ajustables…), événements sur site, budgets d’équipe pour des activités de cohésion, accès à des tiers-lieux ou encore nouveaux services (salle de sport, conciergerie, etc.).

Les collaborateurs auront ainsi le sentiment qu’une partie des gains est redistribuée pour eux, pour améliorer la qualité de vie et le bien-être au travail.

“Il faut assumer l’enjeu économique dans la communication, mais aussi mettre en avant les bénéfices environnementaux et l’adaptabilité des bureaux aux nouveaux modes de travail”.
Benoit Meyronin, Professeur à Grenoble École de Management.

Pour aller plus loin :

👉 Découvrez l’exemple de Manutan, qui a mis en place le flex office sans réduire ses mètres carrés.