Flex office : dégradation ou amélioration de l’expérience collaborateur ?

Pourquoi pense-t-on cela ?

Parce qu’il supprime le bureau personnel, le flex office peut être perçu par les collaborateurs comme une perte de confort, un jeu à somme négative : “on y perd beaucoup, mais on n’y gagne rien.”

L’humain a une tendance naturelle à la territorialité, un biais qui le conduit à associer la possession d’un espace attitré à une meilleure qualité de vie au travail.

Pourquoi cette idée est fausse

En réalité, la mise en place du flex office possède de nombreuses vertus intrinsèques, qui améliorent la qualité de vie au travail, notamment :

• Un remède à l’effet “bureaux vides”, induit par la généralisation du télétravail
• Un décloisonnement des espaces favorisant de facto la luminosité naturelle et la profondeur de champs
• Une multiplication des interactions, grâce au changement fréquent de voisins

Mais surtout, un réaménagement en flex office offre la possibilité de repenser les bureaux pour les adapter aux nouveaux modes de travail. 

Avec l’avènement du télétravail, le rôle du bureau a été profondément transformé : il devient aujourd’hui avant tout un lieu d’échanges et de collaboration.

La libération de mètres carrés induite par la mise en place du flex office rend possible la création de nouveaux espaces collaboratifs et informels, voire même d’appliquer les principes de l’Activity Based Working.

👉 Voir notre article : Pourquoi le flex office n’est pas une menace à la productivité.

Par ailleurs, nombreuses sont les entreprises qui profitent du passage au bureau partagé pour retravailler le zoning et les circulations pour casser les silos et favoriser les rencontres entre équipes qui n’ont pas coutume de travailler ensemble.

Loin d’être perdant, le collaborateur y gagne beaucoup : des espaces variés, plus lumineux, et plus vivants, qui stimulent les échanges !

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Dans certains cas, le passage au flex office a rendu possible le déménagement des bureaux dans des quartiers plus centraux.

En réduisant le nombre de mètres carrés nécessaires, certaines entreprises ont pu déménager dans des bureaux situés dans des quartiers mieux connectés. C’est notamment le cas de Pernod Ricard qui a pu regrouper ses collaborateurs dans son siège The Island, situé en plein coeur de Paris, aux abords de la gare Saint Lazare !

👉 À lire également : Rassembler ses collaborateurs autour d’un siège “Flagship” avec Pernod Ricard

Comment déjouer cette idée ?

Comment mettre en place un flex office qui améliore l’expérience collaborateur, et que cette transition soit perçue comme telle par vos équipes ?

1. Profitez du passage au flex office pour proposer une nouvelle expérience à vos collaborateurs

- Utilisez les mètres carrés libérés pour créer de nouveaux espaces collaboratifs et de convivialité.

- Si possible, réinvestissez une partie des économies générées pour améliorer le confort et la qualité de vie au travail : meilleurs équipements (sièges ergonomiques, bureaux assis-debout ajustables…), nouveaux services (salle de sport, conciergerie…) ou encore des événements sur site.‍

- Repensez votre macro-zoning pour créer des points de convergence favorisant la sérendipité. Le bureau de demain doit être vecteur d’échanges et de rencontres, et cela passe aussi par un positionnement stratégique des ressources.

2. Soignez l’acoustique de vos espaces

L’une des principales craintes liées au passage au flex office concerne la perte du calme offert par un bureau individuel. Veillez donc à prévoir dans votre aménagement des cabines acoustiques ou des alcôves à proximité des open spaces, pour permettre à chacun de s’isoler en cas d’appel ou de besoin de concentration.

Dans les zones denses en postes de travail, privilégiez la moquette pour atténuer les bruits de pas et de circulation.

3. Equipez-vous de solutions digitales pour palier aux incertitudes inhérentes au flex office

Le flex office peut susciter des incertitudes quant à la disponibilité des espaces de travail ou la présence des collègues sur site. Si un collaborateur se rend au bureau pour s’apercevoir qu’il n’a pas de place ou qu’aucun membre de son équipe n’est présent… son expérience en présentiel sera pour le moins déplaisante.

Des solutions de gestion du flex office comme Deskare existent pour vous aider à pallier ces incertitudes, en donnant de la visibilité sur les postes disponibles et la présence des équipes, grâce à une interface intuitive qui permet de partager facilement son planning de présence et de réserver un espace de travail.

4. Impliquez les collaborateurs dans la conception du nouvel aménagement

En tant qu’utilisateurs finaux, les collaborateurs ont un rôle crucial dans l’expression des besoins. Veillez donc à les impliquer en amont du projet, pour prendre en compte leurs demandes et attentes, via une enquête globale ou des ateliers organisés en effectifs réduits.

Vous profiterez ainsi de “l’effet Ikea”, ce biais cognitif selon lequel on accorde davantage de valeur à ce que l’on a contribué à créer soi-même !

5. Organisez des visites de sites déjà en flex office

Il est souvent difficile pour les collaborateurs de se projeter dans un environnement qu’ils n’ont jamais expérimenté, encore plus de s’en réjouir quand ils ont le sentiment de “perdre” un acquis (le fameux poste de travail attitré).

Donnez-leur de bonnes raisons de s’enthousiasmer en leur faisant visiter des bureaux en flex office, ils verront ainsi par eux-mêmes que le flex office n’est pas synonyme d’une expérience collaborateur amoindrie, bien au contraire…

Pernod Ricard propose régulièrement des visites de son splendide siège “The Island” pour montrer ce à quoi peut ressembler un aménagement en flex office réussi !

Pour aller plus loin :

Téléchargez notre Manuel Pratique du Flex Office pour découvrir les conseils d’experts et de grandes entreprises (BIC, LVMH, Pernod Ricard…) pour mettre en place un flex office au service de l’expérience collaborateur.