Pourquoi la confidentialité n’est pas un argument contre le flex office.

Pourquoi pense-t-on cela ?

Par essence, le flex office implique une organisation en open space, où disparaît le bureau fermé qui permet de travailler à l’abri du regard des autres.

Pour les équipes qui travaillent régulièrement sur des sujets confidentiels, comme les Ressources Humaines ou la finance, ce modèle peut sembler inadapté.

D’autant plus que la mutualisation des postes de travail, propre au flex office, leur impose de libérer chaque soir leur bureau, exigeant une vigilance accrue pour s’assurer qu’aucun document confidentiel ne soit oublié en partant.

Pourquoi cette idée est fausse ?

Il est vrai que certaines équipes peuvent difficilement être mises sous les yeux et oreilles de tous, pour des raisons légales (accords de confidentialité), managériales (gestion de points de performance délicats) ou RH (plans de restructuration, etc).

C’est précisément pour cette question de confidentialité que la plupart des aménagements en flex office prévoient un macro-zoning organisé en territoires d’équipes, qui veille à regrouper les fonctions confidentielles au sein d’un même espace ou étage. Pour ces départements, le micro-zoning est d’ailleurs adapté pour prévoir par exemple davantage de cabines acoustiques, et des équipement spécifiques comme des filtres sur les écrans.

De manière générale, la mise en place d’une organisation en flex office ne se limite pas à la simple suppression des postes attitrés, elle implique notamment de prévoir des espaces isolants, en solo et à plusieurs, pour répondre à des appels confidentiels ou organiser des réunions sensibles.

Lorsque l’aménagement prévoit les espaces nécessaires, les collaborateurs estiment même que celui-ci est plus favorable à la confidentialité que le modèle traditionnel.

70 % des collaborateurs en flex office avec une bonne variété d’espaces jugent leur environnement adapté aux conversations privées, contre 63 % seulement dans une organisation à poste individuel.
Leesman, The Value of Variety, 2024

Sur la question du rangement des documents sensibles, l’argument est en réalité difficilement recevable : laisser des papiers confidentiels sur un bureau n’a jamais été une bonne pratique, même sans flex office. La mise en place du bureau partagé a même le mérite de renforcer cette vigilance, en sensibilisant davantage les collaborateurs sur l’adoption d’une politique de “clean desk”.

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Comment déjouer cette idée ?

Comment concevoir un environnement en flex office qui respecte les exigences de confidentialité ?

1. Adaptez le macro-zoning.

Regroupez les équipes concernées par le traitement d’informations confidentielles sur un même plateau, en veillant à les placer à l’écart des espaces de convivialité et des grandes  circulations.

2. Ajustez le micro-zoning des départements confidentiels.

Prévoyez davantage d’espaces d’isolement, équipés de vitres teintées ou de stores occulants, ainsi que des dispositifs spécifiques comme des filtres de confidentialité sur les écrans.

Pour ces départements, il peut être également judicieux d’opter pour un taux de flex moins ambitieux, le recours au télétravail y étant plus limité en raison de l’usage encore important de documents papier.

3. Prévoyez des boxes de confidentialité, individuels et collectifs, à tous les étages.

Ces espaces d’isolement ne doivent pas être réservés uniquement à certains départements : toutes les équipes peuvent en avoir besoin, par exemple lors d’entretiens managériaux.

Ils peuvent par ailleurs remplir une double fonction et servir également de zones de concentration.

👉 À lire également : Pourquoi le flex office n’est pas une menace pour la productivité.

4. Diffusez une culture du “clean desk” dans votre entreprise.

Lors de la mise en place du flex office, il est important d’établir des règles claires sur l’état dans lequel les bureaux doivent être laissés chaque soir. C’est une question d’hygiène, mais aussi et surtout de confidentialité, pour éviter que des documents sensibles se retrouvent abandonnés sur un bureau.

Pour ce faire, pensez à prévoir des casiers, qui doivent être intégrés de façon fluide dans les parcours quotidiens des équipes. L’aménageur Yemanja recommande de les positionner à proximité immédiate des zones de travail ou des points de passage naturels, comme les sorties.

Pour aller plus loin :

👉 Découvrez notre article : Comment assurer la confidentialité dans des bureaux en flex office ?