La mutualisation des espaces de travail représente pour les entreprises une stratégie efficace pour optimiser l’utilisation des mètres carrés disponibles. Cependant, préserver la confidentialité dans un environnement de travail plus ouvert, comme des bureaux en flex office, peut s’avérer un véritable défi. Deskare vous donne les bonnes pratiques à adopter pour assurer la confidentialité dans ces espaces dynamiques.
Le flex office, en tant que nouveau mode de travail, doit répondre aux besoins changeants des collaborateurs. Avec cette nouvelle tendance, le partage des espaces en bureau flexible doit jongler habilement entre :
Le choix de l’agencement des bureaux de l’entreprise doit concilier les impératifs de confidentialité et de collaboration. Prévoyez des espaces de travail individuels (bureaux privés, espaces cloisonnés, bulles de confidentialité) qui offrent aux employés de bureau la possibilité de se mettre à l’écart du plateau principal si nécessaire.
Les employés peuvent ainsi s’isoler à l’abri des oreilles indiscrètes, sans craindre d’interruptions ou de distractions. Cela va favoriser leur concentration et donc leur productivité. Cela contribue également à préserver leur intimité, un besoin essentiel pour les salariés. D’après l’enquête “Flex office, du fantasme à la réalité” de Colliers international, 57% des salariés français interrogés en situation de flexoffice répondent “pas d’accord” à l’affirmation “mon environnement me laisse assez d’intimité quand j’en ai besoin”.
Même dans un fonctionnement en flex office, certains services (comptabilité, ressources humaines, services juridiques, finance) ont besoin d’accéder à des informations sensibles et à des documents confidentiels.
Pour ces équipes, l’implémentation de zones dédiées strictes demeure pertinente, sans aller jusqu’à revenir à des bureaux fixes, mais avec une insonorisation plus poussée. Cette mesure vise à préserver la confidentialité des informations et à garantir leur sécurité renforcée.
Avec le zoning, l’espace de travail est ainsi segmenté en différentes zones, chacune ayant une fonction spécifique ou répondant à des besoins particuliers. Le macro-zoning permet de définir les contours de chaque zone afin d’optimiser les aménagements en réponse aux besoins des utilisateurs. Le micro-zoning, quant à lui, se concentre sur des subdivisions plus spécifiques, incluant par exemple le design des zones et le choix du mobilier.
L’aménagement flexible de l’espace partagé doit participer à la préservation de la confidentialité. L’intégration de cloisons modulables offre la flexibilité nécessaire pour créer des espaces de travail individuels et même des salles de réunion temporaires. Cette agilité permet d’adapter rapidement le lieu de travail aux exigences de confidentialité. Des zones cloisonnées et insonorisées peuvent être configurées en fonction des besoins, améliorant la qualité acoustique et favorisant la préservation de la confidentialité.
La gestion de la nuisance sonore est une préoccupation courante dans les lieux en bureaux ouverts. Le cloisonnement des espaces de travail permet de bloquer la transmission des sons entre les bureaux. L’intégration de cloisons amovibles et de séparateurs entre les postes de travail permet de créer une séparation physique, tout en limitant la propagation du son.
L’installation de box isolants, comme des phones boxes, offre une solution pratique pour les appels téléphoniques. Ce type de mobilier de bureau de cabine acoustique et insonorisée est souvent présent dans les espaces de coworking pour garantir le respect de la vie privée.
Un projet de flex desk incite à adopter une politique de paperless office, ou “bureau sans papier”. L’objectif est simple : réduire, voire éliminer, l’utilisation du papier au sein du bureau. Contrairement aux documents physiques, les documents électroniques sont moins vulnérables face aux risques de vol ou de perte. Pour prévenir tout acte malveillant, vous devez également fournir une connexion internet sécurisée à chaque collaborateur.
Avec le concept de hot desking, les collaborateurs peuvent être tenus de changer de poste de travail quotidiennement. Le clean desk implique de maintenir son espace de travail propre et dégagé de tout désordre et documents à la fin de chaque journée de travail.
Outre la tranquillité d’esprit qu’elle procure, les avantages du clean desk sont de limiter les risques de consultation de documents confidentiels par des personnes non autorisées. Une mise en œuvre rigoureuse s’aligne avec une politique zéro papier et favorise une atmosphère de travail respectueuse.
Des solutions de rangement appropriées doivent être proposées à chaque salarié en desk sharing pour qu’il puisse y entreposer ses effets personnels de manière sécurisée.
En l’absence de bureau fixe, la mise en place d’une politique de clean desk, associée à l’utilisation de casiers individuels sécurisés, permet aux collaborateurs de ****ne pas laisser traîner leurs affaires n’importe où. Cette initiative contribue non seulement à maintenir un environnement de travail propre, mais aussi à la préservation de la confidentialité et de l’intimité des employés.
La sensibilisation des employés à l'importance de la confidentialité et de la sécurité des informations contribue à créer une culture d’entreprise axée sur la protection des données. Tous les collaborateurs sont d’ailleurs tenus à une obligation de discrétion. Des formations régulières et des rappels périodiques sur les meilleures pratiques de la part du management permettent d’assurer une compréhension constante des enjeux, particulièrement dans un environnement en flexoffice, avec de la mobilité, du télétravail et du travail à distance.
La confidentialité, c’est le maintien du secret d’informations. Pour l’assurer, l’organisation du travail dans des locaux en flex office requiert un équilibre entre les espaces individuels et les zones collaboratives. Des bureaux cloisonnés disponibles, des casiers pour un rangement sécurisé, des politiques de clean desk et de bureau sans papier contribuent à une meilleure utilisation de l’espace tout en préservant la confidentialité.
Avec Deskare, organisez la présence de vos équipes en flex office et simplifiez la gestion de vos espaces grâce à notre interface intuitive parfaitement intégrée à vos outils.
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