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Le mardi 9 décembre, Deskare a co-organisé avec MerciYanis une visite de Crystal, le siège de Transdev fraîchement réaménagé en flex office, après quatre années de conception et de mise en œuvre.
Alain Danion, Directeur de l’Environnement de Travail de Transdev, a partagé les dessous de ce projet de rénovation en site occupé, des prémices de la réflexion aux nombreux RETEX menés.
Retour sur les principaux enseignements de ce projet d’envergure fructueux, mêlant densification, enjeux RSE et solutions innovantes pour améliorer l’expérience collaborateur !
Si les prémices du projet immobilier remontent à 2021, tout s’accélère fin 2023 lorsque la décision de regrouper les équipes de Transamo sur le siège de Transdev est actée. S’entame alors un projet de rénovation d’envergure, impliquant un passage au bureau partagé pour accueillir les nouveaux arrivants, renforcer la collaboration et améliorer l’expérience collaborateur dans les bureaux.
Parmi les nombreux enjeux derrière ce projet, Alain Danion a notamment cité les volontés suivantes :
Durant l’année précédant et durant la réalisation des travaux, le groupe projet s’est réuni de manière hebdomadaire pour assurer un suivi régulier. Ce dernier était composé des directions RH, Environnement de Travail, IT et Communication, ainsi que de plusieurs prestataires externes :
Transdev assume un budget important investi dans les prestations de conseil, autour de 500 000 euros, sur un montant global de 2 millions d’euros (à noter que le propriétaire du bâtiment, La Française, a contribué à hauteur de 1,2 million d’euros aux travaux).
Pour Alain Danion, ces prestataires ont joué un rôle clé dans la réussite du projet, tant sur la conception des aménagements que sur la communication menée auprès des équipes.
Ce groupe projet était en relation permanente avec le comité sponsor, composé de la Direction Générale, qui se réunissait tous les mois pour assurer un suivi du budget, ainsi qu’avec les organisations syndicales, le CSE, le CSSCT et les managers, chargés de relayer l’information auprès des collaborateurs.
Après huit mois de conception et de design, les travaux ont enfin pu débuter en janvier 2025, pour prendre fin en septembre de la même année.
La tâche n’a pas été aisée, car ces rénovations ont eu lieu alors même que les collaborateurs occupaient le site. Pour ce faire, le groupe projet a pris soin d’étudier en amont le nombre de postes de travail neutralisés au même moment.
Les étages ont ainsi été rénovés par tranche, en plaçant les collaborateurs impactés dans des « zones tampons », pour une durée maximale de quatre semaines.
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À l’issue de ces rénovations, les bureaux individuels ont été supprimés pour laisser place à des îlots de 2, 4 ou 6 personnes, avec un taux de flex de 0,8 (soit 8 postes de travail pour 10 collaborateurs). Même la Direction Générale a adopté la nouvelle organisation en flex office, en bénéficiant tout de même d’une salle de réunion privative, mise à disposition de l’ensemble des collaborateurs lors des jours d’absence ou de télétravail.
Pour assurer un bon fonctionnement de cette nouvelle organisation flexible, plusieurs aménagements ont été ajoutés :
En plus de cela, pour assurer un confort optimal, une quarantaine de bureaux réglables ainsi que des cloisons en bois ont été installées, et 70 % des postes sont désormais équipés de double écran.
Transdev n’a pas négligé l’aspect environnemental de son projet de rénovation :
Outre l’aspect environnemental de ces démarches, Alain Danion affirme qu’elles ont grandement contribué à limiter le budget global du projet de réaménagement !
Sur le volet conduite du changement, Transdev a fait le choix d’un accompagnement dédié, confié au cabinet de conseil Korus, afin de sécuriser l’un des volets les plus sensibles du projet : l’adoption du flex office par les collaborateurs.
Après une première prise de besoins auprès des collaborateurs en amont des travaux, une campagne de communication multicanale a été déployée tout au long du projet :
Cette communication constante a permis une très grande acceptation par les collaborateurs : Alain Danion affirme n’avoir reçu aucune alerte des organisations syndicales, ni remarque de la part du CSE / CSSCT.
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Pour offrir une expérience optimale dans cette nouvelle organisation flexible, les équipes de Transdev ont décidé de déployer Deskare, une solution qui permet aux collaborateurs de partager facilement leur planning de présence et de réserver un espace de travail.
Les équipes peuvent ainsi voir quand leurs collègues seront présents sur site et s’assurer d’avoir un poste de travail avec les bons équipements, à côté des bonnes personnes, lorsqu’elles se rendent au bureau.
« Quand on a fait le choix de Deskare, on s’est aperçu que c’était ludique : on peut voir quel collègue est dans l’immeuble, quel collègue a choisi sa place. »
Alain Danion, Directeur de l’Environnement de Travail de Transdev
Pour les RH, l’outil leur permet de mesurer la pratique du télétravail dans l’entreprise et de s’assurer du respect de la charte en vigueur.
Côté Environnement de Travail, Deskare leur permet de mesurer l’occupation des espaces, mais aussi d’organiser efficacement le space planning, en restreignant l’accès à certains espaces et zones à des équipes spécifiques. Typiquement, la gestion des salles de réunion attribuées à la Direction Générale se fait via ce logiciel : dès lors qu’un membre de la direction est absent ou en télétravail, sa salle de réunion est automatiquement disponible à la réservation sur l’interface Deskare.
La solution, très appréciée des collaborateurs, est accessible directement depuis Microsoft Teams, ce qui facilite son adoption. À cela s’ajoute la synchronisation avec le SIRH de Transdev, Maestro, qui permet de faire remonter directement dans le logiciel RH les jours de télétravail renseignés dans Deskare et, à l’inverse, de faire descendre dans Deskare les absences planifiées.
L’équipe d’Alain Danion a également fait le choix de mettre en place MerciYanis dans ce nouvel aménagement, pour faciliter la remontée des incidents. Grâce à 250 QR codes déployés dans l’ensemble du bâtiment, les collaborateurs peuvent déclarer en quelques secondes un équipement cassé, une salle mal nettoyée…, permettant ainsi d’améliorer la réactivité du traitement des demandes, mais aussi d’apporter de la visibilité sur les incidents les plus récurrents.
Prochainement, la remontée d’incidents pourra également se faire via l’interface Deskare, grâce à une intégration entre les deux logiciels, permettant ainsi d’offrir aux occupants de l’immeuble une expérience unifiée.
Chaque phase de travaux a été scrupuleusement évaluée via un questionnaire envoyé aux collaborateurs deux mois après la livraison (8 au total), portant sur quatre volets :
Parmi les aspects les mieux notés, on retrouve notamment :
Au global, Transdev est très satisfait de ce projet de rénovation, qui a non seulement été effectué sans retard (avec même un mois gagné sur la durée des travaux), mais qui, de surcroît, l’a été dans le respect du budget initialement défini.
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