Comment les données d’occupation et les bons outils permettent de transformer l’expérience du bureau ?

À l’été 2024, GA Smart Building a investi son nouveau siège social, NIWA, un bâtiment de 6 000 m² situé au cœur du quartier urbain de Toulouse Aerospace. Loin de se résumer à un simple changement d’adresse, ce déménagement s’inscrit dans une démarche d’innovation plus large :

• Repenser les modes de travail en adoptant le flex office ;
• Améliorer l’expérience collaborateur au quotidien ;
• Bâtir un siège vitrine de la vision de GA, mettant en lumière son savoir-faire.

Pour soutenir cette transformation, GA a fait le choix de s’appuyer sur des outils digitaux conçus pour simplifier l’organisation hybride et piloter les espaces en temps réel : Deskare et MerciYanis.

Lors d’un atelier co-organisé avec l’IDET, Gildvin Hiélard, Responsable Etudes & Applicatifs à la DSI de GA Smart Building, est revenu sur le déploiement de ces solutions innovantes, en partageant la manière dont elles transforment le quotidien des équipes.

Deskare et MerciYanis ont également partagé leur vision du bureau de demain, à la croisée des nouveaux usages, de la technologie et de la sobriété environnementale.

Des outils innovants au service de l’expérience collaborateur

Deskare, pour permettre à chacun d’être au bon endroit, au bon moment

Lors de son installation dans le bâtiment NIWA, GA Smart Building a déployé Deskare pour répondre à 4 enjeux précis :

1. Organiser le passage en flex office sur le nouveau site de NIWA (Toulouse) puis sur les différents sites français de GA ;
2. Améliorer l’organisation du mode de travail hybride pour tous les collaborateurs via une meilleure visibilité de “qui est où” ;
3. Suivre et comprendre l’utilisation des différents sites, afin de pouvoir comprendre et piloter au réel les sites ;
4. Réduire le nombre de réservations fantômes de salles de réunion.

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L’objectif de Deskare est simple : permettre aux collaborateurs d’être au bon endroit, au bon moment, dans les meilleures conditions de travail possibles !

Avec la généralisation du télétravail, il devient vite difficile pour les équipes de savoir quand venir au bureau, car elles n’ont aucune visibilité sur la présence de leurs collègues. À cela s’ajoute la complexité d’une organisation en flex office, qui peut introduire de l’incertitude quant à la disponibilité des espaces de travail.

Deskare répond à ce flou, en permettant aux collaborateurs de :

• Partager leur planning de présence ;
• Réserver en quelques clics les ressources nécessaires (postes de travail, salles de réunion…).

Les collaborateurs sont ainsi assurés de venir travailler sur site dans des conditions optimales, avec les bonnes personnes et dans les bons espaces !

Les équipes de GA Smart Building ont très rapidement adopté la solution : 96 % d’entre eux déclarent leur présence chaque semaine, avec une moyenne de 2,4 connexions hebdomadaires par utilisateur, et 3,7 pour les administrateurs.

Au-delà des collaborateurs, Deskare permet aussi aux équipes Workplace de comprendre et optimiser l’usage des bureaux. En fournissant des données précises sur les taux de présence et d’occupation des espaces, la solution permet d’identifier en un coup d’oeil les espaces sous-aménagés ou en tension, et ainsi de prendre des décisions éclairées sur l’aménagement des bureaux.

MerciYanis, pour des espaces fonctionnels et optimisés

En parallèle, GA Smart Building avaient deux autres besoins auxquels répondaient MerciYanis :

• Permettre aux collaborateurs de remonter des incidents simplement ;
• Apporter des données sur l’occupation réelle des salles de réunions et des phone box.

MerciYanis propose un système de ticketing ultra-performant, qui permet aux collaborateurs de faire remontrer des incidents simplement en scannant un QR code.

D’après Gildvin Hiélard, le nombre de signalements a nettement augmenté, non pas à cause d’une dégradation du cadre de travail, mais parce que la démarche est devenue plus fluide : 3,4 secondes en moyenne pour créer un ticket.

Résultat : des bureaux plus propres, mieux entretenus, et donc plus agréables au quotidien.

Par ailleurs, MerciYanis propose également une solution de capteurs, qui détectent la présence humaine dans une salle. GA Smart Building souhaitait pouvoir identifier les espaces réservés mais non utilisés, et les libérer afin qu’ils puissent servir à d’autres collaborateurs.

Un tel système permet ainsi d’offrir des données fiables sur l’occupation des espaces, et d’optimiser l’usage des ressources !

Deux solutions complémentaires et intégrées, pour une expérience unifiée

Ensemble, les deux solutions se complémentent et cohabitent parfaitement : MerciYanis s’intègre directement à Deskare, pour offrir une expérience fluide et cohérente aux collaborateurs comme aux équipes Workplace.

Deskare est l’interface visible, utilisée au quotidien par les collaborateurs pour partager leur présence, réserver des espaces et signaler un incident. MerciYanis se positionne en “back office” pour transmettre les incidents aux services généraux, et partager les données d’occupation issues des capteurs.

Un duo gagnant pour optimiser les salles de réunion

Sur la question des salles de réunion, les deux outils se complètent parfaitement :

• Deskare permet de réserver facilement une salle, avec un système de rappel avant le début de la réunion, qui indique le nombre de participants sur site et offre la possibilité d’annuler la réservation.
• Si personne ne se présente dans les 15 minutes, les capteurs MerciYanis prennent le relais et libèrent la salle automatiquement.

Cette double action, préventive et corrective, a permis de libérer 33 % des salles de réunion réservés à NIWA. De quoi fluidifier l’usage sans efforts supplémentaires pour les équipes.

Une adoption facilitée par l’ergonomie et l’intégration

Pour Gildvin Hiélard, deux critères ont été décisifs dans le choix des logiciels :

• L’ergonomie : un outil agréable et simple à utiliser au quotidien
• L’intégration technique aux outils du quotidien, pour ne pas avoir “un outil en plus”

En intégrant MerciYanis dans Deskare, les deux objectifs sont atteints : une seule interface intuitive et connectée aux outils de communication internes. Dans le cas de GA Smart Building, c’est sur Microsoft Teams que les collaborateurs se rendent pour utiliser les solutions !

Un lieu augmenté par la technologie

Les directions de l’environnement de travail font aujourd’hui face à de nombreuses questions : quel taux de foisonnement adopter ? Quelles sont les zones à mutualiser ? Comment optimiser les espaces ? De nombreuses technologies permettent déjà d’apporter des données tangibles pour aider à y répondre, à l’instar des capteurs, mais trop souvent la donnée est mal utilisée car n’est pas rendue accessible aux bonnes personnes : les exploitants.

Certaines entreprises sont précurseurs en la matière, à l’instar d’Allianz qui, sur la base de l’étude des données d’occupation, a fermé l’une de ses tour à La Défense le vendredi, optimiser l’usage des espaces.

👉 Lire l’interview de Carlos Martins, Head of Workplace Innovation chez Allianz

La technologie doit également être au service de l’expérience collaborateur, pour permettre aux équipes d’être au bon endroit au bon moment. Des solutions comme Deskare existent déjà pour fluidifier cette expérience, mais l’émergence de l’IA laisse à penser que ces outils évolueront pour proposer des scénarios prédictifs. Ils pourront suggérer à chaque collaborateur le moment idéal pour venir, en fonction de ses projets, des équipes présentes et des espaces disponibles.

Un lieu à l’empreinte environnementale optimisée

Enfin, le bureau de demain devra s’inscrire dans une démarche de sobriété environnementale, à chaque étape de son cycle de vie :

• À la construction, avec des bâtiments pensés pour durer, modulables, utilisant des matériaux bas carbone.
• À l’aménagement, avec des démarches responsables comme l’upcycling de mobilier, à l’image de ce que propose Yemanja.
• Au quotidien, grâce à une gestion intelligente des consommations (chauffage, électricité, ventilation) en fonction des usages réels.

Des solutions comme Citron permettent déjà de connecter les données d’occupation aux systèmes énergétiques, pour piloter les bâtiments de manière fine et responsable.

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