Cela fait désormais 4 ans que nous rencontrons chaque jour des responsables ressources humaines, managers, directeurs de l’environnement de travail… de grandes et moyennes entreprises ayant adopté le travail hybride.
Et 4 ans après, un point revient encore souvent dans la mise en oeuvre du travail flexible : la validation par le manager des jours de télétravail de ses managés.
Analyse d’un phénomène qui n’a vocation qu’à disparaître.
Avant la crise du Covid 19, la pratique du télétravail était bien sûr beaucoup moins répandue qu’elle ne l’est aujourd’hui. D’après l’INSEE, si 9% des salariés télétravaillaient occasionnellement en 2019, ils étaient 26% en 2023.
La pratique ponctuelle pré-Covid rendait le télétravail extra-ordinaire plutôt qu’ordinaire. D’ailleurs, les modes de travail n’étaient souvent pas encore totalement télétravail-compatibles :
Dès lors, la pratique du télétravail était de nature à bouleverser la capacité d’un collaborateur à travailler efficacement avec le reste de son équipe, et nécessitait un minimum d’anticipation.
Il était alors logique pour un manager d’être non seulement prévenu, mais de pouvoir également s’opposer à la pratique du télétravail pour un jour donné, s’il estime que les conditions ne sont pas propices à l’efficacité.
Mais la généralisation du télétravail dans les moeurs rend de moins en moins audible cette excuse, car la part de métiers que l’on découvre “télétravaillables” ne cesse d’augmenter.
La crise du Covid a bouleversé nos modes de travail en démontrant que le travail à distance durable était possible, à la fois technologiquement et culturellement.
A l’issue de la crise, les entreprises ont, sous l’impulsion de leurs salariés et dans un contexte historique de Grande Démission, multiplié l’adoption d’accords de télétravail.
Ainsi, en 2021, il a été signé près de 3 fois plus d’accords de télétravail qu’en 2019 (DARES).
Ces accords ont pour objectif de déterminer les modalités d’accès au télétravail dans l’entreprise, ainsi que des dispositions comme la fréquence, les jours permis, etc.
Voir également à ce sujet : jours fixes de télétravail, la fausse bonne idée ?
Dès lors que le télétravail est encadré par accord, il devient utile de se demander :
La validation par le manager des jours de télétravail est-elle une dette technique de l’époque pré-Covid ? Ou répond-elle à un besoin réel et actuel des managers ?
Penchons-nous, dès lors, dans les pratiques réelles.
Chez les entreprises qui conservent la validation du télétravail par les managers, il n’est pas rare de voir les mêmes schémas contre-productifs se répéter, au choix :
Un bon indicateur pour s’en rendre compte est également de regarder le pourcentage de jours refusés par les managers.
En effet, la validation est censée permettre au manager de s’opposer à la pratique du télétravail sur certains jours. Au delà de l‘aspect discutable de cette question (dès lors qu’un accord de télétravail a été négocié au niveau de l’entreprise), si les managers refusent uniquement ponctuellement des jours de télétravail, il devient normal de renverser la logique et passer à une validation par défaut.
Enfin, un autre défaut du système de validation est qu’il fait reposer une action à vocation quasi quotidienne (ou hebdomadaire) sur un outil pensé pour une utilisation moins fréquente que cela : l’outil de Gestion des Temps et Absences (GTA).
Ainsi, la plupart des entreprises demandant une validation du télétravail par les managers font reposer ce système sur une adaptation du système de congés, par exemple en renseignant le télétravail comme un type d’absence (au milieu des RTT et autres arrêts maladie), et en y appliquant des workflows similaires.
Le problème : ces outils SIRH, à l’interface nécessairement lourde (compte tenu du cadre légal qui encadre l’application de congés, arrêts maladie etc.) ne sont pas conçus pour être utilisés quotidiennement, ni pour encadrer un mode de travail qui est par nature flexible. Le télétravail 2 jours flexibles par semaine s’accommode mal de workflows, de cascades de validation, de délais limites ou encore d’emails de notification incessants.
Lire à ce sujet : dans quel outil renseigner ses jours de télétravail ?
Vouloir organiser le télétravail comme un système d’absence traditionnelle revient à tenter de faire rentrer des carrés dans des ronds. Il s’agit d’un mode de travail à part entière, qui demande de l’instantanéité et de la flexibilité : tout ce que des systèmes d’absence ne peuvent naturellement proposer.
Dès lors que la validation est la norme, et le refus l’exception, il sera bénéfique pour tout le monde (managers et managés) de passer à un système de gestion du télétravail où
Ainsi :
Bien sûr, ce système ne fonctionne que si le manager d’équipe garde un accès aux plannings des membres de son équipe, et dispose également d’un droit de modification (pour répliquer la possibilité d’un refus ponctuel). C’est exactement le sens de l’espace manager disponible dans Deskare, par exemple.
Si de grandes entreprises internationales comme Transdev, Lagardère ou encore AirProducts ont adopté Deskare aujourd’hui, c’est en partie car la gestion des plannings de télétravail devient beaucoup plus simple :
Vous réfléchissez actuellement à l’organisation du télétravail dans votre entreprise ? Vos managers sont fatigués de devoir valider des jours de télétravail déjà prévus par accord, mais vous avez tout de même besoin des données de télétravail et de présence sur site ?
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