Pourquoi pense-t-on cela ?

Le passage au flex office s’accompagne quasi systématiquement d’une réduction du taux de foisonnement, c’est à dire du nombre de postes de travail par collaborateur. Dès lors, une crainte (légitime) émerge au sein de l’entreprise : “vais-je trouver un poste disponible en arrivant au bureau ?”.

Cette inquiétude est particulièrement relayée par les Instances Représentatives du Personnel (IRP), soucieuses de garantir le confort et les conditions de travail de tous.

Pourquoi cette idée est fausse ?

Tout dépend du taux de flex choisi, qui varie selon le secteur de l’entreprise, et doit même, idéalement, être adapté aux pratiques des équipes (un département juridique sédentaire n’aura pas les mêmes besoins qu’une équipe commerciale très mobile).

Si le taux "canonique" semble s'établir entre 0,7 et 0,8 aujourd'hui, la réalité est que la plupart des projets de flex office pourraient être encore plus ambitieux, car les collaborateurs sur-estiment la présence sur site. Le mythe des bureaux affichant un taux d’occupation de 100 % n’a jamais existé, même avant la pandémie.

En tenant simplement compte des congés, des absences et des déplacements professionnels, le taux de présence moyen avoisine les 80 %, selon les données collectées par Deskare. Autrement dit, même une entreprise qui n’autorise pas le télétravail pourrait avoir un taux de flex de 0,8, sans risquer une pénurie de places.

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Avec la mise en place d’une politique hybride - souvent préalable au passage au flex office - le taux de présence chute encore davantage : entre 27 % et 51 % selon les jours de la semaine, toujours d’après les données Deskare.

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Ces données sont confirmées par de récentes études comme celle réalisée conjointement par Knight Frank et Z#bre, qui indique que le taux d’occupation réel moyen des bureaux est de 40 % (Challenges, Télétravail, coworking… et si les bureaux mal occupés devenaient une nouvelle opportunité ?, Septembre 2025).

👉 À lire également : 6 bonnes raisons d’adopter le flex office en 2026.

Comment déjouer cette idée ?

Quelles actions mettre en place pour éviter que vos collaborateurs craignent une pénurie de postes en flex office ?

1. Mesurez les taux d’occupation de vos bureaux sur au moins une année complète avant le nouvel aménagement en flex office.

‍Doriane Bettinger, Associée chez Parella, recommande de s’appuyer ensuite sur trois indicateurs pour définir votre taux de flex : la moyenne hebdomadaire du lundi au vendredi, celle du lundi au jeudi, et les pics de fréquentation observés. Comme énoncé plus haut, votre taux de flex doit refléter les comportements de vos collaborateurs, il est donc important de le choisir en fonction des habitudes observées.

2. Communiquez auprès de vos collaborateurs sur les taux d’occupation actuels (pré-flex office), et expliquer les modalités de calcul du taux de flex futur. Un collaborateur informé comprendra le rationnel derrière la décision, et sera plus enclin à y adhérer !

👉 Pour aller plus loin : lire nos conseils pour fédérer les collaborateurs autour de votre projet de passage au flex office.

3. Rassurez vos équipes en leur présentant les “garde-fous” mis en place, comme des zones de débordement ou un canal de feedback leur permettant de partager en temps réel leurs éventuelles frustrations.

4. Si possible, assurez une équivalence entre le nombre de collaborateurs et le nombre total de places, en comptant à la fois les postes standards et les positions informelles (salles de réunion, cafétéria…). Cette recommandation de Doriane Bettinger vous garantit de pouvoir accueillir l’ensemble de vos collaborateurs en cas d’affluence exceptionnelle.

5. Lissez la présence des collaborateurs sur la semaine.

Comme l’explique Benoît Meyronin, Professeur à Grenoble Ecole de Management, les collaborateurs ont tendance à venir au bureau les mêmes jours : le mardi et le jeudi. En assurant un roulement des équipes sur l’ensemble de la semaine, vous pouvez aisément réduire votre taux de flex, et au passage, éviter l’effet “bureau vide” que l’on retrouve très souvent le vendredi.

👉 Pour aller plus loin : Téléchargez notre guide “Comment organiser le retour au bureau ?”.

6. Une fois votre passage au flex office terminé, continuez de mesurer les taux d’occupation de vos espaces de travail. Cela vous permettra d’identifier proactivement les potentielles zones en tension, et d’ajuster vos aménagements en conséquence.

Pour aller plus loin :

👉 Découvrez comment Eramet organise son flex office avec une solution digitale qui permet aux collaborateurs de déclarer leur présence sur site et de réserver un espace de travail.