Un peu de contexte sur le flex office

On situe généralement l’émergence du concept de flex office à la fin des années 1990, dans la foulée de l’apparition du « hot desking » dans les entreprises anglo-saxonnes.

Inspiré par les pratiques de bureaux partagés mises en place chez des géants de la tech et du conseil pour réduire les surfaces et favoriser la flexibilité, ce mode d’organisation a gagné en popularité au début des années 2000 avec l’essor du travail mobile et des outils numériques.

C’est véritablement après la crise financière de 2008, lorsque la pression sur les coûts immobiliers et la montée du travail hybride se sont accentuées, que le flex office s’est imposé aux Etats-Unis comme un standard. Il aura fallu attendre la crise du Covid 19 en France pour que l’adoption du flex office par les grandes entreprises s’y accélère.

Selon une récente étude menée par le cabinet de conseil en immobilier d’entreprises JLL (Top des tendances de l’immobilier d’entreprise 2025), 40 % des salariés français pourraient être concernés par ce mode d’organisation d’ici 2026.

Le flex office apparaît aujourd’hui comme une réponse logique à l’évolution des modes de travail. En effet, ces derniers ont eux-même gagné en flexibilité au cours des dernières années, à la faveur de la crise du Covid 19 et de la nécessité, pour la majorité des organisations, d’adopter le télétravail pour continuer à opérer. Cette flexibilité dans le choix du lieu de travail n’a pas tardé à se répercuter dans la flexibilité des espaces de travail eux-mêmes.

Mais pourquoi ce mode d’organisation du travail et d’aménagement s’impose-t-il logiquement aujourd’hui ? ‍

Voici 6 bonnes raisons d’adopter le flex office en 2025 !

1. L’équivalence 1 collaborateur = 1 bureau ne fait pas sens

Même avant la pandémie, les bureaux n’ont jamais eu une occupation de 100%

Historiquement, les bureaux n’ont jamais affiché un taux d’occupation de 100 %. Entre les congés, les absences et les déplacements professionnels, le taux de présence moyen – hors télétravail – avoisine déjà 80 % selon les données collectées par Deskare.

Un chiffre confirmé par Guillaume Coquet, Groupe Real Estate Manager chez BIC, qui affirme que, même avant la pandémie, les bureaux de l’entreprise affichaient un taux de présence de 80 %, sans politique de travail hybride en place.

Ainsi, puisqu’il n’y a jamais - et jamais eu - 100% des collaborateurs présents sur site sur une journée, l’équivalence 1 collaborateur = 1 bureau personnel ne fait pas sens.

Même une entreprise qui n’autorise pas le télétravail aura un taux de flex, aussi appelé taux de foisonnement, inférieur à 1. Autrement dit, il y a toujours plus de postes de travail disponibles que d’employés sur site.

« Toute entreprise qui n’a pas a minima un taux de flex de 0,8 gâche des postes de travail. »
‍Guillaume Coquet Group Real Estate Senior Manager, BIC

Un taux de présence en baisse avec la généralisation du télétravail

Bien que déjà existant avant la pandémie, le télétravail s'est largement répandu depuis, et concernerait aujourd’hui les trois quarts des entreprises françaises d’après une étude de JLL France datant de 2025, (Top des tendances de l’immobilier d’entreprise 2025). Ce mode de travail flexible est désormais solidement ancré dans les pratiques professionnelles françaises.

Les entreprises l’ont structuré à travers des accords, et les salariés y sont profondément attachés. Pour ces derniers, le télétravail n’est pas qu’un simple avantage, mais désormais un critère central dans leur choix professionnel, voire un véritable acquis social, au même titre que les congés payés autrefois.

« Le télétravail est maintenant considéré par les employés comme un véritable acquis social. »
‍Flore Pradère, Directrice Recherche et Prospective Work Dynamics, JLL

Aussi, la mise en place d’une politique de travail hybride vient-elle mécaniquement réduire le taux d’occupation des bureaux. Or, conserver un poste attribué à chaque collaborateur dans ce contexte crée un déséquilibre : de nombreux postes sont inutilisés les jours de télétravail, ce qui engendre plusieurs effets négatifs :

• Une sensation de bureaux vides, peu stimulante pour les équipes sur site ;
• Une sous-utilisation des espaces disponibles qui, à l’image de chambres d’hôtel inoccupées, dénote d'un indicateur clé de performance mal optimisé ;
• Une surconsommation inutile de ressources (chauffage, éclairage, ménage…) avec des conséquences économiques et environnementales ;
• Un coût d’opportunité imputable au manque de brassage des collaborateurs qui se croisent beaucoup moins naturellement, limitant ainsi échanges spontanés et synergies.

Dès lors, le flex office apparaît comme une solution évidente et pragmatique pour contourner ces externalités négatives liées à la généralisation du travail hybride. C’est d’ailleurs suite au constat de la baisse de fréquentation des bureaux après la pandémie que le géant des articles de papeterie BIC a décidé de mettre en place le flex office.

« Post-Covid, on s’est rendu compte que c’était absurde de venir au bureau dans des espaces vides et trop grands, on a donc décidé de mettre en place le flex office »
‍Guillaume Coquet, Group Real Estate Senior Manager, BIC

2. Le flex office, un levier économique incontournable pour les entreprises

Dans un contexte économique tendu, la réduction des coûts est devenue un enjeu majeur pour les entreprises. D’après une étude de JLL, il s’agit même de la priorité n°1 des décideurs aujourd’hui (Top des tendances de l’immobilier d’entreprise, 2022).

Sachant que l’immobilier constitue le deuxième poste de dépense des entreprises (JLL, Les 5 défis majeurs de l’immobilier d’entreprise d’ici 2025), le flex office apparaît comme une solution évidente pour optimiser les coûts. En réduisant la superficie des locaux, les entreprises peuvent significativement alléger leurs charges, tout en diminuant leurs dépenses annexes liées au chauffage, à l’électricité et aux consommables.

C’est précisément ce qu’a réalisé Lifen, entreprise spécialisée dans l’amélioration du parcours de soin dans le système de santé. En adoptant le flex office, l’entreprise a pu déménager dans des locaux 50 % moins chers, illustrant concrètement l’impact économique de ce modèle.

👉 Lire le cas Lifen. 

Ces réductions de coûts concernent également les entreprises propriétaires : la réduction d’espaces liée au passage au flex office leur offre la possibilité de sous-louer une partie ou l'ensemble de leurs locaux, voire de les céder, en cas de fermeture de bureaux, pour regrouper les collaborateurs sur un site unique.

Ce principe de sous-location laisse entrevoir les espaces devenus inutiles comme une source de revenus, et non un coût, pour peu que les contraintes posées par cette pratique soient surmontées. Des entreprises comme Sora ou Ubiq ont développé des solutions innovantes afin de faciliter et fluidifier la sous-location de mètres carrés et la cohabitation entre entreprises.

Notons qu’une partie de ces économies peut être réalisée même sans réduction de surface. En regroupant les collaborateurs dans des zones spécifiques, les entreprises en flex office peuvent en effet optimiser l’usage des ressources énergétiques et rationaliser les services associés en les adaptant aux espaces réellement occupés.

Le cas d’Allianz France est particulièrement intéressant : au cours de l’hiver 2022-2023, l’entreprise a décidé de fermer, chaque vendredi, l’un de ses sites phares de La Défense, la TourNeptune. ‍

Carlos Martins, Head of Workplace Innovation, confie en 2023 à Deskare, à l’occasion d’une interview exclusive, que cette fermeture a permis de réduire la consommation hebdomadaire du bâtiment d’environ 18 % pour le gaz et 6 % pour l’électricité. L’entreprise a d’ailleurs renouvelé cette opération pendant deux semaines au mois d’août, profitant de la période creuse estivale.

Si cette démarche s’inscrivait initialement dans une logique de sobriété énergétique, l’impact économique généré va de pair.

4. Le flex office, un atout pour réduire l’empreinte environnementale

Alors que 2024 a atteint le triste record de la plus haute température moyenne jamais enregistrée, la protection de l’environnement et la réduction de l’empreinte carbone s’imposent plus que jamais comme des défis majeurs pour notre société. Les entreprises sont d’ailleurs un des principaux acteurs mis à contribution, avec des exigences environnementales de plus en plus strictes. En témoigne l’entrée en vigueur en France en 2022 du reporting CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) qui deviendra obligatoire pour toutes les entreprises d’ici deux ans.

L’immobilier, fortement consommateur d’énergie et émetteur de gaz à effet de serre sur l’ensemble de son cycle de vie (construction et exploitation), représente un levier clé pour réduire l’empreinte carbone des entreprises.

À l’échelle européenne, des recherches menées par l’EPRA et l’INREV estiment que le secteur immobilier est à l’origine de près de 40 % de la consommation d’énergie et de 29 % des émissions de gaz à effet de serre (Rapport ACT du gouvernement 2024). En permettant d’adapter les espaces aux besoins réels (via une réduction ou optimisation des surfaces), le flex office s’inscrit non seulement dans une logique de sobriété financière mais aussi énergétique.

Les entreprises peuvent en effet réinvestir les économies liées au passage au flex office dans des bâtiments plus performants sur le plan environnemental, en privilégiant des infrastructures mieux isolées, moins énergivores et conformes aux standards les plus exigeants(HQE, BREEAM, etc.).

4. Le flex office, traduction immobilière de la « société du partage

Le passage au flex office ne répond pas uniquement à des enjeux économiques et environnementaux. Il traduit aussi une évolution profonde de la société vers un modèle davantage tourné vers le partage et l’usage plutôt que la propriété.

Le terme « économie de partage », popularisé par l'ouvrage What’s Mine Is Yours: How Collaborative Consumption is Changing the Way We Live de Rachel Botsman et Roo Rogers, désigne l'évolution progressive d'une économie dont les symboles de pouvoir sont basés sur la possession, à une économie où l'usage prévaut et s'adapte aux besoins ponctuels de chacun.

💡 71 % des décideurs énoncent la société de partage comme une des raisons du passage au flex office (JLL, Top des tendances de l’immobilier d’entreprise 2025).

Ainsi, alors que les générations précédentes avaient un fort attachement à la possession, les jeunes générations privilégient l’accès et la flexibilité, comme en témoigne l’essor des plateformes de location en tous genres (voitures, matériel de sport, hébergement courte durée, etc.).

« L’accès, et non plus la propriété, devient le mot d’ordre d’une nouvelle économie. »
Jeremy Rifkin, L’âge de l’accès, 2000

Ce changement générationnel se ressent jusque dans l'utilisation des espaces de bureau. Pour les générations actives depuis plus longtemps, le bureau attitré, personnalisé avec ses effets personnels, représentait un marqueur fort d’appartenance. Aujourd’hui, notamment avec l'avènement de la génération Z sur le marché du travail, ce repère individuel que constituait le bureau personnel s’efface au profit d’une approche plus collective et servicielle. L’attachement à l’entreprise se construit désormais à travers l’aménagement des espaces, la qualité des services proposés et la culture d’entreprise plutôt que l'attribution fixe d'un poste que chacun personnalise à son image.

5. Le flex office comme vecteur de lien social

Le flex office est également un facteur favorisant le lien social, car il incite au changement fréquent de voisins de bureaux. Cet impact, même s'il est vérifié, mérite toutefois d’être nuancé : dans la pratique, de nombreux collaborateurs conservent leurs habitudes et s’installent régulièrement dans les mêmes zones, voire aux mêmes places. Guillaume Coquet, Group Real Estate Senior Manager chez BIC, illustre bien ce phénomène avec l’analogie du parking : « [le parking est organisé] presque systématiquement en flex, pourtant, les gens prennent très souvent la même place ».

En réalité, ce qui crée du lien dans un environnement en flex office, ce n'est pas seulement le fait de changer de voisins chaque jour ; c’est aussi le réaménagement des bureaux, repensés autour de points de convergence favorisant la sérendipité.

💡La sérendipité désigne la capacité à faire, de manière imprévue, une découverte pertinente ou bénéfique alors qu’on ne la recherchait pas explicitement. Dans le cadre de l’environnement de travail, elle se manifeste par des interactions informelles ou des situations non planifiées qui favorisent l’émergence d’idées, d’innovations ou de collaborations inattendues.

Le passage au bureau partagé constitue d’ailleurs une occasion idéale pour repenser ses espaces en positionnant stratégiquement les lieux de rencontre — comme les ascenseurs, les cafétérias, les toilettes ou les salles de réunion — afin d’encourager les interactions entre collaborateurs qui, autrement, ne se côtoieraient pas naturellement.

À cela s’ajoute que la libération d’espace induite par la réduction du nombre de postes de travail permet de créer de nouveaux espaces informels, propices aux échanges spontanés et au renforcement du lien social. D’après le Baromètre Parella 2024, 28 % des salariés estiment que l’un des principaux avantages du flex office est qu’il « favorise les rencontres et les échanges ».

6. Les salariés aiment le flex office (si, si !)

Enfin, dernier constat — et peut-être le plus important : les salariés apprécient le flex office ! S’ils peuvent se montrer récalcitrants avant la transition, ils sont globalement conquis une fois le dispositif en place, comme le montrent les statistiques.

84 % des salariés pratiquant le flex office se déclarent satisfaits de leur nouvel environnement de travail, quand 48 % des non pratiquants en ont une opinion défavorable (JLL, flex office : “sans bureaux fixes” désespérés ou collaborateurs libérés, 2018).

Par ailleurs, le flex office semble avoir un impact positif sur la perception du climat social en entreprise. Selon une récente étude de JLL (Le flex office : une réponse aux enjeux de son temps, 2024), 60 % des salariés évoluant en flex office considèrent que le climat social est bon au sein de leur organisation, contre seulement 47 % dans les entreprises n’ayant pas adopté ce modèle.

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👉 Cet article est issu de notre Manuel Pratique du Flex office, qui rassemble les conseils d’experts et d’entreprises de renom qui ont réussi leur passage au flex office (BIC, Pernod Ricard, LVMH…).