Vous vous lancez dans l’aventure du flex office ? Ce mode d’organisation du travail témoigne d’une véritable volonté de redéfinir le rapport au travail et à l’employeur. Il entraîne une transformation profonde de l’espace de travail, des relations sociales et même de la culture d’entreprise.
Derrière les nombreux avantages apparents se cachent des risques à ne pas sous-estimer. Prenez conscience de ces enjeux pour repérer les risques liés à l’organisation du travail en flex office, les anticiper et ainsi garantir une mise en œuvre réussie.
Selon le 10ème baromètre Actinéo de la qualité de vie au travail de mai 2023, 21% des personnes interrogées travaillent en flex office sans poste attitré. Avec l’absence de postes de travail fixes, les employés peuvent éprouver un manque d’intimité. Les espaces ouverts peuvent leur donner l’impression d’être constamment surveillés, engendrant un sentiment de contrôle permanent. Dans un environnement où les salariés changent fréquemment de postes de travail, assurer la confidentialité et la sécurité des informations devient aussi plus difficile.
Le zoning est la solution idéale pour segmenter l’espace de travail en différentes zones et prévoir des espaces de travail individuels (bureaux privés, espaces cloisonnés, bulles de confidentialité) offrant la possibilité de se mettre à l’écart.
Dans un environnement de travail flexible, les distractions et les sollicitations plus fréquentes peuvent craindre une déconcentration et une diminution de la productivité des employés. Évoluer dans de nouvelles conditions de travail en constante agitation, comme les open spaces ou les espaces de coworking, avec des nuisances sonores peut affecter la qualité du travail.
Pour pallier ce risque, l’acoustique doit impérativement être réfléchie lors de l’aménagement des bureaux. Des zones cloisonnées et insonorisées peuvent être configurées en fonction des besoins. L’isolation phonique doit permettre de gérer le bruit dans un environnement en flex office. D’autant plus que, selon le Baromètre Parella 2022, 75% des salariés interrogés en France trouvent du plaisir à retrouver leur lieu de travail, principalement pour voir leurs collègues et échanger avec eux.
Dans un bureau flexible, trouver un espace disponible peut s’avérer ardu, particulièrement pendant les périodes de pointe, ce qui peut générer du stress. Gérard Mardiné, secrétaire général de la CFE - CGC, met en garde dans l’article “Le flex office face à ses contradictions” :
“Il faut à tout prix éviter le phénomène de course au poste de travail, qui peut être source de tension en interne”.
Une solution pour éviter cette compétition aux meilleurs postes de travail et aux salles de réunion est l’outil de desk booking, un outil de réservation que propose Deskare.
Le fonctionnement sans bureaux fixes peut compliquer la communication et la collaboration entre les membres d’une équipe, surtout s’ils ne sont pas physiquement proches les uns des autres. Contacter un collègue en open space peut rapidement devenir un casse-tête si l’on ignore à quel poste de travail il se trouve et s’il est présent dans les locaux ce jour-là. La vie de bureau peut en souffrir, entraînant un affaiblissement de la cohésion d’équipe entre les salariés.
L’utilisation d’un logiciel de gestion du flex office permet de renforcer la vie sociale, notamment en travail hybride. Grâce aux outils et espaces de travail, les collaborateurs peuvent se retrouver pour des moments (in)formels, ce qui crée une véritable dynamique d’entreprise valorisant les relations humaines. Plannings partagés, événements d’équipe, annonces et vie de bureau aident à renforcer les connexions entre collègues.
Les espaces partagés peuvent être plus propices à la propagation de germes, augmentant le risque d’infection dû à des bactéries et des virus.
Mettre en place une politique de clean desk dans un espace ouvert peut réduire les risques liés à la contamination. Déterminer la fréquence de nettoyage des espaces communs et des postes de travail, avec la pratique de la propreté à l’usage, améliore les conditions d'hygiène.
Par ailleurs, la question de la posture au travail mérite une attention particulière. Le bureau et la chaise doivent être facilement réglables pour éviter des troubles musculo-squelettiques (TMS) comme des douleurs de dos, d’épaules ou de poignets. L’ergonomie du lieu de travail doit être pensée pour ne pas engendrer de souffrance au travail.
Bien qu’un projet de flex office favorise la flexibilité et la mobilité, certains employés peuvent ressentir un sentiment d’isolement. Les collaborateurs se retrouvent parfois dispersés dans des espaces différents, limitant les opportunités de rencontres et d’échanges.
Cette absence de contacts réguliers peut amener à s’isoler de ses collègues et diminuer le sentiment d’appartenance à une équipe. Les employeurs doivent être attentifs aux risques psychosociaux (RPS) afin de préserver le droit à la protection de la santé physique et mentale de chaque collaborateur et proposer des moments de convivialité au travail.
Utiliser un planning hybride visible par tous, mettre en place des espaces collaboratifs et de détente, faciliter la sérendipité par l’organisation des espaces et des flux humains dans les bureaux professionnels sont autant de solutions pour éviter aux salariés de se sentir isolés.
Voir plus : “Du lieu au lien” avec Orange : une nouvelle ère du travail hybride et inclusif
L’absence d’appropriation d’un espace personnel par le salarié avec le hot desking peut donner l’impression qu’il a perdu sa place au sein de l’entreprise, qu’il est facilement remplaçable. Delphine Minchella, enseignante-chercheuse en science de gestion à l’EM Normandie, souligne dans l’article “Le flex-office, néfaste pour les salariés ?” :
“De nombreuses recherches montrent que le fait de pouvoir territorialiser l’espace de travail est très important dans le sentiment d’appartenance organisationnelle, et donc pour la motivation.”
L'engagement des salariés vis-à-vis de l’entreprise peut être fragilisé. Cette perte de repères engendrée par la mobilité accentue le sentiment d’interchangeabilité, source d’angoisse et de désengagement.
Pour répondre à ces craintes, les entreprises peuvent :
Pour atténuer ces risques du flex office, de bonnes pratiques managériales doivent être instaurées. Une adaptation significative de la culture managériale doit accompagner les managers sur la compréhension du travail hybride, qui doit jongler avec des équipes partagées entre le travail présentiel et le travail à distance.
Le management du flex office doit reposer sur un principe de confiance et s’appuyer sur des outils opérationnels efficaces, comme un logiciel de gestion du flex office et du télétravail : on en discute ?
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