Avec la pérennisation du télétravail, les collaborateurs travaillent en partie à distance, ce qui a des conséquences directes sur les bureaux et les espaces. Les entreprises se retrouvent souvent face à des locaux à moitié vides, voire désertés certains jours.
Pour contrer ce phénomène, le passage au flex office accompagné d’outils adéquats, est une tendance en plein essor. Mais qu'est ce que le flex office ? Ce système de bureaux flexibles permet de repenser l’aménagement des locaux pour s'adapter aux besoins des équipes. L’entreprise offre ainsi une plus grande flexibilité dans son organisation du travail et de ses espaces.
Pour que cette transition soit réussie, il est important de choisir des bureaux adaptés à vos besoins spécifiques. Dans cet article, nous vous proposons des conseils pratiques pour trouver le lieu de travail idéal pour votre entreprise.
Vous avez peut-être entendu parler du flex office sous le nom de desk sharing, flex desk ou bureau flexible ? Le principe est le même : les collaborateurs n’ont plus de poste de travail attitré.
Le flex office est souvent mis en place en contrepartie du télétravail, pour optimiser l’occupation des bureaux. Les salariés ont la possibilité de travailler certains jours à distance. Ils gèrent ainsi mieux leur temps et réduisent leurs déplacements domicile-travail, qui peuvent être stressants. Grâce à des outils de gestion comme Deskare, les jours de présence au bureau, les collaborateurs retrouvent un environnement et des espaces qui conviennent à leurs besoins et contraintes du moment.
Les candidats recherchent des entreprises qui proposent un management à l’écoute et des environnements de travail flexibles prenant en compte leurs attentes. Le lieu de travail est alors un argument de poids dans les stratégies de recrutement pour se démarquer de la concurrence.
Le flex office offre un espace de travail partagé, plus agréable et stimulant. Il favorise la créativité et la collaboration, ce qui améliore productivité et motivation.
Sans oublier qu’avec les bureaux flexibles, les recruteurs ont accès à un pool de talents plus large géographiquement, les employés n’ayant pas l’obligation de se rendre tous les jours sur site.
Le flex office permet de gagner en autonomie et en liberté en choisissant, selon ses besoins, l’espace dans lequel travailler :
La liberté dans le choix des lieux de travail permet de mieux s'adapter aux fluctuations de la charge de travail en fonction des projets et préférences.
Des locaux adaptés permettent une utilisation plus efficace de l'espace. S’ils sont trop grands pour la taille de l'équipe, cela peut entraîner un gaspillage d'espace inutile et une augmentation des coûts de location ou d'achat de locaux. À l'inverse, s’ils sont trop petits, le manque d'espace sera un obstacle au bon management et travail en équipe.
Avant de choisir vos bureaux, évaluez les besoins des collaborateurs. Posez-vous les bonnes questions : de quels espaces avez-vous besoin ? Quels équipements ?
Voyez le flex office comme une (nouvelle) forme d'attribution des postes de travail qui favorise la collaboration. Les employés ont plus d'opportunités pour se retrouver, échanger et travailler ensemble. Cela stimule les interactions, l'innovation et renforce les liens !
L'immobilier est le deuxième poste de dépenses des entreprises, après la masse salariale. Son optimisation a longtemps été mise de côté. Depuis la désertification des bureaux pendant la crise sanitaire, les directions financières et workplace reprennent en main ces coûts. C’est dans ce contexte que le flex office tire son épingle du jeu.
Quand les employés partagent les postes de travail, les dépenses liées aux locaux et aux infrastructures (loyer, énergie, chauffage, climatisation, etc.) sont réduites. Certaines entreprises réinvestissent les économies réalisées dans l’expérience collaborateur : services, équipements, événements, etc.
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La recherche de bureaux est un processus complexe, surtout lorsqu’elle implique un changement des modèles de travail. Être accompagné dans sa démarche permet de bénéficier d’une expertise locale. C’est ce que Leosquare propose à Paris. Ses équipes s’occupent de votre recherche (coworking, prestations de services ou bail 3/6/9) : du conseil à l’aménagement, grâce à un large réseau de partenaires !
Voici quelques conseils pratiques pour vous aider à définir votre recherche immobilière.
L'emplacement est un critère important dans le choix des bureaux. Optez pour un lieu facilement accessible en transport en commun, en voiture et en vélo. Prenez également en compte la proximité des commerces et des services pour faciliter la vie de vos employés.
Avec le flex office vous pouvez réduire l’espace total des bureaux. Grâce à cette économie, les entreprises se demandent souvent si elles doivent choisir des bureaux plus petits mais mieux situés. Pour y répondre, impliquez vos collaborateurs dans la réflexion et interrogez-les. Nous avons réalisé un questionnaire pour vous aider.
Vous pouvez prendre en compte ces trois éléments pour trouver la meilleure localisation :
Le code du travail n’indique pas de surface minimale d’un poste de travail par collaborateur. Mais il oblige les entreprises à respecter des règles de sécurité et d'hygiène (voir l’article R 4214-22).
La norme NF X 35-102 de l’AFNOR (Association française de normalisation) délivre tout de même quelques recommandations :
Les entreprises s’appuient souvent sur le taux de foisonnement pour optimiser leurs espaces. Par exemple, Bic a fait le choix de conserver un taux de 80% pour un assurer un certain confort à ses équipes.
En choisissant des bureaux meublés, les entreprises ont accès au mobilier de base : poste de travail, siège, rangement, imprimante, etc. Elles profitent aussi de zones communes avec coin repas pour les pauses, micro-ondes ou encore café. Mais ce qu’elles recherchent surtout, ce sont les salles de réunion et les phone box, très demandées par les salariés en flex office pour plus de flexibilité.
Avec des bureaux vides, les entreprises bénéficient d’une plus grande liberté pour adapter les espaces à son activité, aux besoins et projets spécifiques des collaborateurs sans bureau attitré. Cette option est avantageuse lorsque l’organisation a déjà en sa possession l’équipement nécessaire.
Une entreprise qui change de bureau doit considérer plusieurs postes de dépenses : le loyer, les charges, les taxes, les frais liés à la signature, à l’aménagement à l’installation.
Pour vous aider à y voir plus clair, Leosquare a analysé le loyer moyen d’un bureau à Paris au m² :
La culture et les valeurs vivent à travers les espaces de travail. Un environnement qui reflète l’ADN de l’entreprise aide à renforcer l'engagement et le sentiment d’appartenance des collaborateurs. Dans certaines entreprises, comme chez Stuart, le bureau devient un avantage salarié au même titre que les tickets restaurants ou la salle de sport.
Pour résumer, le choix des bureaux et des modèles d’organisation du travail ont un impact sur la collaboration entre employés. En créant des zones qui encouragent le travail en équipe, vous pouvez aider vos collaborateurs à collaborer plus efficacement !
Le flex office est une organisation du bureau qui propose plusieurs espaces en fonction des besoins des collaborateurs. C’est également un bon moyen pour l’entreprise d’optimiser ses coûts et de proposer une meilleure expérience à ses équipes.
Le travail flexible apporte de nombreux avantages tant pour les employés que pour les entreprises : conciliation travail-vie personnelle, augmentation de la productivité, attraction et rétention de talents, réduction des coûts et forte capacité d'adaptation aux crises.
Le flex office est un modèle d’organisation du travail qui offre aux collaborateurs la liberté de choisir et de réserver un espace de travail en fonction de leurs besoins et préférences grâce à des outils adaptés. Le flex office est conçu pour être adaptable aux besoins changeants de l'entreprise et des employés.
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