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Qu'est-ce que le flex office ? Définition & Méthode

Flex Office
May 25, 2022
Publié par
Vianney

L'aménagement traditionnel du bureau est de moins en moins populaire, car les employés exigent plus de flexibilité et de confort dans leurs espaces de travail. De plus, on remarque de plus en plus que tous les salariés ne travaillent pas en même temps. Certains sont à mi-temps, d'autres en télétravail, en déplacement professionnel...ou encore en congé. C'est ainsi qu'est apparu le flex office, une nouvelle organisation des espaces de bureaux conçue pour répondre aux besoins du travailleur moderne. Dans cet article, nous allons comprendre la définition du flex office, aussi parfois appelé desk sharing, free seating ou encore bureau dynamique.

La définition du Flex Office

Flex office est un terme utilisé pour décrire l'optimisation des espaces de bureaux. L'objectif du flex office est de créer un environnement de travail plus efficient et plus efficace.

Le flex office comprend généralement une variété d'espaces différents, tels que des :

  • bureaux privés
  • salles de réunion
  • espaces de coworking
  • bureaux debout
  • zones de travail ouvertes
  • zones de détente

En permettant aux employés d'accéder à une variété d'espaces de travail différents, le flex office peut contribuer à augmenter la productivité et la créativité. En outre, le flex office peut également contribuer à réduire les coûts, en permettant aux entreprises de faire un meilleur usage de leurs espaces de bureau existants. Comme de plus en plus d'entreprises adoptent le flex office, le terme est susceptible de devenir de plus en plus populaire.

Comment mettre en pratique le flex office ?

L'essor du flex office présente de nombreux avantages, mais il peut aussi être difficile à mettre en pratique. Voici quelques conseils pour votre projet à tirer le meilleur parti d'une nouvelle organisation au bureau.

Définir les besoins de chaque poste de travail

Lors de la conception d'un flex office, il est important de prendre en compte les besoins de chaque poste de travail. Par exemple, certains postes peuvent avoir besoin de bureaux dédiés, tandis que d'autres peuvent n'avoir besoin que d'un ordinateur portable et d'une chaise ergonomique.

En outre, il est important de prendre en compte les besoins des différents services de l'entreprise dès le début du projet. Par exemple, le service informatique peut avoir besoin d'espaces de travail dédiés aux racks de serveurs et aux équipements, tandis que l'équipe marketing peut avoir besoin d’espaces ouverts pour les séances de brainstorming.

En prenant le temps de définir les besoins de chaque poste de travail, l'organisation d'un flex office peut répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise.

Définir ce que les salariés attendent d'un espace de travail

Lorsqu'il s'agit de concevoir un flex office qui réponde aux besoins des collaborateurs, il est important de demander l'avis des personnes qui utilisent les espaces en leur posant quelques questions, par exemple :

  • Quel type de mobilier de bureau préfèrent-ils ?
  • De quelle quantité de rangement ont-ils besoin ?
  • Quel type d'aménagement leur conviendrait le mieux ?

En prenant le temps de demander l'avis des collaborateurs dès le début du projet, vous pouvez vous assurer que le flex office sera conçu pour répondre à leurs besoins, et qu'ils seront à l'aise et productifs dans ces espaces.

En outre, en impliquant les employés dans le processus d’organisation des bureaux, vous pouvez créer un sentiment d'appartenance et d'adhésion qui les rendra plus susceptibles d'utiliser et d'apprécier le flex office.

Favoriser le télétravail

L'une des meilleures façons de mettre le flex office en pratique est d'encourager les collaborateurs à faire du télétravail. En permettant aux salariés de travailler à domicile, vous pouvez libérer de l'espace dans le bureau pour d'autres utilisations, comme des salles de réunion ou des espaces de détente.

En outre, le télétravail peut contribuer à réduire les coûts, puisque vous n'aurez pas besoin de fournir aux employés un espace de travail dédié, et que vous aurez moins de collaborateurs présents en même temps dans l'entreprise. Ce budget économisé peut servir à améliorer la qualité de votre flex office, et même d'agrandir sa taille.

Tenir compte de la place disponible

Lorsqu'il s'agit d'aménager un flex office, la première chose que vous devez prendre en compte pour votre projet est la quantité d'espace dont vous disposez dans vos bureaux.

Si vous bénéficiez d'un grand espace, vous avez le luxe de pouvoir aménager plusieurs zones différentes pour des activités distinctes. Par exemple, vous pouvez avoir une zone dédiée au travail en commun, ainsi que des zones séparées pour le travail au calme et les activités sociales.

Cependant, si vous disposez d'un bureau plus restreint, vous devez utiliser l'espace de manière plus efficace. Une façon de le faire est de créer un loft pour le coworking, qui servira également d'espace social. Une autre option consiste à utiliser des cloisons mobiles pour créer des postes de travail temporaires.

Quelle que soit votre approche, il est important de vous assurer que vous tirez le meilleur parti de l'espace dont vous disposez.

Quelle est la place du management dans un flex office ?

Le rôle du management dans un flex office est de continuer à diriger l'entreprise et ses salariés, en favorisant un environnement de travail productif et positif. Cela signifie être ouvert aux changements de bureaux et travailler avec les salariés pour trouver le meilleur arrangement pour leurs besoins individuels.

Le management doit également être conscient de la façon dont le flex office affecte la productivité et le moral des salariés, et être prêt à apporter des changements si nécessaire.

Par exemple, si les collaborateurs profitent des modalités de travail flexibles pour se relâcher, le management devra peut-être réévaluer la politique de l'entreprise. D'autre part, si les employés trouvent qu'ils sont plus productifs en travaillant dans des bureaux pleins de vie, le management peut envisager d'étendre la politique de flexibilité.