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Plongée au coeur du nouveau siège de BIC

Hybrid Stories
January 17, 2023
Publié par
Vianney

Tout le monde connaît BIC, l’entreprise qui nous accompagne depuis nos premiers mots couchés sur des papiers à ligne. Les plus rebelles sont vite passés du stylo au briquet dès l’adolescence, puis, en grandissant, au rasoir. Cette entreprise “fait partie du paysage”, comme on dit, et représente un des symboles de l’industrie française.

Alors comment une entreprise de plus de 75 ans d’existence se rend-elle attractive, crée-t-elle et entretient-elle une culture particulière ?

C’est la question que je me suis posée en passant devant leur immense logo (le fameux BIC boy), affiché fièrement sur un immeuble moderne bordant le périphérique nord parisien. En contactant directement Guillaume Coquet, le Global Real Estate Manager de la firme, j’ai pu me frayer un chemin dans leurs bureaux flambants neufs pour mieux comprendre l'origine de ce projet.

Le fameux BIC Boy, bien visible depuis le périphérique parisien

Aux origines : une plongée dans l’histoire de Bic

Pour bien comprendre le sens de ce nouveau siège, il faut remonter à ce qui fait l’ADN de Bic. Marque fondée en 1945, Bic a gardé, selon les mots de ses collaborateurs, l’agilité d’une entreprise à taille humaine, tout en étant aujourd’hui une multinationale implantée dans plus de 10 pays à travers le monde.

Comme pour beaucoup d’entreprises, la mise en place à grande échelle du télétravail pendant et après la crise du Covid a ouvert la possibilité de repenser la manière de travailler de l’entreprise.

Historiquement BIC , le siège social de Bic était situé à Clichy, au cœur d’un espace qui appartenait à l’entreprise, mais qui ne correspondait plus vraiment aux attentes des collaborateurs Bic et aux nouvelles manières de travailler.

Avec la volonté d’insuffler un esprit nouveau au sein de l’entreprise, et de “ré-onboarder les collaborateurs”, selon les mots de la Responsable RH du siège Emmanuelle Moutrille, l’idée a germé de déménager le siège dans un nouveau bâtiment, plus moderne, et de vendre l’ancien siège pour passer à un modèle locatif plus commun aujourd’hui.

L’indispensable implication des salariés dans le nouveau siège

L'équipe projet s’est appuyée sur plusieurs études sociologiques, et a passé beaucoup de temps à interroger des salariés et managers d’équipe sur ce que représentait le siège de Clichy. Si certains n’y voyaient rien de plus qu’un site de bureaux, d’autres y voyaient un “lieu de vie”. Le besoin de collaborer entre Business Units était toutefois remonté par les collaborateurs.

Ce bâtiment représentait toutefois un point d’ancrage important pour la communauté BIC, surtout pour une entreprise internationale avec plusieurs sites et centres d’expertise sur différents continents.

La décision d’enclencher ce nouveau projet immobilier s’est donc faite en impliquant les salariés, en prenant en compte leurs attentes.

Il est plus facile de concevoir un site qui correspond à la culture de l’entreprise quand ce site est conçu en interne (sans faire appel à une maîtrise d’ouvrage externe, NDLR) : on connaît mieux les attentes des collaborateurs, et ce qui leur plaira.

Au delà de la consultation des collaborateurs (utile pour affiner la connaissance des attentes), le point clé était donc surtout d’embarquer les parties prenantes afin qu’elles soient elles-mêmes ambassadrices du projet . Pour cela, BIC a fait appel au cabinet Colliers, expert de l’environnement de travail, afin de sensibiliser les collaborateurs au changement.

Le recours à un prestataire extérieur pour les questions de change management est important, car les humains ont naturellement une certaine défiance par rapport au changement, d’autant plus quand il est apporté uniquement par des parties prenantes internes.

Une bonne dose de pédagogie a également été nécessaire et a porté ses fruits, notamment par l’organisation de visites du nouveau site alors encore en chantier. Ces visites “ont permis aux collaborateurs de se projeter dans leur futur environnement de travail, et de les rassurer sur le fait qu’ils étaient gagnants dans ce changement”, explique Karine Roussel, Office Manager du site de Clichy. Des ambassadeurs du projet engagés ont aussi été choisis, afin d’embarquer plus facilement les parties prenantes.

Voir aussi : comment réussir son passage au flex-office - Le guide pratique, avec Europa Groupe

Le nouveau siège : entre modernité et détails culturels

Déménager un siège occupé depuis plus de 20 ans n’est pas une mince affaire, et il a fallu toute la force de persuasion du département Real estate ainsi que l’ouverture et l’écoute de la direction pour le projet de nouveau site voit le jour.

L’objectif était donc de créer un site qui génère de l’engagement, reflétant l’identité Bic, et dans lequel les quelques 420 collaborateurs et prestataires se sentent bien.

Guillaume Coquet l’explique : “la première chose que l’on a faite, c’est internaliser toute la conception : nous n’avons pas pris d’architecte, de maîtrise d’ouvrage… Cela a deux avantages : exploiter au mieux la connaissance que nous avons en interne de la culture BIC et des attentes des collaborateurs, et faire des économies énormes sur la partie conception”. Les économies réalisées ont ainsi pu être réinvesties dans du matériel haut de gamme : mobilier Knoll, écrans incurvés, webcams et matériel de visio-conférence performant… Tout est fait pour que les collaborateurs puissent travailler dans les meilleures conditions.

Mobilier de qualité, intérieur épuré et collection d'art : les clés d'un environnement de travail inspirant

Du côté des salles de réunion, les bureaux en comptent plus de 24 : à la fois des salles classiques accessibles via un système digital de réservation de salles, la traditionnelle Board Room située au 7e étage avec une vue imprenable sur Paris et le Sacré Coeur de Montmartre, et beaucoup de phone booth à une, deux ou quatre places, accessibles elles sans réservation. Des détails ont même été pensés pour réaliser ces réunions en hybride dans les meilleures conditions : webcams haut de gamme, appareils Click-Share permettant un partage d’écran facile, cloisons en verre occultantes à la demande…

Crédit photos : Didier Delmas pour BIC

Enfin, les espaces ont été agrémentés de la collection d’art de la société BIC, ainsi que de détails rappelant l’identité de la marque : la rondeur du BIC boy, la silhouette du stylo iconique…

Il s’agit de rappeler subtilement l’identité de la marque, sans l’amener trop “vulgairement”, de manière trop brute.

Tout cela aboutit à 3 étages cohérents, modernes, lumineux : mais aussi à des espaces lounge confortables, des espaces calmes et d’autres plus collaboratifs, une terrasse de 200 m2 avec une vue sur tout Paris, et, tout simplement, de la vie.

La terrasse de 200m2 avec vue sur Paris fait le bonheur des collaborateurs BIC pour tous types d'évènements. Crédits photos : D Delmas

Le résultat : plus d’engagement et de cohésion

Le premier constat, c’est que ce site a rempli jusqu’ici tous ses objectifs. Les collaborateurs BIC ont été sous le charme, et l’évaluation de la satisfaction des salariés est encore en cours, afin de recueillir les points d’amélioration forcément existants, mais surtout les points de satisfaction.

Ensuite, ce projet a été construit dans une logique de rationalisation et d’efficacité, tout en gardant en tête comme objectif premier le bien-être des collaborateurs. “Déjà pré-Covid et institutionnalisation du télétravail, les études indiquent que les bureaux n’étaient en moyenne remplis qu’à 80% au maximum, à cause des congés, déplacements etc.” explique Guillaume. “Maintenant que le télétravail a été instauré officiellement (2 jours par semaine, NDLR), ce taux a encore baissé. Nous avons fait le choix de ne pas optimiser de manière trop agressive nos espaces comme le font certaines entreprises, avec un taux de foisonnement à 60% voire moins, mais plutôt de conserver ce taux de 80% afin de garantir un confort à nos collaborateurs.”

Reste à savoir si l’objectif de culture a été atteint : l’équipe RH et la direction sont pour l’instant ravies.

"Ce projet est une belle réussite, car on a réussi à recréer du lien, et les collaborateurs sont beaucoup plus impliqués qu’avant. Les équipes se mélangent enfin, et les gens ont envie de venir !" explique la Responsable des Ressources Humaines.

Les prochaines étapes ? Profiter de l’effet positif de ce nouveau bâtiment pour le faire vivre par des évènements récurrents, sur lesquels travaillent les équipes RH et Office Management. Comme l’explique Guillaume, “les équipes s’approprient maintenant les espaces et en font ce qu’elles désirent”.  Ces évènements, beaucoup axés sur des thématiques RSE (à la demande des collaborateurs BIC), ou des partages d’expertise entre divisions, plaisent aux salariés et les engagent, en plus de les motiver à revenir au bureau.

Merci à Guillaume Coquet, Karine Roussel, Emmanuelle Moutrille pour leur accueil, leur temps et leur partage d’expérience.

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