On pense souvent que la flexibilité au travail, des horaires et l’innovation sur les sujets relatifs au “futur du travail” sont réservés aux géants américains de la “tech”, à tort.
Notre rencontre avec SARETEC - leader français dans la gestion des sinistres - nous a prouvé que nous avions définitivement tort et que les entreprises les plus innovantes ne sont parfois pas celles que l’on pense !
Saretec est une entreprise de 46 ans (1977) qui rassemble aujourd’hui plus de 1800 collaborateurs répartis entre un siège social près de Paris (à Créteil) et 80 agences dans tout l’hexagone, les DOM TOM et en Espagne.
Nous avons rencontré Elodie Bonnet, Responsable du Développement RH et Sébastien Laumond, Responsable de la Communication, et leur avons simplement demandé : “Comment avez-vous fait évoluer l’organisation du travail chez Saretec, depuis la crise du Covid ?”
Nous en avons appris plus sur le fonctionnement de l’entreprise. Découvrez leurs conseils !
Comme c’est le cas pour beaucoup d’entreprises, Saretec a profité de la crise du Covid pour faire évoluer l’organisation du travail vers plus de flexibilité dans son organisation sur site et à distance. Pour reprendre les mots d’Elodie Bonnet, cette période a été “un accélérateur de particules”. Cette transformation à marche forcée s’est bien passée pour les travailleurs et la production de l’entreprise.
“Une grande partie du travail avait été opéré en amont avec le déploiement d’une flotte d’ordinateurs portables, la mise en place d’un premier avenant lié au télétravail, beaucoup de formations et de sensibilisation sur le travail à distance pour nos salariés.”
Depuis, Saretec n’a pas cessé de continuer à innover et évoluer sur l’organisation du travail hybride, dans un but bien précis : apporter plus d’épanouissement à chaque collaborateur.
De ces différentes évolutions et innovations, quatre enseignements pourraient servir à tout employeur cherchant à faire évoluer sa structure vers plus de flexibilité dans son organisation du travail.
Saretec étant une entreprise particulièrement distribuée géographiquement (1800 collaborateurs répartis dans plus de 80 bureaux différents). Mettre en place une démarche de dialogue et d’écoute peut s’avérer assez complexe. Toutefois, selon Elodie Bonnet, c’est une condition sine qua none de toute innovation pour obtenir d’excellents résultats.
“Nous avons mis en place une démarche proactive d’échange entre les différents bureaux, le CSE et la direction des ressources humaines pour comprendre comment chaque agence vivait le travail hybride et s’organisait, et comment nous pourrions mieux aider”.
La direction des RH a donc énormément travaillé pour faire remonter le plus de retours, venant des différentes équipes, via des questionnaires qualitatifs comme quantitatifs et des visites, le tout dans un climat de confiance.
De cette phase d’échange, il en est sorti chez Saretec un plus grand besoin de flexibilité dans le lieu de travail (en facilitant notamment la mise en place du “travail hybride”) mais aussi de liens sociaux et de convivialité malgré la distance.
Le second enseignement concerne la singularité de chaque équipe. Sébastien Laumond insiste en effet sur le fait que “chaque équipe, via son manager, fonctionne différemment avec ses propres rituels et sa propre culture” et cette diversité est une force qu’il ne faut absolument pas briser.
Selon Saretec, la direction des RH doit donner une grande trajectoire concernant la flexibilité au travail, mais chaque manager peut adapter son fonctionnement selon son équipe. Ainsi beaucoup d’autonomie est laissée aux équipes pour s'organiser et les managers accompagnent leurs équipes et favorisent cette autonomie.
Pour autant, les managers ne sont pas abandonnés sur le sujet. L’entreprise forme énormément ses managers pour leur permettre de mieux animer et piloter leur équipe, même en télétravail ou en “mix hybride”.
En plus de ces formations, la direction alloue un budget à chaque manager pour animer la vie de son équipe en mode hybride de manière plus personnalisée. Chacun se voit doté d’un “budget convivialité”, à utiliser comme souhaité pour rassembler l’équipe. Sébastien Laumond illustre cette pratique avec un exemple concret :
“L’équipe de la communication s’est réunie pour écouter un concert de Jazz, alors que l’équipe RH a organisé un dîner dans une crêperie.”
L’adaptabilité est clé !
Selon Elodie Bonnet, il ne sert à rien de “copier-coller” une culture ou une organisation venant d’ailleurs. Toute évolution doit venir d’un dialogue interne pour comprendre ce qui est vraiment attendu par les collaborateurs et managers en termes de flexibilité au travail.
Par ailleurs, il ne faut pas avoir peur de tester de nouvelles formules et d’expérimenter auprès des collaborateurs sur les sujets de flexibilité. Cela se ressent notamment dans le passage progressif de Saretec dans un système de flex desk. Elodie raconte que cela s’est fait progressivement. Dans un premier temps, un test a été réalisé grâce à un système de zoning où chaque collaborateur pouvait s'asseoir où il le souhaitait dans une zone définie pour son équipe. L’idée était de mettre en place des zones par équipe, puis d’évaluer la performance de ce système avant d’envisager un passage au flex office total.
Saretec ne s’est pas arrêté au flex office pour dynamiser la vie au bureau. Plusieurs projets pilotes et avantages voient encore le jour : permettre aux collaborateurs qui le souhaitent de changer d’agence ou de vivre le quotidien d’un collègue quelques jours pour mieux comprendre l’ensemble des emplois par exemple.
Voir aussi : comment Grohe a sanctuarisé le concept du vis ma vie
Le dernier enseignement que nous tirons de cet échange, est que dans cette démarche de flexibilité et d’innovation dans l’organisation du travail, la technologie peut être une aide précieuse dans la durée.
Saretec a mis en place une flotte d’ordinateurs portables et la suite Office 365 avec Microsoft Teams. Cela facilite aujourd’hui le quotidien de tous les collaborateurs. Un projet est actuellement en cours pour déployer un nouvel intranet, tel un réseau social, qui favorisera les échanges entre salariés et la communication transverse.
Pour apporter plus de visibilité à l’ensemble des équipes sur “qui vient quand” et “qui est où”, une solution a été développée via SharePoint, où chacun peut renseigner ses jours de télétravail pour les 2 semaines à venir. Cela permet aux “collaborateurs de voir qui vient au bureau pour mieux planifier sa semaine et être au bon endroit au bon moment”. C’est une première étape pour mieux gérer ses bureaux.
D’autres entreprises ont connu ou connaissent encore les mêmes problématiques que Saretec. Certaines ont également commencé à organiser la flexibilité au bureau grâce à une “solution maison”, telle que Excel. Les plus innovantes se sont tournées vers une solution clé en main.
Pour résumer, beaucoup (trop) d’entreprises françaises pensent encore qu’il est trop tôt pour apporter plus de flexibilité au travail et se lancer pleinement dans le “future of work”. Saretec et son équipe RH sont, quant à eux, convaincus que pour apporter un réel épanouissement aux collaborateurs, il est nécessaire d’être plus flexible et d’avancer sur ces sujets dès aujourd’hui.
Via une démarche d’échange et de confiance entre toutes les équipes, Elodie Bonnet et Sébastien Laumond nous montrent aussi que l’innovation est à la portée de tous et que la technologie est une véritable alliée !
Pour aller plus loin, découvrez comment une bonne gestion de la politique hybride optimise les bureaux et mène vers une économie réelle des coûts pour l’entreprise grâce au flex office.
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