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Passage au flex office : les bonnes pratiques à adopter

Flex Office
October 21, 2022
Publié par
Thomas

L'espace de travail moderne évolue. De plus en plus d'entreprises s'éloignent des bureaux traditionnels et adoptent un modèle de flex office. Cela peut être un excellent moyen d'améliorer la productivité de tous les collaborateurs et d'économiser sur de nombreux coûts. Mais il est important de le faire correctement.

Voici donc les meilleures pratiques pour favoriser la transition à une organisation dédiée au flex office.

Définir le projet de l'entreprise

Le flex office est un changement d'organisation passionnant qui peut offrir de nombreux avantages à votre entreprise. Mais quelle est la première étape pour passer de l'idée à sa concrétisation ?

Tout d'abord, il est essentiel de définir le projet et de fixer des objectifs clairs. Voici quelques conseils pour vous aider à démarrer.

Intégrer un maximum de collaborateurs

Pour assurer une transition en douceur vers le flex office, il est essentiel d'impliquer le maximum de collaborateurs dans la conception du projet. Cela permet de s'assurer que le nouvel espace de travail répond aux besoins de tous les employés et que l'ensemble de l'équipe y adhère.

Intégrer un maximum de collaborateurs dans la formation du projet permet également de tenir compte des différentes perspectives et caractères au sein de l'organisation.

En impliquant les salariés dans le processus, vous pouvez créer un espace de bureau dans lequel tout le monde se sent à l'aise et qui aidera votre entreprise à prospérer.

La politique de télétravail en flex office

Le flex office est un environnement de travail qui n'est pas immobilisé en un seul endroit. Les collaborateurs ont la possibilité de faire du télétravail et de venir au bureau, selon une organisation définie.

Lors de la définition de cette politique, il est important de tenir compte des besoins de l'entreprise, comme du salarié. L'organisation doit être conçue pour promouvoir la productivité et la créativité, tout en offrant une structure et un soutien.

Voici quelques éléments clés à définir précisément dans une organisation de télétravail :

  • Les types de travail qui peuvent être effectués à distance
  • La fréquence et la durée du télétravail
  • Les directives en matière de communication et de collaboration
  • Les attentes en matière de délais et de produits livrables

L'aménagement des locaux lors du passage au flex office

Le passage au flex office peut être une tâche intimidante, surtout lorsqu'il s'agit de l'aménagement des locaux. Cependant, il y a quelques facteurs clés à garder à l'esprit qui aideront à assurer une transition en douceur.

Là encore, il est important de tenir compte des besoins de chaque salarié. Certains préfèrent des bureaux privés, d'autres des espaces de coworking ouverts. Il est également important de considérer le type de travail qui sera effectué dans chaque espace. Par exemple, les bureaux privés peuvent être plus adaptés au travail confidentiel, tandis que les espaces de coworking ouverts peuvent être plus adaptés à la collaboration.

Enfin, il est important de prendre en compte la fluidité de circulation dans les locaux de l'entreprise. Cela permet d'assurer à l'ensemble des collaborateurs des déplacements facilités sans goulots d'étranglement.

Passage au flex office : une communication intense

Alors que de plus en plus d'entreprises adoptent le flex office, il est important de se rappeler que tous les collaborateurs peuvent ne pas adhérer immédiatement à ce changement. Pour certains salariés, la transition d'un environnement de bureau traditionnel à une organisation plus flexible peut être assez brutale. En France, 60 % des salariés plébiscitent le flex office, il reste encore 40 % à convaincre.

Afin de favoriser une transition adaptée à tous les collaborateurs, il est essentiel de communiquer efficacement sur le changement d'organisation et ce que cela signifie pour eux au quotidien. Le management doit être plus disponible que jamais afin de répondre aux préoccupations des équipes et identifier la place de tous les salariés dans ce nouvel environnement.

S'appuyer sur des outils dédiés au flex office

Pour réussir ce passage au flex office, il est enfin important de s'appuyer sur des outils d'aide à l'organisation du travail hybride. Il s'agit concrètement d'utiliser des fonctionnalités telles que :

  • L'assistance aux collaborateurs
  • La simplification de la gestion RH
  • La gestion des espaces au sein des locaux de l'entreprise

L'assistance aux collaborateurs

Les systèmes de planification du télétravail et de réservation de bureaux peuvent vous aider à suivre où et quand les salariés travaillent. En outre, il est important de créer des canaux de communication clairs entre les collaborateurs qui travaillent dans des lieux différents.

Que vous utilisiez le courrier électronique, la messagerie instantanée ou la vidéoconférence, une communication ouverte aidera toutes les équipes à rester sur la même longueur d'onde.

La simplification de la gestion RH

Les outils qui aident à gérer les aspects RH peuvent être très utiles pour réussir le passage au flex office. En particulier, ils peuvent aider à :

La gestion des espaces au sein des locaux de l'entreprise

Afin de tirer le meilleur parti de l'espace de l'entreprise, il est important d'utiliser des outils qui aident à le gérer. Ces outils peuvent notamment aider à :

  • Identifier les zones sous-utilisées
  • Optimiser les flux de circulation
  • Réduire les nuisances sonores
  • Garantir un poste de travail optimal pour tous les salariés

Le flex office est de plus en plus populaire, à juste titre, mais le changement vers ce type d'organisation du travail doit être pensé très précisément. En gardant à l'esprit ces quelques bonnes pratiques, vous pouvez contribuer à rendre la transition plus douce pour tous les salariés.