Non, le flex office ne déshumanise pas le bureau

Pourquoi pense-t-on cela ?

La mise en place du flex office peut susciter des craintes quant à la perte de repères liée à la disparition du bureau attitré, où chacun pouvait personnaliser son espace avec des objets familiers. L’image d’Épinal du bureau sur lequel trône fièrement la photo de famille a la vie dure, et s’en voyant dépossédé, le collaborateur peut craindre de ne plus se sentir accueilli ni considéré.

Le bureau deviendrait ainsi un lieu de passage sans ancrage, où chacun devrait effacer ses traces à la fin de la journée, en veillant à bien ranger ses affaires dans son casier au nom de la fameuse "clean desk policy".

Pourquoi cette idée est fausse ?

Si le passage au flex office se résume à la suppression du poste de travail individuel sans revoir l’aménagement des espaces, il est très probable que vos collaborateurs le perçoivent comme “déshumanisant”.

Dans les faits, rares sont les aménagements en flex office qui ne prévoient pas une sectorisation par équipe, permettant aux collaborateurs de retrouver un point d’ancrage physique lorsqu’ils se rendent sur site. La personnalisation se retrouve non plus à l’échelle du bureau, mais à celle du territoire d’équipe, un espace qui incarne une identité collective.

Par ailleurs, les éventuelles économies induites par la réduction des surfaces (charges allégées, sous-location de mètres carrés, déménagement dans des bureaux plus petits…) peuvent être réinvesties dans de nombreux facteurs augmentant la qualité de vie au travail : postes de travail plus ergonomiques, espaces de bien-être et de convivialité, meilleure localisation, services additionnels... Le flex office est alors perçu par les collaborateurs comme une amélioration de leur confort, et non l’inverse.

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Il est également important de souligner que la perception du bureau comme “possession personnelle” tend à s’effacer chez la nouvelle génération. Notre société a évolué vers un modèle où prévaut le partage et l’usage sur la propriété, comme en témoigne l’essor des plateformes de location en tous genres (voitures, matériel de sport, hébergement courte durée...). Le flex office n'est que la continuité de cette tendance appliquée au monde du travail.

Comment déjouer cette idée ?

Les conseils de Benoît Meyronin, professeur à Grenoble Ecole de Management, pour créer un flex office humain :

1. Pensez le zoning en “territoires d’équipes”.

À défaut d’un poste personnel, les collaborateurs doivent avoir l’assurance de retrouver un espace qui leur est familier en arrivant au bureau. Ce quartier servira ainsi de repère pour les membres d’une équipe, qui retrouveront chaque matin leur “chez-soi” collectif.

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2. Personnalisez les espaces pour qu’ils incarnent l’identité collective.

Dans chaque quartier, il est important de retrouver des marqueurs visuels qui témoignent de l’ADN d’une équipe : un Code Civil pour le département juridique, les trophées gagnés de l’équipe commerciale… Cette étape offre d’ailleurs une opportunité unique de réinventer l’identité des équipes et de renforcer le sentiment d’appartenance.

3. Adaptez les espaces selon les spécificités de chaque équipe.

Du taux de flex aux équipements, le micro-zoning des quartiers doit refléter les attentes et habitudes de leurs occupants. Benoît Meyronin insiste sur l’importance d’adopter une logique de co-construction des nouveaux espaces (via des enquêtes ou ateliers), car c’est sans doute le levier le plus puissant pour neutraliser la perception “déshumanisante” du flex office que certains collaborateurs peuvent avoir. Pour beaucoup, c’est une première occasion de s’exprimer sur la configuration de leur environnement de travail, ce qui facilitera d’autant plus leur appropriation.‍

4. Reconstruisez les pratiques et les rituels de chaque équipe.

La mutualisation des bureaux au sein d’une équipe impose de repenser la dynamique collective, en instaurant de nouveaux rituels et des règles de vie qui conviennent à tous les occupants du quartiers. Le manager joue ici un rôle clé pour impulser ce nouvel élan, et s’assurer que chacun se sente bien dans cette nouvelle organisation.

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5. Profitez du passage au flex office pour repenser vos bureaux, afin qu’ils soient au service du bien-être et de la collaboration.

Travaillez les circulations pour que les collaborateurs se croisent davantage, créez des zones de convivialité pour encourager les échanges spontanés, concevez des espaces adaptés aux différents moments d’une journée de travail (zone de concentration, de détente, de collaboration…). Un “bureau humain” ne se définit pas par le bureau personnel, mais par sa capacité à répondre aux besoins variés des collaborateurs tout au long de la journée et à stimuler l’émulation collective.

Pour aller plus loin :

👉 Découvrez comment LVMH conçoit des espaces de travail adaptés aux spécificités de chaque équipe.

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