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Le passage au flex office représente une opportunité idéale pour repenser les espaces de travail et améliorer l’expérience collaborateur, un levier clé pour renforcer la marque employeur et fidéliser les talents.
Voici des pistes concrètes, inspirés d’exemples de grandes entreprises qui ont réussi leur passage au flex office, pour faire de votre transition vers le bureau partagé un pas vers la conception d’un bureau au service du bien-être des collaborateurs.
Dans un contexte où le temps des collaborateurs est précieux et où le trajet pour se rendre au bureau peut être très long, l’entreprise doit se muer en fournisseur de services afin de rendre le bureau plus attractif et de réduire les contraintes logistiques inhérentes aux journées de travail. Au-delà des postes et des salles de réunion, l’offre servicielle peut inclure la présence d’une salle de sport, d’un espace de bien-être (massages, sieste), d’une blanchisserie ou encore d’une conciergerie interne.
En regroupant ces prestations sur site, le bureau serviciel permet de gagner plusieurs heures chaque semaine : les salariés peuvent intercaler une séance de fitness entre deux réunions, déposer leur tenue professionnelle au pressing pendant la pause déjeuner ou faire livrer leurs colis au bureau plutôt qu’à domicile.
Cette optimisation du temps de trajet et des déplacements personnels répond à une attente forte : travailler devient alors synonyme d’efficacité et de qualité de vie, renforçant l’attractivité du lieu de travail et la fierté d’y revenir quotidiennement.
Le passage au flex office, et les économies qu’il permet, constitue aussi l’occasion d’investir davantage de ressources dans l’animation de la vie au bureau.
L’exemple des conférences à l’Archipel de VINCI, régulièrement affichées « complet », illustre bien le pouvoir d’attraction des moments forts : tables rondes, ateliers thématiques et conférences deviennent autant d’occasions d’inciter les collaborateurs à revenir sur site.
Selon le dernier rapport de JLL sur le retour au bureau (Workplace wellbeing still missing the mark, 2025), les restaurants d’entreprise et les cafés figurent désormais parmi les deux équipements les plus importants pour les collaborateurs lors de leur venue sur site, juste derrière les espaces de collaboration.
En plus de contribuer au bien-être des collaborateurs et à la convivialité au sein de l’entreprise, une offre de restauration de qualité participe à réduire le stress lié au déjeuner (choix, file d’attente…) et optimise leur temps de trajet global.
« Les nouveaux espaces de nos centres de demain, avec des espaces dédiés aux collaborateurs (dont la salle de restauration d’appoint), sont cités comme un facteur clé de satisfaction par plus de 80 % des collaborateurs sondés. »
Kathia Mayer-Orsini, APEC
La tendance émergente de la « food hospitality » vient renforcer cette évolution. En 2025, 42 % des salariés aimeraient voir les espaces de restauration transformés en lieux de détente conviviaux, accessibles tout au long de la journée. Pourtant, 60 % continuent de quitter leur entreprise pour déjeuner.
Pour répondre à ces attentes, certaines organisations s’inspirent du modèle phygital de l’hôtellerie, combinant technologies intelligentes (frigos connectés, commandes dématérialisées, food trucks) et présence d’un hospitality manager. L’enjeu : proposer une expérience fluide et personnalisée, tout en repensant les bâtiments dès leur conception pour intégrer ces usages. À terme, cette approche vise une interopérabilité entre sites, facilitant l’expérience collaborateur dans l’ensemble d’une même zone urbaine.
Chez Icade, comme l’explique Valérie Palat de Langlade, Directrice Grands Comptes & Expérience Client, la restauration d’entreprise a été conçue comme un véritable lieu de vie où le personnel peut non seulement déjeuner, mais aussi se retrouver et échanger avec ses équipes. Des frigos connectés, une offre variée et des espaces adaptés — tables hautes, coins détente, afterwork — permettent de transformer le restaurant en point de rencontre informel tout au long de la journée.
Dans un contexte où le confort et la convivialité sont devenus déterminants, ces services sont désormais perçus comme essentiels pour renforcer le sentiment d’appartenance, encourager le retour sur site et optimiser le rythme de vie des collaborateurs.
Taïs Hagerman de VINCI Immobilier témoigne que la qualité de la cantine a été traitée comme un projet à part entière : « Après le déménagement, on avait démarré avec un autre prestataire qui s’est révélé moins bien que le précédent, on a donc décidé de reprendre l’ancien l’année d’après ». Cette exigence sur l’offre alimentaire s’inscrit dans une démarche globale de valorisation du lieu de travail. La cantine devient un véritable point de convergence où les collaborateurs se croisent et échangent, favorisant la circulation informelle des idées au-delà des frontières hiérarchiques et fonctionnelles.
Pensé dès l’origine comme un espace modulable, le restaurant de VINCI Immobilier est adapté à d’autres usages, car l’espace se transforme facilement : tables et assises légères permettent d’ouvrir le plateau pour accueillir des événements internes de grande envergure, des afterworks ou des séances plénières, tout en conservant une circulation fluide. En dehors des heures de service, ses surfaces généreuses, équipées de prises et d’une connexion performante, offrent un coin de travail informel idéal pour installer un poste d’appoint lorsque les salles de réunion sont toutes occupées.
Cette flexibilité renforce l’attractivité du bureau et optimise l’usage de chaque mètre carré.
Un réaménagement en flex office s’accompagne souvent d’une amélioration du bien-être des collaborateurs, car il est généralement associé à un décloisonnement des espaces, favorisant de facto la luminosité naturelle et la profondeur du champ de vue.
Il offre également l’occasion de repenser les équipements et de proposer des postes de travail plus ergonomiques, voire des configurations alternatives qui renforcent le confort.
Chez Icade, le flex office a été pensé pour maximiser le bien-être grâce à un design biophile et à des équipements sur-mesure. Dès leur arrivée dans l’immeuble OPEN en 2017, les collaborateurs se sont vus proposer huit typologies de postes de travail, dont des bureaux assis-debout réglables, ce qu’une ancienne collaboratrice d’Icade considère comme un facteur ayant grandement amélioré le confort, notamment pour ceux préférant travailler debout.
Des espaces de concentration dotés de banquettes et de cloisons partiellement vitrées ont également été installés pour allier calme et lumière naturelle.
Par ailleurs, les mètres carrés libérés permettent de créer des espaces dédiés au bien-être. C’est notamment le pari qu’a fait Pernod Ricard dans son nouveau siège The Island, en proposant une panoplie de services pensés pour maximiser le bien-être des salariés : coiffeur, game room, salle de repos, et un espace fitness proposant des cours dispensés par des coachs, permettant aux collaborateurs de pratiquer une activité physique au cours de leur journée de travail.
Au-delà du bien-être physique, Doriane Bettinger, associée chez Parella, précise qu’il est possible d’allouer une partie de ces espaces à la santé mentale, une problématique de plus en plus présente en entreprise. Les surfaces inutilisées peuvent ainsi accueillir, par exemple, un bureau de consultation avec un psychologue ou des services dématérialisés ne nécessitant pas d’espaces physiques.
Le siège du futur ne peut plus se concevoir sans une plateforme digitale intégrée, véritable cockpit de l’expérience collaborateur, qui centralise la réservation des espaces, la diffusion de l’actualité interne et l’organisation des événements.
En l’absence d’une application mobile ou web dédiée, chaque demande – qu’il s’agisse de réserver son poste de travail ou une salle de réunion, de sécuriser une place de parking ou de consulter le planning des animations – devient chronophage et génère des frustrations, alors même que l’efficacité opérationnelle est aujourd’hui au cœur des enjeux RH..
La réservation des espaces est un besoin fondamental dans un environnement dynamique. Un outil dédié permet de visualiser en temps réel les disponibilités des salles, des cabines acoustiques et des postes nomades, d’effectuer ses choix en quelques clics et de gérer ses éventuelles modifications.
👉 À lire sur ce sujet : Comparateur des meilleurs logiciels pour gérer le flex office.
Cette fluidité évite les doubles réservations et le stress des collaborateurs à leur arrivée au bureau — un stress souvent amplifié lors des premières semaines d’adoption du flex office — tout en fournissant aux équipes Workplace un tableau de bord pour ajuster le dimensionnement des espaces.
Le logiciel de gestion du travail hybride et du flex office Deskare a précisément été construit pour cet usage. Intégré aux outils de communication internes (Teams, Slack, etc.), il permet aux collaborateurs de réserver simplement les ressources nécessaires (postes de travail, parking, salles de réunion, etc.) et de renseigner leur planning de télétravail, partagé avec leurs collègues.
Un tel outil dissipe ainsi toute incertitude quant à la disponibilité des espaces et à la présence sur site des différentes équipes, facilitant considérablement le lien social et la collaboration à l’ère hybride.
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Véritable moteur de la vie sociale dans les bureaux hybrides, Deskare sert aussi de plateforme digitale pour diffuser les actualités de l’entreprise et permet même d’organiser des événements d’équipe.
Enfin, il fournit aux acteurs RH et de l’environnement de travail des données précises sur les taux de présence et d’occupation des espaces, afin d’optimiser l’aménagement, de garantir le respect de la charte de télétravail, mais aussi de prévenir les risques d’isolement.
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👉 Cet article est issu de notre Manuel Pratique du Flex office, qui rassemble les conseils d’experts et d’entreprises de renom qui ont réussi leur passage au flex office (BIC, Pernod Ricard, LVMH…).
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