Comment parler d'un outil de desk booking à mon CSE ?

Les membres élus du Comité Social et Économique (CSE), instance représentative du personnel (IRP), doivent être impliqués dans les discussions relatives aux aménagements de travail visant à améliorer la qualité de vie au travail. Selon le Baromètre du dialogue social en 2023, 81% des salariés considèrent les conditions de travail comme des sujets prioritaires à traiter par le CSE et/ou les organisations syndicales. Lors de l’information-consultation avec le CSE, notamment dans le contexte de mise en place du flex office, vous devez évoquer les équipements, incluant les outils de réservation comme le desk booking.

Présenter au CSE les raisons du recours au desk booking

Les logiciels de desk booking (réservation de bureaux) offrent la possibilité aux employés de réserver à l’avance un poste de travail (bureau spécifique, salle de réunion/coworking) dans un environnement de travail partagé. Ces services sont particulièrement utiles dans les contextes où les bureaux ne sont pas attitrés, comme le passage au flex office. Ils répondent également aux besoins des entreprises adoptant un modèle d'organisation du travail hybride.

Les délégués du personnel veulent comprendre les motivations qui sous-tendent l’exploration de cette solution en ligne : 

• Changements dans l’organisation du travail, 
• Rassurer les collaborateurs dans un passage au flex office,
• Optimiser la configuration de l’espace de travail au sein des locaux de l’entreprise, 
• Étudier l’occupation des espaces avec de la data,
• Demande croissante des employés pour plus de flexibilité.

Le CSE va notamment examiner si, dans la gestion des espaces de travail, le bien-être des employés est bien pris en compte.

Expliquer clairement au CSE le fonctionnement de l’outil de desk booking

Pour garantir l’adhésion des représentants du personnel à l’utilisation de l’outil de desk booking et éviter toute méfiance, une explication claire et exhaustive de son fonctionnement aux élus s’impose.

Examinez attentivement les différentes offres des prestataires de solutions de desk office, puis comparez les prix en tenant compte du budget disponible.

Vous devez décrire avec précision au CSE les fonctionnalités clés de l’application choisie, adaptées à vos activités : 

• Réservation des postes de travail pour les employés,
• Gestion des annulations et des changements de dernière minute,
• Visualisation en temps réel de l’occupation des bureaux,
• Pilotage des espaces de réunion,
• Autonomie des administrateurs (plans et autorisations),
• Zoning des espaces,
• Gestion des visiteurs.

La procédure à suivre doit être transparente et facile à comprendre par tous. Dans ce sens, le logiciel sélectionné doit répondre à des critères essentiels : 

• La convivialité, l’accessibilité et l’adaptabilité,
• La facilité d’utilisation avec un visuel attrayant,
• La transparence lors de l’intégration avec les outils bureautiques existants,
• Des capacités d’analyse des données solides.

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Si possible, planifiez une démo en direct. Cette démonstration pratique contribue à rendre l’outil plus tangible. Le CSE a alors une vision pratique de la manière dont le desk booking fonctionne réellement et son impact positif sur l’environnement de travail.

Le CSE attend également de l’employeur qu’il organise une formation destinée aux bénéficiaires afin qu’ils comprennent comment utiliser l’outil de desk booking. Deskare propose de les guider dans la prise en main efficace du logiciel.

Mettre en avant les avantages concrets du desk booking face au CSE

Lors de la concertation du CSE sur la question du desk booking, insistez sur les nombreux bénéfices que ce système de réservation d’espaces de travail offre aux collaborateurs : 

• Flexibilité accrue dans le choix du lieu de travail,
• Autonomie totale dans la réservation de postes de travail (emplacement, date, journée entière ou demi-journée),
• Consultation simple du calendrier pour vérifier la disponibilité des espaces, 
• Filtrage et sélection personnalisée des zones de travail,
• Réduction du stress lié à l’incertitude d’obtenir un poste de travail,
• Facilitation du quotidien et anticipation plus aisée de la semaine de travail.

L’intégration d’une plateforme de desk booking permet de déployer de manière durable des nouveaux modèles d’organisation du travail combinant télétravail et présentiel.

Flore Pradère, Directrice de Recherche Work Dynamics chez JLL, précise dans l’article “Retour au bureau : le manager, meilleur allié du directeur immobilier” : “L’enjeu majeur pour les entreprises est de parvenir à organiser la présence des salariés au bureau et à proposer une animation attrayante le tout dans un contexte d’optimisation des coûts.”

Rassurer le CSE sur les préoccupations potentielles liées au desk booking 

Le CSE peut légitimement exprimer auprès de l’employeur des inquiétudes concernant : 

• La confidentialité et la sécurité dans la gestion des données personnelles des employés,
• La préservation de la vie privée,
• L’équité dans l’accès aux bureaux,
• La gestion du changement.

Avec Deskare, l’outil de desk booking est simple, intuitif et orienté data pour comprendre les habitudes des salariés et optimiser les bureaux. Les données sont traitées et hébergées exclusivement en France, en conformité avec le RGPD.

Le CSE peut percevoir l’outil de desk booking comme un moyen de surveillance et de traçage des salariés. En mettant l'expérience collaborateur au centre des préoccupations et en agrégeant les données du côté des administrateurs, ces appréhensions peuvent être dissipées.

Le CSE s’assure que la mise en place du desk booking n’affecte pas la santé et la sécurité au travail des employés. Il vérifie que les espaces de travail proposés respectent les normes ergonomiques et que les zones de circulation ne soient pas encombrées.

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Une communication transparente et réfléchie avec le CSE contribue à la mise en place réussie de l’outil de desk booking. Vous renforcez votre position en tant que moteur de l’agilité dans l’espace de travail de votre entreprise.