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Mercredi 19 novembre, Deskare a organisé une matinée à l’occasion de la sortie de son guide “10 idées reçues sur le flex office, et comment les déjouer”.
L’objectif : déconstruire les préjugés qui entourent le flex office, et donner aux DRH et DET qui portent ce projet de transformation des espaces les arguments clés pour répondre aux objections, ainsi que des conseils pratiques pour réussir leur passage au bureau partagé.
Pour l’occasion, deux intervenants experts sont venus témoigner :
Dans cet article, on vous récapitule les points clés de ces échanges riches en apprentissage !
En mars 2025, Nexity a quitté ses locaux situés à proximité de la gare Saint-Lazare, pour investir de nouveaux bureaux à Saint-Ouen, en flex office. L’enjeu : concevoir un site vitrine du premier opérateur urbain en France, avec des espaces adaptés aux nouveaux modes de travail.
Avec la réduction des effectifs suite à la crise immobilière, et la mise en place d’une politique de télétravail (qui impose un minimum de trois jours sur site), le siège de Nexity n’était occupé qu’à 50 %.
Face à ce constat, couplé à une situation économique tendue, le groupe a donc décidé de réduire drastiquement ses surfaces, en passant d’un immeuble de 24 000 mètres carrés à 13 000 mètres carrés.
“Tous ces postes vides étaient déprimants pour les collaborateurs, nos nouveaux espaces en flex office sont beaucoup plus chaleureux”.
Valérie Ribeiro, Directrice de l’Environnement de Travail de Nexity
Si Nexity avait déjà expérimenté le flex office sur deux étages dans son ancien bâtiment, la généralisation de cette organisation flexible a véritablement eu lieu lors du déménagement.
Pour ce faire, un groupe projet a été constitué, composé de cinq départements :
Valérie Ribeiro insiste sur l’importance de l’implication de la Direction Générale : chez Nexity, le n°2 du groupe a été pleinement sponsor, ce qui a grandement facilité la rapidité des décisions prises sur les aménagements et les services à apporter.
Après avoir fait quelques visites d’inspiration (notamment Pernod Ricard), le groupe projet définit les contours de son nouvel aménagement en flex office, notamment :
Pour Valérie Ribeiro, le fait que le passage au flex office s’effectue dans le cadre d’un déménagement a été un vrai atout, car cela offrait la possibilité d’intégrer de nombreux services, que les collaborateurs n’avaient pas auparavant :
Afin de faciliter la compréhension des nouvelles applications mises en place (Deskare, MerciYanis…), les équipes de Nexity ont organisé de nombreux webinaires avec leurs partenaires, une étape déterminante pour assurer un bon usage collectif.
Pour atténuer les inquiétudes de chacun face à l’incertitude d’un nouveau siège, qui plus est dans une organisation en flex office, les équipes de Nexity ont réalisé un travail formidable sur le volet communication.
Parmi les exemples cités par Valérie Ribeiro, on retrouve notamment :
Si Valérie Ribeiro est globalement très satisfaite de la stratégie de communication menée par le groupe projet, elle regrette cependant de n’avoir désigné qu’un seul ambassadeur par filiale. Le rôle de ce maillon étant clé pour assurer une bonne politique de change management, elle estime avec le recul qu’il aurait fallu en nommer au moins deux.
Face à la nouvelle organisation en flex office, les collaborateurs de Nexity avaient émis deux inquiétudes principales : le manque de places et les désagréments occasionnés par le fait de libérer son bureau chaque soir.
Si le nouveau siège comporte moins de postes de travail individuels que l’ancien, il dispose cependant du double d’assises avec les espaces de convivialité, salles de réunion, cabines téléphoniques…
Dès lors, la situation tant redoutée d’un collaborateur ne trouvant pas de place en arrivant sur site ne peut se produire, car il pourra toujours trouver un espace pour travailler, même s’il ne s’agit pas d’un poste de travail traditionnel.
Par ailleurs, la mise en place de Deskare, qui permet notamment la réservation de postes de travail, a rassuré les collaborateurs sur le fait qu’ils pourront s’assurer d’avoir le type de poste souhaité avant leur venue. Pour la question des sièges adaptés, ces derniers sont identifiés sur l’application Deskare, et ceux qui en ont besoin sont prioritaires pour leur réservation.
Les collaborateurs de Nexity étant très attachés aux dossiers papier, ils avaient pour coutume de ne rien jeter. Le passage au flex office impliquant de vider chaque soir le bureau occupé, ces derniers s’inquiétaient du manque d’espace pour stocker leurs nombreux documents, et de la charge induite par ce déplacement d’affaires quotidien.
Les habitudes ayant la vie dure, le groupe projet de Nexity a décidé de mener une campagne de tri en amont du déménagement, en installant des poubelles dédiées dans l’ancien siège.
Les collaborateurs ont ainsi pris l’habitude de jeter ce dont ils n’avaient pas besoin, et sont arrivés dans le nouveau siège avec une quantité raisonnable de documents papier, qu’ils ont pu stocker dans les casiers mis en place.
Cette campagne a été très fructueuse : aujourd’hui, 80 % des collaborateurs respectent la politique de clean desk, d’après Valérie Ribeiro.
L’emménagement dans le nouveau siège ne signe pas la fin du projet, il faut ensuite s’assurer que le nouvel aménagement convienne aux collaborateurs.
Trois mois après l’arrivée des collaborateurs, l’équipe projet de Nexity a lancé une enquête de satisfaction, dont les résultats ont été très positifs :
Valérie Ribeiro explique qu’ils avaient également gardé du budget post-déploiement, qu’ils ont utilisé pour :
Le cabinet de conseil Greenworking accompagne depuis plus de dix ans des entreprises sur des sujets de transformation, notamment de passage au flex office.
Pour le Directeur Exécutif du cabinet, Clément Roucher, il ne faut pas prendre à la légère les idées reçues sur le flex office : “elles sont tenaces, car elles existent dans certains projets”.
Durant cette matinée, il a partagé quatre principaux conseils pour éviter de tomber dans les “pièges” du flex office, et assurer une transition réussie.
Avant de se lancer dans un projet de passage au flex office, la première chose à faire, selon Clément Roucher, est de clarifier la réponse à la question “pourquoi faisons-nous cela ?”.
Cela peut être pour des enjeux économiques, et dans ce cas il faut l’assumer. Il résume ce principe avec l’expression très imagée “il ne faut pas trop habiller la mariée”.
Le discours que tient l’entreprise aux collaborateurs est très important, il doit expliquer clairement les raisons derrière ce changement d’organisation, et mettre en avant le fait qu’une partie des économies va être réinvestie, pour améliorer l’expérience au bureau.
Lors d’un passage au flex office, il peut être tentant de concevoir de grands open spaces, constitués de benchs à perte de vue. Cette conception doit à tout prix être évitée, au risque de voir devenir réalité ces idées reçues sur l’organisation en bureau partagé :
Clément Roucher recommande de séparer les open spaces, avec des salles de réunion, des positions de travail alternatives, des espaces d’isolement… Même pour les grandes équipes, il est important d’entrecouper leur quartier avec des espaces alternatifs.
Une des plus grandes inquiétudes associée au passage au flex office est la dépersonnalisation. Le collaborateur perd son bureau attitré sur lequel il avait sa photo de famille, sa plante… et se retrouve dans un espace collectif, où il n’a plus aucun repère.
Il est donc crucial de créer une “personnalisation collective” dans le territoire d’équipe, où chacun apporte sa contribution pour créer une vie de quartier.
Cela va même jusqu’à la définition des règles de vie : Clément Roucher explique qu’il est primordial qu’elles soient rédigées par les occupants de l’espace, pour qu’ils décident ensemble comment ils vont habiter ce territoire :
Ce ne sont pas tant les règles en elles-mêmes qui importent, car comme le souligne Clément Roucher, 98 % des chartes de vie ont un contenu semblable, mais davantage le chemin parcouru par l’équipe occupante du quartier, qui se met d’accord pour créer ensemble un territoire qui prend en compte les besoins du collectif.
Pour les grandes lignes du projet de passage au flex office, ce sont souvent les Directions Générales ou Métiers qui prennent les décisions, mais il est important d’impliquer les collaborateurs dans la conception détaillée. Cela peut se faire par exemple via un atelier de planification sur Lego, qui permet à chaque équipe de concevoir le micro-zoning de son quartier.
Pour Clément Roucher, il est important de sensibiliser les collaborateurs au passage au flex office, et de leur offrir un moment d’expression au cours duquel ils partagent leurs doutes et questions librement.
Pour cela, il recommande une activité ludique et originale, testée et éprouvée : la conférence théâtralisée. Des comédiens jouent des scènes du quotidien dans un environnement en flex office :
Après chaque scène, les comédiens font un débrief avec le public, qui explique ce qu’il en pense. Ce type d’activité participative permet ainsi de désamorcer les inquiétudes quant à ce nouvel environnement flexible, qui fait bien souvent plus peur par méconnaissance que par vécu.
Comme l’illustre une statistique de JLL : 48 % des non-pratiquants du flex office en ont une opinion défavorable, quand 84 % des pratiquants sont (très) satisfaits de leur environnement de travail.
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