Flex office : qu’est-ce que c’est et faut-il le mettre en place ?

40 % des salariés français pourraient être concernés par le flex office d’ici 2026 (étude JLL, flex office 2026). Ce mode d'organisation des espaces de travail, qui reflète l’absence de poste attitré, bouleverse les habitudes dans les bureaux. La pandémie de Covid 19 a propulsé et permis l’essor de ce mode de travail. Il promet flexibilité et économies, mais nécessite une véritable stratégie pour tenir ses promesses sans créer de désengagement.

Dans cet article, on vous explique ce qu’est vraiment le flex office, comment il évolue en France, pourquoi les entreprises s’y mettent, ce qu’il faut anticiper pour l’adopter sereinement et surtout : comment bien le piloter grâce à des outils adaptés. 

Le flex office, c’est quoi (vraiment) ?

Définition simple et claire :

Le flex office, ou bureau flexible, désigne une organisation du travail dans laquelle les salariés n’ont pas de poste de travail attitré. Chaque collaborateur choisit sa place en fonction des tâches à accomplir, de ses préférences ou de sa présence au bureau. C’est une réponse directe à l’essor du télétravail, à la mobilité accrue des équipes et à la nécessité pour les entreprises d’optimiser leurs surfaces de bureaux.

Cette organisation favorise la flexibilité, mais suppose un bon aménagement des espaces, des règles claires et des outils digitaux pour garantir un environnement de travail fluide, efficace et adapté à tous les collaborateurs.

Flex office vs activity-based working

Le flex office consiste à supprimer les postes fixes pour laisser aux collaborateurs la liberté de choisir leur place chaque jour. Ils s’installent là où il reste de la disponibilité, parfois avec quelques zones différenciées (silence, collaboration, etc.), mais la logique reste d’abord la flexibilité et la mutualisation des espaces.

L’activity-based working (ABW) va plus loin : ce n’est pas seulement choisir un bureau libre, mais un espace conçu spécifiquement pour l’activité du moment (réunion créative, travail concentré, call rapide, brainstorming…). Chaque zone est pensée et aménagée pour un usage précis. On passe donc d’une logique de flexibilité à une logique d’adaptation fine aux besoins réels des collaborateurs.

Où en est l’adoption en France ? Les chiffres clés à connaître

Avant 2020, seuls 8 % des salariés de bureaux en France pratiquaient le flex office. En 2024, ils sont 26 %, et les projections parlent de 40 % d’ici 2026. Une croissance rapide, portée par le développement du télétravail, la recherche de flexibilité et les enjeux économiques.

Le ratio moyen est aujourd’hui de 7 postes pour 10 salariés. Dans le secteur privé, ce chiffre descend à 5 ou 6 pour 10, alors que l’administration reste plus prudente (8 à 9 postes pour 10 collaborateurs).

Côté perception : 84% des salariés qui travaillent dans des entreprises en flex-office se déclarent satisfaits de leur environnement de travail, contre 48% dans les entreprises où le flex-office n’est pas déployé (étude JLL). 

Pourquoi les entreprises basculent : les bénéfices attendus

Le flex office séduit de plus en plus d’entreprises, car il coche plusieurs cases stratégiques :

• Réduction des coûts immobiliers : moins de mètres carrés, mieux utilisés.
• Meilleure adaptation aux usages réels : les bureaux sont souvent sous-utilisés.
• Agilité accrue : un aménagement dynamique qui suit l’évolution des équipes.
• Décloisonnement et collaboration renforcée : on casse les silos, on favorise les échanges entre collègues.
• Expérience collaborateur : offrir plus de liberté, moins de routine

Du côté des salariés, cette organisation améliore souvent la qualité de vie au travail : autonomie, variété des environnements, et un équilibre vie pro/perso repensé (car souvent associée à la mise en place du télétravail). 

Les limites et risques à traiter dès le départ

Malgré ses nombreux avantages, le flex office peut générer inconfort, perte de repères et désengagement si sa mise en place n’est pas accompagnée.

Le point le plus souvent cité par les salariés est la perte de bureau personnel. Ne plus avoir "son" espace, "son" siège, "ses" repères visuels peut créer un sentiment de dépossession, voire de déclassement. Ce bureau qui servait de point d’ancrage devient interchangeable, impersonnel, ce qui peut fragiliser le lien émotionnel à l’entreprise.

Les irritants du quotidien s’accumulent : devoir chaque matin trouver une place libre, reconfigurer son environnement, gérer un espace laissé en désordre... Autant de micro-frustrations qui peuvent peser sur le moral et la motivation.

Le stress de ne pas trouver de place est également un frein important, surtout si les ratios de mutualisation sont mal calibrés. À trop vouloir optimiser, certaines entreprises déclenchent une forme de compétition silencieuse pour les meilleurs emplacements, qui nuit à la confiance et à la sérénité dans les équipes.

Enfin, sans cadre clair ni outils adaptés, le flex office peut donner l’impression d’un micro-management diffus, où tout est suivi mais rien n’est réellement piloté. Dans un environnement hybride, cela peut affecter la productivité, la concentration, et plus largement l’ambiance de travail.

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Comment mettre en place un flex office qui fonctionne (méthode en 6 étapes)

Passer au flex office, ce n’est pas juste bouger quelques bureaux ou installer une appli de réservation. C’est un projet d’organisation complet, qui touche à l’espace, aux habitudes de travail, à la culture managériale et à l’expérience des collaborateurs. Pour éviter les écueils (désorganisation, désengagement, conflits d’usage), mieux vaut poser les bases méthodiquement.

1. Diagnostiquer les usages actuels : Avant toute transformation, il est essentiel de comprendre les rythmes de présence, les taux d’occupation des postes, les besoins des collaborateurs selon leurs missions (réunions, concentration, appels…). Cette analyse pose les bases d’un aménagement sur mesure.
2. Fixer un ratio de mutualisation réaliste : Inutile de viser une performance extrême. Un ratio de 8 postes pour 10 collaborateurs est aujourd’hui la norme en France. Il peut varier selon les métiers, les taux de télétravail et les habitudes d’équipe. Testez différents scénarios.
3. Redesigner les espaces de travail : L’enjeu est de diversifier les environnements : zones focus, salles de réunion, phone booths, lieux collaboratifs, espaces informels… sans oublier les casiers individuels pour stocker les effets personnels. L’objectif : que chaque salarié trouve sa place selon sa tâche du jour.
4. Définir des règles claires : Pour que le flex office fonctionne, il faut un cadre. Cela passe par une politique de clean desk, des jours imposés ou facultatifs de présence, un système de réservation transparent… et des règles partagées pour fluidifier l’usage des espaces.
5. Équiper les équipes : Le flex office repose sur la mobilité. Cela suppose une connectivité irréprochable (Wi-Fi, écrans partagés, hubs de connexion), des outils digitaux simples pour se repérer dans les bureaux, et un mobilier ergonomique pour garantir le confort au quotidien.
6. Accompagner le changement : Un bon aménagement ne suffit pas. Il faut embarquer les équipes. Communiquer, former les managers, ajuster régulièrement, créer des espaces d’expression pour les irritants. Le flex office est un projet vivant, évolutif, centré sur l’expérience collaborateur.
7. S’équiper d’un outil de gestion du flex office : Un bon outil fait toute la différence. Il permet aux collaborateurs de réserver facilement un poste ou une zone, de voir qui vient quand, et aux managers de suivre les usages en temps réel.
   Deskare propose une solution intuitive et connectée (à Teams, Outlook, Slack...) qui combine réservation des espaces, visualisation des présences, règles personnalisées et indicateurs d’occupation. L’outil accompagne aussi la vie sociale au bureau avec des fonctionnalités comme les journées d’équipe ou les événements internes.

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Piloter et améliorer en continu : la data au service du flex office

Mettre en place un flex office ne suffit pas : il faut aussi l’ajuster dans le temps. Car les usages évoluent, les équipes bougent, et l’organisation du travail doit rester fluide. C’est ici que les données deviennent un véritable levier.

Pour réussir cette transformation, il ne s’agit plus seulement d’aménager des espaces : il faut les piloter. Mesurer, comprendre, anticiper. Et surtout, s’appuyer sur les bons outils. 

Organiser son flex office : comment Deskare peut vous aider

Avec Deskare, le flex office cesse d’être un casse-tête logistique pour redevenir une expérience de travail fluide et humaine.

• Réserver en 3 clics son poste, une salle ou un espace projet, avec une visibilité en temps réel sur les places libres à chaque étage.
• Voir où sera son équipe (et ses collègues clés) grâce à la synchro automatique avec les plannings de télétravail : fini les journées “seul au bureau”.
• Piloter les ratios et l’occupation via des tableaux de bord clairs : taux d’occupation, pics de fréquentation, espaces sous-utilisés… pour ajuster vos surfaces et vos règles en continu.
• S’intégrer à votre écosystème digital (Teams, Slack, Outlook, Google Calendar…) pour ne rien ajouter de complexe au quotidien

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