.png)
Chez certaines entreprises, une idée persiste : un réaménagement réussi se traduit par un bureau où le collaborateur n’a pas besoin de réserver son poste de travail, ni même de signaler sa présence sur site. Il se rendrait naturellement dans un bureau accueillant et se placerait où il le souhaiterait, là où bon lui semble. La réservation est même parfois perçue comme une contrainte, une étape inutile qui viendrait ternir l’expérience collaborateur et nuire au sentiment d’hospitalité.
Las, savoir “qui vient quand” est loin d’être un luxe : à l’heure où le télétravail est chahuté, où la quête d’innovation et de productivité est plus pressante que jamais, c’est une nécessité. Chez Deskare, après quatre années d’accompagnement de grandes entreprises et plusieurs milliers d’utilisateurs à avoir partagé leur planning ou réservé des postes de travail sur notre plateforme, nous sommes convaincus qu’une solution d’expérience collaborateur bien pensée, loin d’être un frein ou un aveu de faiblesse, est un accélérateur d’attractivité et un outil de pilotage incontournable pour les directions immobilières et les space planners.
L’argument classique contre ces solutions est simple : « mes collaborateurs ne veulent pas d’un outil en plus ». Cet argument est parfaitement entendable, et n’est pas incompatible.
En réalité, ce rejet provient d’une mauvaise compréhension des besoins réels.
Lorsque l’on réduit ce genre de solutions à un simple outil “bâtimentaire” (avec l’utilisation d’applications de desk booking pures), elle se transforme en effet en contrainte : en tant que collaborateur
Autrement dit : le seul bénéfice que je tire en tant qu’individu de la réservation de poste est la certitude que je dispose d’un bureau pour travailler (ce qui semble être un pré-requis basique dans une situation de salariat)
C'est d’ailleurs un point de crispation récurrent lors des discussions entre employeur et instances représentatives du personnel. Ces dernières arguent en effet qu’assurer un poste de travail à un salarié qui donne de son temps à l’entreprise est le minimum que l’employeur puisse faire.
En réalité, ce n’est pas ce que demandent les collaborateurs. Leur premier besoin n’est pas logistique, mais relationnel et collaboratif.
Peu importe que le zoning soit parfaitement optimisé ou que je sois certain d’avoir un poste de travail disponible : l’interrogation persiste toujours – “Avec qui vais-je travailler demain ?”.
Une étude de la Harvard Business Review montre d’ailleurs que 74 % des salariés reviendraient plus souvent au bureau s’ils savaient à l’avance qui serait présent.
.png)
Au-delà de l’assurance d’avoir une place (pré-requis basique), l’utilisation d’une solution dédiée au travail hybride permet de répondre à des besoins essentiels du travail tel qu’il est expérimenté depuis la crise du Covid et la généralisation du télétravail :
C’est là que la “réservation”, qui n’est finalement qu’une partie du process, prend une autre dimension. Elle devient un outil collaboratif, non plus un simple ticket d’entrée dans le bâtiment.
Chez Deskare, par exemple, nous avons conçu notre solution pour allier planning hybride et réservation d’espaces sur une seule interface, intégrée aux outils du quotidien comme Microsoft Teams.
👉 Voir à ce sujet : Deskare dans Teams, fini les applications en plus !
Résultat : en un clic par semaine, via une notification automatique, chacun peut :
La deuxième erreur de l’affirmation initiale consiste en la croyance dans un zoning “idéal”, qui permettrait de se passer d’une couche applicative. Beaucoup de directions immobilières et de consultants concentrent leurs efforts sur la recherche de ce zoning “idéal” :
Cette recherche est louable, mais malheureusement valable à un seul instant T.
La réalité des usages évolue vite :
Un zoning pertinent en 2025 peut être (sera ?) obsolète en 2026. Sans données fiables d’utilisation, difficile d’ajuster l’aménagement aux besoins réels.
C’est précisément dans ce cas qu’une solution digitale permet d’ajouter une couche de flexibilité, sur un zoning effectué à un instant T. En répliquant, à portée de doigt, les sites de bureaux et en y intégrant des règles dynamiques et facilement modifiables, un même site peut prendre différentes configuration au fil du temps sans nécessiter de travaux supplémentaires.
C’est ce que permet une solution comme Deskare : collecter en continu des statistiques d’usage et implémenter des règles d’usage des espaces (zoning, quartiers, priorités par équipe, postes attribués temporairement…) pour adapter l’utilisation des sites de manière dynamique et non figée.
.png)
Depuis 2022, le retour au bureau est au cœur des stratégies RH et immobilières. Mais convaincre les collaborateurs ne peut pas se limiter à imposer des jours de présence.
Le bureau doit retrouver sa raison d’être :
Or, le meilleur moyen de rendre cela tangible est digital :
Trop souvent, les directions techniques pensent à des “outils de réservation” pensés côté bâtiment : combien de postes disponibles ? quelles salles libres ?
Cette logique « bâtimentaire » néglige l’essentiel : l’utilisateur.
L’expérience doit se concentrer sur :
En changeant de perspective, la réservation cesse d’être une obligation et devient un facilitateur de collaboration.
👉 Voir aussi à ce sujet : comment discuter avec son CSE d’une solution digitale de flex office ?
Pour que ce modèle fonctionne, trois conditions sont indispensables :
1. Un effort minimal pour le collaborateur
Plus l’expérience est fluide, plus elle sera adoptée. L’objectif : automatiser les rappels (ex : notification hebdomadaire via Teams/Slack) et faciliter l’utilisation par des suggestions intelligentes de réservation rapide.
2. Une valeur forte perçue par pour tous
Chaque acteur doit y trouver un bénéfice immédiat :
3. Une synergie entre RH, Environnement de Travail et Immobilier
Trop souvent, les projets d’aménagement et de politique RH évoluent en parallèle, sans réelle coordination. Chacun recherche ses buts propres : Les RH veulent du lien et de l’équité, l’immobilier cherche l’optimisation des surfaces, le workplace vise l’expérience collaborateur.
Une plateforme commune aligne enfin ces intérêts : l’outil sert à la fois à améliorer l’expérience employé et à optimiser l’occupation des espaces.
C’est précisément ce que nous avons construit avec Deskare : une application unique qui regroupe planning hybride, disponibilité des ressources et services additionnels.
Un zoning bien fait est figé à un instant T. Deskare permet de le faire évoluer en permanence, en fonction des usages réels et des priorités de l’entreprise.
Loin de nuire au sentiment d’accueil, proposer une solution permettant, entre autres services, la visibilité sur la présence de ses collègues et la réservation d’un poste est en réalité une marque d’attention.
Elle garantit au collaborateur :
Le digital n’est pas une contrainte : c’est la clé d’un bureau attractif, flexible et durable.
👉 Chez Deskare, nous accompagnons les directions immobilières, space planners et consultants pour transformer l’application de flex office en alliée stratégique. Bien utilisée, elle n’impose pas une règle de plus : elle libère le potentiel du bureau et rassure les collaborateurs et leurs managers.
.png)
.png)
.png){kind=small}
.png)
.png)
