Comment embarquer son CSE dans le passage au flex office ?

Vous envisagez de mettre en place le système de flex office dans votre entreprise ? Décision judicieuse ! Mais vous devez convaincre le CSE que ce projet est respectueux de la santé, de la sécurité et des conditions de travail de vos salariés. Alors, comment vous y prendre pour mener à bien cette transformation tout en veillant à l’intérêt des employés ? Deskare vous donne les clés pour impliquer avec succès votre CSE dans l’adoption du flex office.

Inclure le CSE dès les prémices du projet de flex office 

Compte tenu de l’impact du flex office sur le cadre de travail des employés, c’est un sujet de dialogue social incontournable. Cette mise en œuvre d’un espace de travail flexible avec des bureaux à partager touche à l’environnement de travail sous tous ses angles.

En tant qu’interlocuteurs privilégiés des employeurs, les membres élus du Comité Social et Économique (CSE), anciennement les délégués du personnel, ont donc leur mot à dire dans cette transition. 

Conformément à l’article L.312-8 du Code du travail : 

“​​II. - Le comité est informé et consulté sur les questions intéressant l'organisation, la gestion et la marche générale de l'entreprise, notamment sur :
[...]
4° L'introduction de nouvelles technologies, tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail ;”.

Maria Le Calvez, spécialiste du rôle du CSE, souligne dans une interview en février 2023 : “Nous préconisons une information et une consultation du CSE à chaque étape, de façon à partager l'information mais aussi à détecter très tôt d'éventuelles difficultés, qui pourront ainsi trouver des solutions.”

Le responsable relations sociales de l’entreprise a la charge d’organiser les rencontres avec le CSE, la commission santé sécurité et conditions de travail (CSSCT), les réunions avec les représentants du personnel, etc.
Depuis le 1er janvier 2020, l’ensemble des IRP (Instances Représentatives du Personnel), hormis les délégués syndicaux, ont fusionné au sein de la nouvelle instance qu’est le CSE.

Impliquer le CSE grâce au processus de consultation

Le processus de consultation avec le CSE est le moyen idéal d’enrichir les réflexions sur le réaménagement des espaces de travail. Les élus du CSE représentant les employés ont le droit de solliciter un dossier d’information exhaustif à l’employeur pour apprécier le bien-fondé des changements envisagés.

Les données transmises doivent être complètes, précises et écrites : 

• Raisons d’adopter le flex office,
• Organisation envisagée (localisation, superficie, réorganisation spatiale, aménagements, mobilier envisagé, collaborateurs impactés, règles de fonctionnement, équipements), 
• Analyse des conséquences sur les conditions de travail (changements matériels, risques psychosociaux (RPS), ergonomie des espaces de travail, éclairage, agencement), 
• Impact environnemental,‍
• Coûts engendrés‍,
• Calendrier prévisionnel avec planning de mise en œuvre et phase de transition.

Une analyse détaillée des risques du projet avec les mesures de prévention associées est également attendue. Cette démarche avec des arguments concrets est rassurante car elle montre au CSE et aux organisations syndicales une conduite du projet de manière responsable.

Avec ces éléments, les élus du CSE sont alors en mesure de formuler un avis éclairé et motivé, bien que cet avis soit purement consultatif et non contraignant pour la prise de décision de l’employeur.

Vous pouvez vous inspirer de la stratégie menée par Believe Music pour convaincre votre CSE de passer au flex office de manière pérenne.

Consulter les salariés sur le flex office par le biais du CSE

D’après l’enquête “Travailler autrement” de mars 2023, 84% des salariés français sondés souhaitent être consultés sur les questions liées à l'organisation du travail.

Les représentants du personnel peuvent jouer un rôle clé en recueillant les avis sur le flex office, les attentes, les besoins et éventuelles réserves. Cette écoute des salariés permet de mieux intégrer la réalité du travail en ayant des remontées du terrain.

Deskare vous a préparé un questionnaire complet sur le flex office en trois parties pour faciliter la prise en compte des avis de vos salariés.

Établir des règles claires de flex office pour rassurer le CSE 

Lors de la transition vers le flex office, la qualité de vie au travail (QVT) et le bien-être au travail des employés deviennent la priorité du CSE et des syndicats. Vous devez donc établir des règles de vie claires : 

1. Déterminer un taux de flex office (foisonnement ou mutualisation) pertinent pour éviter la suroccupation des postes de travail (les ratios actuels sont compris entre 0,7 et 0,5 poste par salarié). 

2. Prévoir l’aménagement d’espaces de travail variés : zones collaboratives, espaces de créativité, espaces silencieux, espaces de concentration, salles de réunion, micro-espaces pour s’isoler, espaces de détente, lieux de convivialité.

3. Favoriser les interactions sociales pour maintenir la vie de bureau et la culture d’entreprise en mettant à disposition des espaces et des moments d'échange et de convivialité au travail.

4. Assurer une bonne gestion de l’espace et des conditions propices au travail (niveau sonore, perturbations visuelles, accès aux différents espaces, etc.).

5. Encourager la pratique du clean desk : débarrasser le poste de travail pour le laisser libre et disponible pour l’installation d’une autre personne.

6. Offrir des lieux de travail suffisamment spacieux pour être confortable.

7. Mettre en place des caissons ou casiers pour les effets personnels et outils de travail.

8. Clarifier les modalités de réservations des salles de réunion et des postes de travail avec des dispositifs performants et ergonomiques.

9. Augmenter la fréquence de nettoyage des espaces communs et des postes de travail pour améliorer les conditions d'hygiène.

Dans ce mode d’organisation de travail hybride, alternant présentiel et travail à distance, l’enjeu est de structurer la présence sur le lieu de travail. Vous devez garantir que chaque employé qui se rend dans les locaux de l’entreprise puisse trouver un poste de travail adapté à ses besoins. L’utilisation d’outils de gestion du flex office et du télétravail comme le logiciel Deskare vous permet d’aborder ces questions de manière plus sereine.

Pour mener à bien votre projet de flex office, vous ne pouvez pas faire l'impasse sur une consultation préalable et régulière du CSE. Son soutien et ses recommandations sont essentiels pour garantir que le projet réponde aux besoins et aux droits des salariés.

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FAQ - Quel est le rôle du CSE pour le passage au flex office ?

Le CSE doit-il être obligatoirement informé et consulté avant la mise en place du flex office ? 
La mise en place du flex office étant considérée comme une modification des conditions de travail, le CSE doit être tenu informé et consulté selon l’article L.312-8 du Code du travail.

L’avis du CSE est-il consultatif ou contraignant sur le flex office ?
L’avis rendu par le CSE est consultatif, c’est-à-dire que l’employeur doit le prendre en compte mais il n’est pas légalement obligé de le suivre.

Le droit à expertise du CSE est-il possible en cas de passage au flex office ?
Le CSE est en droit de recourir à un expert pour l’aider à mieux cerner les enjeux associés au flex office. Cela lui laisse plus de temps pour rendre son avis, le délai passant de 1 à 2 mois. L’employeur doit prendre en charge à hauteur de 80 % le coût de l’expertise.