Tous les ans, Lia Bazin et son Club des Office Managers organisent le désormais fameux Office Manager Summit. En 2023, cet unique festival professionnel créé par et pour les Office Managers, a eu lieu mardi 28 février. Deskare a une nouvelle fois été invité à y animer un atelier !
Comme son intitulé de poste l’indique, l’Office Manager s’occupe du bureau. Ces dernières années, la pratique du travail hybride s’est renforcée, jusqu’à se pérenniser. Pour les Office Managers, c’est une toute nouvelle forme d’organisation du travail qui est à appréhender. Pour d’autres, c’est sa globalisation qui doit être maîtrisée.
Ce modèle impose aux Offices Managers de développer des compétences différentes de celles requises pour le travail traditionnel en présentiel.
Alors, qu’a changé le travail hybride pour les Office Managers ? comment travailler son employabilité pour s’adapter au travail hybride et aux nouvelles attentes des entreprises ?
C’est la question à laquelle Marie Guillot Salomon, Office Manager d’OVRSEA et Julie Legalché Office & Team Care Manager Senior de Pretto ont répondu durant notre table ronde, également animée par notre cofondateur Vianney Goater. Découvrez les points clés et bonnes pratiques abordés.
Les Office Managers jouent un rôle crucial dans le développement d'un environnement de travail agréable. C’est d’autant plus vrai dans un contexte de travail hybride, où de nouvelles façons de faire vivre la culture d'entreprise et de fédérer les équipes sont nécessaires. Des actions concrètes ont été évoquées lors de l’atelier :
Ne rendez pas ces événements obligatoires, donnez plutôt envie aux collaborateurs d’y participer :
“En tant qu’Office Manager, notre défi est d’arriver à faire en sorte que post-Covid, aucun collaborateur ne déserte les bureaux” - Julie
Mais comment relever ce challenge, en plus des fonctions traditionnelles de l’office management ? Marie, qui a découvert le métier pendant la crise sanitaire, explique :
“Le télétravail peut faciliter la tâche des Office Managers : il y a moins de gens au bureau donc moins de demandes purement opérationnelles. Avec les plannings hybrides, notre quotidien est dynamisé, on voit de nouvelles personnes tous les jours.”
Rendre le bureau plus attrayant et favoriser le maintien du lien social sont des réponses aux enjeux des nouveaux modes de travail. En parallèle, questionnez les équipes et réfléchissez aux aménagements possibles. Des outils de gestion du flex office vous aident à repérer les espaces à optimiser par rapport à l’utilisation des bureaux !
“N’importe quelle personne qui a les bons soft skills peut devenir Office Manager” - Marie
Les soft skills sont des qualités humaines, à différencier des compétences purement techniques (comptabilité, paie…). Ce savoir être professionnel fait partie de votre personnalité. Deux soft skills indispensables au métier d’Office Manager sont sortis du lot lors de la table ronde :
“Avec le travail hybride, les entreprises ont besoin d’Office Managers ultra adaptables et encore plus sociables qu’avant. La partie Team Care prend de plus en plus d’importance.” - Julie
Le Covid a réaffirmé la nécessité de développer des moments de cohésion, plus que jamais indispensables. Chez OVRSEA, un budget a été débloqué pour organiser des événements en présentiel :
“On considère que se voir en physique est indispensable ! Mais chez OVRSEA, ces moments ne sont jamais obligatoires. Pour assurer un bon taux de participation et trouver la meilleure date, je parle beaucoup avec les équipes. La clé c’est de programmer des événements récurrents. J’établis donc un agenda complet en début d’année pour permettre aux travailleurs hybrides de s’organiser.” - Marie
Chez Pretto, la récurrence est également de mise, pour donner de la visibilité même aux full remote qui viennent rarement. Chaque premier jeudi du mois marque la réunion mensuelle, suivie systématiquement d’un événement.
“Renforcer la caisse à outils des Office Managers” comme l’explique Julie, est une stratégie importante pour mieux organiser le bureau en mode hybride et faire vivre la culture. Avec les bons outils, les Offices Managers peuvent se concentrer sur l’essentiel et travailler le côté attirant du bureau. Marie est revenue sur son expérience avec Deskare :
“OVRSEA fonctionne en flex office. Deskare nous enlève une énorme épine du pied au quotidien, nous donne accès à des statistiques en temps réel et nous évite d’utiliser des tableaux Excel. C’est une solution très pratique lorsqu’on fait face à des questions de déménagement.”
‣ Pour aller plus loin, découvrez comment Pretto est passé au flex office à travers le témoignage de Julie.
Les participants à notre table ronde sont formels : les Office Managers peuvent télétravailler ! Le travail hybride s’applique donc au métier. Selon nos deux panélistes, il est indispensable de planifier des moments dans la semaine où travailler sur ses sujets stratégiques sans interruptions.
“L’astuce est de s’adapter aux pratiques hybrides des autres. Avec un jour de télétravail, je gagne énormément en productivité. Mais il faut garder en tête qu’un Office Manager aime venir au bureau, c’est d’ailleurs dans le titre du poste !” - Julie
Le télétravail peut donc (et doit donc !) être adapté à l’office management, notamment pour les missions de gestion de projet.
64% des Office Managers et assimilés voudront changer d'emploi en 2023 selon l’étude de rémunération 2023 de Walters People. Mais cela nécessite de soigner sa candidature pour montrer ses capacités à son potentiel nouveau futur employeur :
“Il n’existe pas de diplôme d’Office Manager mais il y a des qualités à mettre en avant dans un CV : les soft skills avant les hard skills. Montrez que rigueur, gestion du stress et adaptabilité sont vos atouts. C’est pour cela que j’apprécie beaucoup les profils qui viennent de l’évènementiel : des soft skills que l’on retrouve dans ce secteur !” - Marie
Un autre point important concernant le processus de recrutement a été soulevé durant l’atelier : apportez toute votre attention à la fiche de poste. Si elle ne mentionne pas les bureaux, c’est que “l’entreprise en question n’a pas compris la signification du métier” poursuit Marie, “après tout c’est dans l’intitulé”. À la lecture d’une fiche de poste d’Office Manager, Julie et Marie vous conseillent de vérifier certains points :
Si l’on devait résumer cet atelier en un mot, ce serait l’adaptabilité, qui est aujourd’hui d’autant plus cruciale avec une partie des équipes à distance. Attention à bien déterminer vos propres critères et limites lorsque vous étudiez une fiche de poste, car, selon Marie et Julie elles-mêmes, le poste peut vite avoir des côtés “pénibles voire ingrats” s’il n’est pas correctement cadré. Enfin, si vous vous demandiez : oui, l’Office Manager peut (et doit !) faire du télétravail pour avancer sur ses tâches de fond, mais il doit surtout aimer son bureau !
Merci à Lia pour l’organisation, ainsi qu’à Julie et Marie pour leur participation à ce super évènement !
‣ Les cas d’OVRSEA et Pretto, tous deux clients Deskare, vous ont intéressé ? Découvrez comment Deskare accompagne les Office Managers dans l’organisation du travail hybride !
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