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Pour les entreprises en flex office ou en travail hybride, un bon outil de réservation n’est plus une option : c’est une condition pour garantir une expérience collaborateur fluide, une organisation claire et une utilisation optimale des espaces. Mais entre desk booking et zone booking, deux approches cohabitent — chacune avec ses spécificités, ses avantages et ses contraintes.
Alors, laquelle choisir pour votre entreprise ? Et surtout, comment bien la mettre en place ? On vous guide.
Le zone booking représente une approche plus flexible de la réservation d'espaces de travail. Au lieu de réserver un poste de travail précis, les collaborateurs réservent une place au sein d’une zone définie, pensée pour un usage spécifique : zone de collaboration, zone silencieuse pour se concentrer, zone projet pour une équipe temporaire, etc.
Chaque zone dispose d’une capacité maximale et d’un ensemble d’équipements adaptés (bureaux partagés, canapés, écrans, tableaux blancs…). Le collaborateur ne s’approprie pas la zone entière, mais s’assure qu’il y aura une place disponible dans l’espace choisi, en fonction de ses besoins et de son mode de travail du jour.
Ce modèle est particulièrement pertinent pour les environnements qui privilégient le travail en équipe, la collaboration et la flexibilité. Il encourage les collaborateurs à se regrouper par affinité de projet ou de tâche, favorisant ainsi les échanges et l'agilité.
Comprendre les spécificités de chaque méthode est essentiel pour faire le bon choix pour votre entreprise.
Le desk booking, ou réservation de bureau nominative, est la méthode la plus courante. Chaque collaborateur choisit et réserve un poste de travail spécifique pour une période donnée. C'est l'équivalent d'un "hôtel de bureau" où l'on choisit sa "chambre" à l'avance.
Cette approche convient aux collaborateurs qui souhaitent réserver un poste de travail individuel, souvent situé dans un open space. Le desk booking permet de garantir une place assignée pour la journée, ce qui est rassurant pour celles et ceux qui ont besoin de structure, de stabilité ou d’un environnement propice à la concentration.
Il est souvent utilisé dans les entreprises où le travail est réalisé de manière autonome, ou lorsque les équipes n’ont pas besoin de se regrouper physiquement au quotidien.
À l'inverse, le zone booking met l'accent sur le collectif. On ne réserve pas un poste, mais une zone où plusieurs collaborateurs pourront s'installer. Cette zone peut être équipée de différents types de postes (bureaux partagés, canapés, tables hautes) et d'équipements spécifiques (écrans partagés, tableaux blancs).
Ce modèle favorise la collaboration spontanée, l'agilité des équipes et la flexibilité des espaces. Il est particulièrement adapté aux entreprises qui ont une forte culture de projet et où les collaborateurs changent régulièrement de configuration de travail.
Oui, absolument ! De nombreuses entreprises adoptent une approche hybride, combinant zone booking et desk booking. Par exemple, certaines zones du bureau peuvent être réservables par zone pour les équipes projet, tandis que d'autres zones (plus silencieuses ou dédiées à des fonctions spécifiques) restent réservables par poste. Cette flexibilité est rendue possible grâce à des outils modernes de gestion d'espaces comme Deskare, qui permettent de paramétrer finement les règles de réservation.
Passer au flex office, ce n’est pas simplement supprimer les postes fixes. C’est repenser la manière dont les collaborateurs occupent l’espace, accèdent au bureau et interagissent au quotidien.
Et pour que cette transition fonctionne, il faut un outil de réservation fiable… mais aussi un mode de réservation cohérent avec votre culture d’entreprise et vos usages.
Entre desk booking (réservation d’un poste précis) et zone booking (réservation d’un espace partagé), quelle méthode choisir ? Il n’y a pas de bonne réponse unique, mais des avantages et limites de chaque modèle, parfois même complémentaires.
👉 Pour aller plus loin : Comparatif des 7 meilleurs outils pour gérer le flex office en 2025.
Le choix entre zone booking et desk booking, ou une combinaison des deux, dépend de plusieurs facteurs clés liés à la culture et aux besoins de votre entreprise.
Votre culture d'entreprise est le premier indicateur.
Avant de prendre une décision, appuyez-vous sur les données. Analysez l'utilisation actuelle de vos espaces. Quelles zones sont les plus fréquentées ? Quels sont les jours de forte affluence ? Quels types d'espaces sont les plus demandés ?
Ces informations sont cruciales. Des outils comme Deskare permettent de visualiser ces données d'occupation de manière très fine, offrant ainsi une aide précieuse à la décision.
N'oubliez pas que ce sont vos collaborateurs qui utiliseront ces espaces. Impliquez-les dans le processus de décision en recueillant leurs retours et leurs préférences via des sondages ou des ateliers. Leurs feedbacks sont essentiels pour adapter les règles de réservation et s'assurer de l'adhésion au nouveau système.
Si le zone booking vous semble être la solution pour votre entreprise, voici les étapes clés pour une implémentation réussie.
La première étape consiste à identifier les différents types d'activités pratiquées dans votre entreprise et à définir des zones en conséquence. Par exemple :
L'objectif est d'offrir une diversité d'environnements pour répondre aux besoins variés des collaborateurs.
Un outil de réservation performant est la pierre angulaire d'un zone booking efficace. Il doit être simple d'utilisation pour les collaborateurs, offrir une visibilité claire sur la disponibilité des zones et des postes, et fournir des données pertinentes pour les gestionnaires.
Deskare joue un rôle central ici. Il permet une réservation intuitive par zone ou par bureau, s'intègre facilement aux calendriers collaboratifs (Outlook, Google Calendar) et offre des tableaux de bord analytiques pour piloter l'occupation des espaces. Sa capacité à gérer finement les zones, les postes et la vie sociale au bureau en fait un outil complet pour une organisation fluide et inclusive.
La mise en place du zone booking est un changement d'habitude pour les collaborateurs. Une communication claire et continue est essentielle. Expliquez les raisons de cette transition, les avantages pour chacun, et comment utiliser le nouvel outil. Mettez en place des phases de test, recueillez les feedbacks et ajustez les règles si nécessaire. L'objectif est de créer de l'adhésion plutôt que d'imposer un nouveau système.
Le zone booking est une solution moderne et flexible pour les entreprises en flex office. Il favorise la collaboration, optimise l'utilisation des espaces et peut générer des économies substantielles. En choisissant un outil adapté comme Deskare, vous pouvez mettre en place un système de zone booking qui répond aux besoins de tous vos collaborateurs et contribue à une meilleure organisation de votre lieu de travail.
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