October 28, 2021

Retour sur l'Office Manager Summit (4e édition)

Le 19 octobre 2021 avait lieu la 4e édition de l'Office Manager Summit

La semaine dernière, l’équipe de Deskare était heureuse de pouvoir rencontrer plus de 300 Office Managers lors de la 4e édition de l’Office Manager Summit à Ground Control ! 

Cet événement était l’occasion de discuter avec vous sur vos principales préoccupations liées à la mise en place du travail hybride. Retour sur ce salon et les principales problématiques que nous avons relevées 👇 


Travail hybride et déménagement : une suite logique ? 


Lors de nos échanges, la question du déménagement ou de la cession d’une partie des bureaux est revenue à de multiples reprises, quel que soit le secteur d’activité ou la taille de l’entreprise. 

Le travail hybride permet en effet aux collaborateurs de travailler en distanciel certains jours de la semaine et chamboule donc l’utilisation générale des bureaux. D’ailleurs, mise en place du flex office et déménagement allaient souvent de pair dans vos témoignages : il est plus aisé de réaliser un projet de flex-office dans le cadre d’un déménagement, dans un immeuble conçu pour ce mode d’organisation. 

Ces témoignages vont dans le sens d’une étude de JLL publiée en octobre dernier : 

  • 59 % des entreprises interrogées seraient prêtes à adopter le flex office ou à l'intensifier et 
  • 47 % souhaitent en profiter pour rationaliser leur parc immobilier. 

Néanmoins, quand savoir quel est le bon moment pour déménager ou céder une partie des bureaux ? Une fois le déménagement effectué, comment s’assurer que la transition se déroule le mieux possible ? 


Encourager le retour des collaborateurs au bureau 

Après une période de confinements qui a vu chaque collaborateur en télétravail s’habituer à un nouveau mode de vie, il est souvent compliqué pour vous de faire revenir vos collaborateurs au bureau. 

En effet, le rythme de travail flexible associé à une meilleure gestion du temps, a offert aux collaborateurs l’opportunité d’améliorer leur qualité de vie. Aujourd’hui, à quoi bon faire 45 minutes de transports pour se retrouver seul au bureau ? 

Vous étiez nombreux à nous indiquer que le manque de visibilité sur le statut de ses collègues peut pousser le collaborateur à traîner des pieds dès lors qu’il faut revenir au bureau. Afin de préparer au mieux le retour au bureau, il est nécessaire de prendre en compte ce qui motive les collaborateurs à privilégier le télétravail, pour agir en conséquence. 

Toujours selon JLL, le sentiment de satisfaction associé au télétravail est dominé par des repas plus équilibrés (76%), plus de temps passé avec les proches (75%), la possibilité de faire des pauses (68%), retrouver un sommeil de qualité (71%) ou encore la possibilité de faire du sport (55%). Charge aux employeurs désormais, d’observer ce changement d’habitude vécu positivement par le collaborateur pour en préserver les atouts au sein du modèle hybride de l’entreprise. 


Gérer la surcapacité des bureaux en flex-office

Enfin, une problématique majeure rencontrée par beaucoup d’Office Managers est la surcapacité des bureaux. Le passage au flex-office entraînant souvent un taux de foisonnement inférieur à 1 (moins de postes disponibles que de nombre de collaborateurs), il vous arrive parfois que certains collaborateurs viennent au bureau et se retrouvent sans place disponible...

Le taux de “desk-sharing” est un sujet sensible. Parmi les entreprises sondées par JLL, il semble y avoir un consensus autour d’un taux d’équilibre de 0,8 postes par collaborateurs, perçu comme un taux de mutualisation acceptable. 

Ce taux de foisonnement pourrait même descendre à 0,7 postes par collaborateurs, à condition que l’occupation soit mesurée en temps réel et gérée de façon homogène sur tous les jours de la semaine, en prenant en compte le lissage des jours de télétravail. 


Notre mission : vous accompagner dans la gestion de ces enjeux clés


Toutes vos problématiques nourrissent Deskare depuis près d’un an ! Au quotidien, nous avons à cœur de pouvoir accompagner votre politique de travail hybride et de flex-office.  

Vous vous posez la question du déménagement ou de la cession d’une partie de vos bureaux ? Bénéficiez dès maintenant d’analyses quantifiées sur l’utilisation actuelle de vos bureaux : grandes tendances, focus sur certains jours, surcapacité... Deskare vous donne toutes les clés pour une décision la plus rationnelle possible. 

De plus, après le déménagement, il est nécessaire de bien s’outiller pour accompagner la transition. Pour cela, Deskare vous apporte la certitude que chaque collaborateur y trouve son compte en lui permettant de réserver son bureau et venir travailler avec le confort de savoir que sa place l’attend ! 

Concernant le retour de vos collaborateurs, Deskare encourage le retour au bureau par une plateforme tout-en-un qui permet à chacun la visibilité maximale sur les statuts de tous les collaborateurs de l’entreprise. 

Enfin, votre rotation d’effectifs peut virer au casse-tête sans outil adapté. Avec Deskare, nous vous donnons l’assurance que chaque collaborateur puisse venir au bureau en ayant son poste. En fonction des bureaux disponibles pour la journée, chacun pourra en effet réserver son poste pour préparer sa venue ! Cette fonctionnalité vous permet également d’envisager de nouveaux recrutements avec sérénité, en incluant les nouveaux arrivants dans la rotation. 


Nous serions ravis de vous apporter plus de retours sur ces sujets, n'hésitez pas nous contacter en envoyant un mail à hugues@deskare.io 🙌


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