July 16, 2021

Going hybrid #2 - Comment impliquer vos salariés dans la transition vers le travail hybride ?

Ce n’est un secret pour personne : le travail hybride entre bureau et télétravail s’impose comme le nouveau mode d’organisation dans la plupart des entreprises de services. Selon une étude conjointe menée par le BCG et Cadremploi, 78% des Français souhaitent son essor. Néanmoins, bon nombre de salariés et d’employeurs s’interrogent sur les procédures à suivre pour le mettre en place. Pas de panique, voici un guide simple pour vous permettre d’effectuer une transition consensuelle et maîtrisée.

Consulter ses collaborateurs

Ce mode de travail dit hybride suppose un changement profond des habitudes de vie. A ce titre, il est essentiel pour les managers de consulter les salariés dans la mise en place de cette nouvelle organisation. Chacun peut avoir une vision personnelle vis-à-vis du télétravail. Certains sont favorables à un télétravail régulier quand d’autres sont très réticents à l’idée de travailler depuis chez eux. Par ailleurs, il n’est pas possible d’imposer le travail hybride à un salarié.

Concevoir un sondage est la solution la plus simple pour que chacun exprime ses souhaits. De nombreuses solutions vous permettent de créer des sondages dans le but de communiquer en interne. Parmi les plus utilisées, on peut citer Google Forms, Typeform ou encore Airtable. Choisissez simplement celle qui vous convient le plus.

Synthétiser les résultats de consultation

L’idée est de fixer un cadre global au lieu de constamment gérer au cas par cas. Les résultats permettront par exemple de déterminer un nombre de jours maximum de télétravail ou d’identifier la surface de bureau dont l’entreprise a réellement besoin. Utilisez des statistiques basiques pour dégager une tendance globale. Par exemple, la moyenne du nombre de jours souhaités en télétravail est un bon indicateur. Attention tout de même à votre écart type qui peut révéler des disparités. En particulier, si beaucoup de salariés veulent télétravailler toute la semaine et que les autres préconisent une présence quotidienne, alors imposer trois jours de bureau est probablement une mauvaise option. Une solution peut être de différencier les cas en fonction des équipes : les équipes Sales sont souvent friandes de travail ensemble, tandis que les équipes Tech sont généralement à l’aise avec le télétravail régulier, par la nature de leurs tâches.

Formaliser l'accord de télétravail

Quelle forme ?
  • A l’issue de cette consultation, il est préférable d’entériner cet accord par écrit. C’est la charte de télétravail qui remplit ce rôle. Le CSE (Comité Social et Economique) doit rendre son avis, même si celui-ci est non contraignant. 
  • Il est toutefois possible qu’il existe déjà un accord collectif, notamment par l’intermédiaire de la convention collective. Si celui-ci n’est plus adapté à la situation actuelle, il peut être révisé par les délégués syndicaux signataires. L’employeur peut aussi le dénoncer pour aboutir à un nouvel accord. L’avenant ainsi rédigé viendra remplacer le texte d’origine.
  • Il est également possible de se passer de la rédaction d’une charte, même si elle reste conseillée si le télétravail devient régulier. Il suffit d’un accord individualisé entre le salarié et l’employeur, de préférence écrit (par exemple un mail), afin de conférer un caractère légal au télétravail. Cette méthode est adaptée uniquement si le télétravail est une exception et est pratiqué par une poignée de collaborateurs.

Des exemples d’accords de télétravail récents sont disponibles sur le site Légifrance. Pour plus d’informations, cliquez ici.

Quel contenu ?

La charte doit notamment mentionner les salariés qui ont accès au télétravail, les lieux dans lesquels ils peuvent le pratiquer, ou encore les horaires pendant lesquels l’employeur peut communiquer avec les employés.  Le droit à la déconnexion est d’autant plus important dans le cadre du télétravail où les frontières entre vie personnelle et vie professionnelle sont brouillées.

La partie concernant l’éligibilité au travail hybride doit être particulièrement soignée. Faites une distinction entre les postes qui peuvent être télétravaillés et ceux qui ne peuvent l’être. De plus, définir un délai de préavis pour un salarié qui demande le télétravail peut être utile pour des questions d’organisation. Les conditions matérielles doivent aussi être précisées, comme l’accès au matériel informatique ou à une assistance technique. Pour cela, de nouvelles solutions d’équipement ont vu le jour sur un modèle d’abonnement, comme ce que propose la startup Fleex.

Chez Mazars, la charte de télétravail distingue les fonctions sédentaires et les fonctions proches du client. Pour les premières, une présence à 50% minimum est exigée tandis que pour les secondes, la norme reste de se déplacer chez le client. En revanche, quand ils ne sont pas en déplacement, les salariés concernés peuvent n’effectuer que 20% de leur temps au bureau.

Quid du flex office ?

Par ailleurs, ces nouveaux modes de travail impliquent une refonte de l’espace de bureau. Le « flex office » s’impose progressivement. Les postes attitrés laissent place à un roulement permanent du lieu de travail à l’intérieur même des bureaux. Là aussi, les salariés doivent avoir leur mot à dire. Après tout, ce sont eux qui occupent les locaux et doivent s’y sentir bien.  Les managers peuvent questionner leur équipe quant à leurs envies. Certaines équipes, notamment créatives, ont tendance à préférer la mobilité et la flexibilité alors que d’autres se contentent parfaitement d’une organisation traditionnelle fixe. Il ne s’agit pas d’imposer la nouveauté partout et de faire se braquer une partie de l’entreprise. 

Un maître mot : l'agilité !

Lorsque lorsqu’on souhaite mettre en place plus de flexibilité, il vaut mieux se montrer soi-même flexible ! Il est conseillé de pratiquer des journées de test dans vos bureaux où une partie des équipes expérimentera le travail hybride et le flex office. Les équipes sélectionnées pourront être celles qui ont exprimé un intérêt pour cette organisation. Vous pourrez ensuite recueillir leurs avis, plaintes et craintes pour adapter vos plans. Axa Assurances a par exemple réduit ses espaces silences à la suite de l’expérimentation qui a révélé que les salariés venaient avant tout au bureau pour rencontrer des collègues et échanger. Pour accommoder vos équipes, des ateliers spécialisés dans l’accompagnement vers le flex office sont proposés. Vous n’avez plus d’excuses pour ne pas vous lancer dans cette transformation de votre organisation !

Bien sûr, chez Deskare, on se fait une spécialité d’accompagner les entreprises dans leur passage au travail hybride : à la fois par notre plateforme, deskare.io, et par notre expérience de centaines de DRH et d’Office Managers rencontrés lors des derniers mois. Alors n’hésitez pas à nous contacter pour discuter, ou si vous avez des questions sur le flex office et le travail hybride ! On serait ravis d’en parler ➡ vianney@deskare.io

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