June 29, 2021

Going hybrid # 1 - Le travail hybride chez L Marks (Londres, UK)

Comment une entreprise londonienne a organisé son retour au bureau après plus d'un an de travail à distance

Daniel Saunders, CEO de L Marks:

Pendant plus d'un an, nos employés, répartis dans plusieurs villes et continents (Londres, Manchester, Ohio et New York), ont télétravaillé en raison de la pandémie mondiale de Covid19.

Alors que la fin du confinement approchait au Royaume-Uni, nous avons réalisé que, comme beaucoup d'autres entreprises, tous les employés étaient impatients de retourner au bureau, mais nous étions également conscients des avantages pour beaucoup de la possibilité de travailler de manière plus flexible - à la maison et dans d'autres lieux .

Nous avons donc défini une nouvelle politique de travail à distance, donnant à nos employés la liberté totale de choisir de venir ou non au bureau. En outre, nous nous sommes engagés à ce que, lorsque les employés viennent au bureau, des mesures de distanciation sociale soient mises en place. Comme beaucoup d'autres entreprises, les plates-formes et systèmes existants n'étaient pas conçus pour nous aider dans ce domaine.  L'utilisation d'un Excel partagé prenait plus de temps que prévu et nécessitait un monitoring constant.

On ne savait jamais qui se trouvait dans le bureau, et on courait le risque que des personnes soient laissées seules ou que les mesures Covid soient enfreintes. Nous avions besoin de quelque chose de plus pratique, plus facile à utiliser et plus complet.

Pourquoi avez-vous choisi Deskare ?

Avec l'équipe RH, nous avons défini nos besoins en matière de travail hybride. 

Du côté des employés : 

  • Savoir qui est au bureau aujourd'hui
  • Anticiper qui vient et quand dans les jours à venir

Du côté de l'équipe RH et de la direction :

  • S'assurer du respect des accords Covid
  • Mesurer l'utilisation des nouveaux bureaux
  • Ne plus avoir à courir après les employés pour savoir s'ils viennent ou pas. 
  • Créer un environnement sûr qui permettra aux équipes de se rencontrer en personne de manière régulière.

En plus de cela, nous avions quelques contraintes propres à notre organisation : en particulier, l'outil choisi devait tenir compte des différences de fuseaux horaires entre nos différents bureaux. 

Un membre de mon équipe senior, Venetia Hulse, a encadré Thomas, Victor et Vianney dans le cadre du Startup Launchpad HEC-42. Elle a immédiatement compris que l'outil qu'ils développaient pouvait être utile dans n'importe quel environnement de bureau, à l'heure où nous retournons au travail après le Covid. Toujours désireux de soutenir les startups à tous les stades, nous avons proposé d'être leurs bêta-testeurs. 

Comment le déploiement de Deskare s'est-il passé ?

L'équipe a été très réactive, et en une semaine, le test était prêt à être mis en œuvre. L'onboarding s'est fait rapidement par une importation csv qui a évité à l'équipe RH de créer manuellement chaque compte utilisateur. Ensuite, la courbe d'apprentissage a été très simple, et des guides d'utilisation avaient été préparés pour assurer une adoption en douceur de l'outil. Enfin, en 20 minutes, l'ensemble de l'entreprise était embarquée !

Nous avons ensuite mis en place un point hebdomadaire de retour utilisateur avec Vianney et Thomas, que nous faisons encore aujourd'hui : cela nous permet de donner nos suggestions à l'équipe Deskare pour que la plateforme puisse être améliorée. Et les résultats sont visibles, semaine après semaine ! 

Comment l'équipe L MARKS a-t-elle réagi ?

La mise en place de l'application et l'intégration avec Slack ont été très rapides et tous les employés ont pu suivre l'onboarding très simple et bien expliqué.  Le rappel hebdomadaire sur Slack est une très bonne idée et encourage les employés à organiser leurs prochaines semaines de travail. C'est vraiment utile pour que le processus entre dans les usages de chacun.

Aujourd’hui, deux mois après le déploiement, tous les collaborateurs déclarent leur planning sur Deskare en deux minutes. C'est devenu une nouvelle habitude pour tout le monde.

La possibilité de voir comment les équipes utilisent les bureaux dans la zone d'administration est une véritable valeur ajoutée, et les informations fournies par cette section sont précieuses pour nos RH. 

Lorsque les employés arrivent et partent, la base d'utilisateurs est mise à jour presque automatiquement et les nouveaux arrivants peuvent être intégrés très rapidement sans avoir à créer leur compte à la main.

Un dernier mot ?

Aujourd'hui, nous nous retrouvons plus facilement au bureau et venons pour les moments qui comptent vraiment (brainstorming, travail en groupe). Deskare nous aide vraiment à nous organiser et à nous retrouver, et j'ai hâte de découvrir les nombreuses nouvelles fonctionnalités dont ils nous ont parlé !

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