Flex-office et RSE : 8 stratégies pour transformer vos mètres carrés en atout durable

Pourquoi lier flex-office et RSE en 2025 ?

Depuis l’entrée en vigueur de la CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) début 2024, les entreprises de plus de 250 salariés doivent publier des indicateurs extra-financiers précis sur leurs émissions, l’utilisation des ressources et le bien-être de leurs équipes.

Dans le même temps, l’immobilier tertiaire reste le deuxième poste d’émissions de CO₂ des services en France, selon l’ADEME. Or les bureaux sont vides près d’un jour sur deux : 48 % de taux d’occupation moyen en Île-de-France d’après l’Observatoire de l’immobilier durable.

Le flex-office, également appelé desk sharing, devient donc un levier RSE majeur. En optimisant chaque mètre carré, il est possible de réduire la surface louée, la consommation énergétique et, au passage, d’améliorer l’expérience collaborateur. Voici huit stratégies concrètes pour transformer vos bureaux en atout durable.

1. Mesurer l’occupation réelle avant toute décision

On ne gère bien que ce que l’on mesure. Avant de repenser vos espaces, commencez par une phase de diagnostic, en mesurant l'occupation réelle de vos espaces de travail. Cela peut se faire de plusieurs façons :

• En installant des capteurs de présence, qui permettent de détecter la présence humaine dans un espace de travail, à l'instar de ceux proposés par MerciYanis. 
• En exploitant les données de badgeage (à noter que cette option ne permet pas de mesurer finement l'occupation de chaque étage, espace, poste... ). 
• En exploitant les données de présence et de réservation renseignées dans un logiciel dédié, à l'instar de Deskare. 

En s’appuyant sur des indicateurs fiables d’occupation réelle, il est possible d’identifier des marges d’optimisation importantes, de co-construire des plans d’actions concrets avec les parties prenantes et de bâtir la crédibilité de vos démarches RSE.

2. Passer au desk booking pour lisser la fréquentation

Une fois le diagnostic posé, la réservation de bureau (desk booking) devient la pierre angulaire de la démarche :

• Les collaborateurs réservent leur poste à l’avance ; plus besoin d’anticiper « au doigt mouillé » le nombre de places disponibles.
• Cette organisation permet d’optimiser l’utilisation des espaces, notamment dans les zones les plus performantes en matière de sobriété énergétique.
• Les gestionnaires peuvent fermer certains plateaux les jours creux, coupant chauffage, climatisation et éclairage.

👉 Relire notre article « Comprendre le flex office : définition et mise en place » pour les bases du desk booking.

3. Renégocier ou réaffecter les mètres carrés libérés

Réduire la surface louée n’est pas toujours immédiat : baux 3-6-9, engagements contractuels, travaux… Vous disposez alors de deux options :

1.  Renégocier le bail pour sous-louer les plateaux vacants ou demander une révision de loyer.

2. Réaffecter les espaces en créant des zones à forte valeur RSE :

• Espaces de convivialité en matériaux recyclés.
• Zones végétalisées favorisant la biodiversité intérieure.
• Ateliers de réparation (repair café) ou de dons d’équipements IT.

Bon à savoir : l’ADEME estime qu’un mètre carré de bureau libéré permet d’économiser jusqu’à 190 kg de CO₂ par an, incluant la construction, l’énergie et le mobilier.

4. Mutualiser salles, parkings et équipements

Flex-office rime avec partage. En centralisant la réservation :

• Les salles de réunion sont occupées à 70 % plutôt qu’à 30 % (étude CBRE 2024).
• Le taux de rotation des places de parking peut doubler avec une gestion efficace des créneaux.
• Les équipements spécialisés sont partagés, évitant l’achat de doublons coûteux.

Résultat : moins d’actifs dormants, donc moins de ressources extraites… et un bilan RSE allégé.

5. Encourager la mobilité douce et intelligente

Lorsque les collaborateurs viennent au bureau, le trajet domicile-travail pèse lourd dans votre scope 3. Plusieurs pistes :

• Affichez en temps réel le nombre de places vélo et bornes de recharge disponibles.
• Incitez au covoiturage interne.
• Offrez des crédits mobilité pour ceux qui choisissent les transports en commun les jours de forte affluence.

Selon l’INSEE, passer de la voiture individuelle au vélo sur un trajet urbain de 5 km réduit de 98 % les émissions de CO₂. Chaque « trajet basculé » compte dans votre reporting RSE.

6. Passer au bureau sans papier et aux éco-gestes numériques

Un mètre carré durable, c’est aussi un mètre carré dématérialisé. Objectifs :

• Réduire l’impression au strict minimum ; déployer la signature électronique et l’archivage cloud.
• Supprimer les armoires physiques afin de libérer de l’espace pour des zones collaboratives ou végétalisées.
• Paramétrer les écrans en veille intelligente et adopter des équipements labellisés Energy Star.

👉 Pour aller plus loin, lisez notre guide « Le bureau sans papier : comment se passer de papier au travail ».

7. Mobiliser les collaborateurs grâce à une gouvernance RSE participative

Misez sur l'humain pour faire vivre votre gouvernance RSE :

• Nommez des ambassadeurs « flex » et « green » dans chaque équipe.
• Organisez des challenges mensuels (moins de kilomètres émis, zone la plus sobre en énergie, etc.).
• Affichez en temps réel les économies collectives : CO₂ évité, kWh économisés, dons réalisés.

La transparence crée l’engagement. Et un collaborateur engagé est 12 % plus productif (Gallup, State of the Global Workplace 2024).

8. Mesurer et valoriser les gains carbone dans vos rapports CSRD

Enfin, capitalisez sur les données récoltées :

• Nombre de m² libérés et économies énergétiques associées.
• Trajets évités grâce au télétravail et à la mobilité douce.
• Taux de réutilisation du mobilier ou taux de recyclage des déchets.

L’objectif : enrichir votre reporting RSE et valoriser vos démarches dans le cadre de la CSRD, auprès des investisseurs et des talents.

Frequently Asked Questions (FAQ)

Le flex-office implique-t-il forcément une réduction de surface ? Non. Certaines entreprises gardent la même surface mais la réaffectent pour améliorer le bien-être (zones détente, espaces projet). Dans tous les cas, la surface est optimisée, donc plus vertueuse.

Comment convaincre un bailleur de sous-louer les mètres carrés inoccupés ? Appuyez-vous sur les données d’occupation vérifiées et proposez une convention de sous-location courte durée. Les bailleurs y voient un moyen de sécuriser le loyer.

Le CSE doit-il être consulté ? Oui, toute réorganisation des espaces de travail nécessite l’avis du CSE. Présentez les bénéfices RSE et les mesures d’accompagnement (acoustique, casiers, règles de réservation).