Mesurer le taux d’occupation sur le lieu de travail est devenu indispensable pendant la pandémie pour limiter la présence sur site. C’était le principe de la jauge sanitaire. Le comptage reste incontournable en gestion de projet pour faire un diagnostic initial des usages et en exploitation pour vérifier la viabilité de l’environnement de travail mis en place. Plusieurs méthodes coexistent. Elles ne requièrent pas toutes le même degré d’implication de la part des collaborateurs. Certaines demandent des investissements technologiques plus importants mais permettent l’obtention de résultats plus fiables.
« On est souvent à 100% les mardis. » « Il n’y avait quasiment personne dans l’open space aujourd’hui. » Ces appréciations de l’occupation des espaces font état de ressentis individuels. Elles sont éloignées de la réalité des taux d’occupation. Plusieurs solutions existent pour obtenir des évaluations de taux d’occupation plus exactes. Certaines nécessitent l’implication du collaborateur, d’autres sont dites “passives”.
Il peut être demandé au manager ou à un assistant de réaliser le comptage manuel des membres d’une équipe présents. Cette méthode nécessite des passages réguliers dans les différents espaces de bureau. L’heure ou le jour auxquels les équipes sont comptées peut influencer les résultats, ce qui demande de répéter l’opération de comptage plusieurs fois pour la rendre valide.
Le comptage manuel a l’avantage de ne rien coûter s’il est réalisé en interne, mais est difficilement applicable à l’échelle de grandes équipes. Il donne une vision très ponctuelle et parcellaire de la présence, qui peut être biaisée par la saisonnalité (semaine de congés, présence généralisée pour un évènement particulier, etc.) et ne permet pas de refléter des tendances.
Une entreprise extérieure peut être missionnée pour compter les collaborateurs présents au sein d’un espace donné. Le comptage manuel à l’aide d’un petit boîtier en métal n’est plus vraiment de mise. Désormais des applications connectées permettent d’enregistrer et de valider en temps réel le nombre de personnes présentes.
Comme pour le comptage en interne, il reflète des observations ponctuelles et ne traduit pas de tendances de fond.
Certaines entreprises fonctionnent toujours avec une feuille Excel partagée en demandant aux collaborateurs d’indiquer leurs jours de présence. Le caractère déclaratif du tableau ne permet pas de vérifier les données de présence avec exactitude. Agréger les relevés équipes par équipes est très laborieux. D’autres solutions existent pour obtenir des évaluations de taux d’occupation plus scientifiques.
À ce sujet : découvrez comment la fintech Pretto est passée d’un fichier de présence Excel à un logiciel intégré à ses outils pour accompagner le retour de ses collaborateurs au bureau.
Les badges individuels distribués lors de l’intégration d’un collaborateur en hybride ou sur site servent à autoriser les entrées dans un bâtiment. Ils donnent aussi souvent accès à une gamme de services (déblocage d’impressions, accès à la cafétéria, etc).
Les données des badges, recueillies et agrégées dans le système d’exploitation du bâtiment peuvent être utilisées pour comptabiliser le nombre d’entrées dans une même journée. Ce système pour être viable nécessite une stricte anonymisation des données recueillies et l’accord du CSE. Les données recueillies ne doivent pas servir à tracer les entrées individuelles des collaborateurs ou leur temps de présence au bureau.
Le desk booking ou réservation de bureau est une solution de représentation d’espaces proposant au collaborateur de choisir son emplacement à la journée ou à la semaine. Cette solution a l’avantage de rendre le collaborateur acteur de son organisation de travail. Il peut choisir sa localisation sur les plans. L’installation d’une telle solution logicielle permet de rassurer les collaborateurs inquiets de ne pas trouver de poste dans un contexte de flex office.
De plus, l’exploitation des données à posteriori offre la possibilité de consolider des informations, notamment les jours de pic et les périodes de sous-utilisation des espaces. Des solutions de gestion du flex office dont celle de Deskare permettent de suivre la fréquentation des espaces, niveau par niveau, en mode administrateur.
Believe, entreprise française de distribution de musique numérique a implanté la solution Deskare pour suivre l’occupation de ses espaces :
"Face à la forte croissance de Believe, on avait besoin de suivre l’occupation des espaces de travail. Nos tentatives de cartographie étaient insuffisantes et chronophages, tant les équipes grossissent vite. » confirme Molinard Controle, Office Coordinator chez Believe.
Afin d’éviter les no-shows (réservation faite via le logiciel mais non honorée) le déploiement d’un logiciel de desk booking peut être utilement accompagné par un référent (manager, RH, office manager). Celui-ci donnera le cadre et les consignes de mise à jour dans l’outil afin d’enclencher une dynamique vertueuse.
Il est possible de placer des capteurs thermiques dans les espaces de travail, sous les bureaux par exemple, c’est un des leviers du smart office. La start-up MerciYanis propose ainsi entre autres solutions technologiques (QR codes, boutons connectés) des capteurs de présence fonctionnant par rayon infrarouge. Pour être le plus précis possible, il faudrait en placer un par poste, ce qui augmente le coût d’un poste de travail :
“Le coût d’un capteur, environ 100€ est à rapporter au coût total d’un poste de travail, relativise Guillaume Blanc, CEO et fondateur de MerciYanis. Selon les données de l’IDET, association des directeurs environnement de travail, le coût moyen d’un poste de travail serait de 13 658€ en 2022, donc l’investissement relatif est faible”.
Par ailleurs, ce que propose la startup c’est la pose du capteur, mais surtout l’exploitation de la donnée remontée en temps réel : “Le capteur n’est qu’un outil. Notre vraie valeur ajoutée c’est d’exploiter la donnée et de la mettre au service aux métiers de l’environnement de travail” complète le fondateur. Les données consolidées permettent des statistiques d’occupation d’espace. Cette approche exhaustive a ses limites : si elle permet de détecter une présence, elle ne sait pas mesurer la durée d’occupation d’un poste.
“L’idéal est de coupler les deux solutions, du desk booking et des capteurs, si on veut avoir la donnée la plus fiable possible”, Guillaume Blanc, CEO MerciYanis
Pour une entreprise ayant besoin d’un accès à la donnée le plus fiable possible, il est possible de coupler les deux outils. Déployer un outil de gestion des réservations pour se baser sur les besoins collaborateurs et installer un nombre représentatif de capteurs de présence pour connaître en temps réel les statistiques d’occupation d’espace.
Ledger, entreprise de gestion et de sécurisation des actifs numériques a fait le choix de l’implantation complémentaire de la solution Deskare et de la pose de capteurs pour fiabiliser les données traitées. Les deux solutions peuvent être interfacées dans le même portail pour une expérience utilisateur optimale.
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